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株式会社グリーンハウスフーズ

「アナログ」な経費精算プロセスから脱却、経費精算業務が1/3になり従業員のモチベーションもアップ

株式会社グリーンハウスフーズ(以下、グリーンハウスフーズ)はとんかつ専門店 「新宿さぼてん」をはじめと するレストラン事業やデリカテッセン事業、外販・新業態事業など、幅広いフードビジネス を展開。“人に喜ばれてこそ”の精神を大切に、 日本の食の新たな価値を創造している。
同社では経費精算システムの検討を開始して1年経過した2015年ごろからSAP® Concur® の利用を始めている。

「アナログ」な経費精算プロセスで 経理部門の負荷が課題
長期的な視点での検討によりSAP® Concur®を採用

経費精算を手書きで行っていた同社では、従業員によっては1カ月の経費精算に6時間も掛かるという例もあった。また、ビジネスの性質上外出なども多く、申請者がデスクワークに割ける時間が少なく申請が滞留したり、国内外への出張が多い上長によっては承認処理が滞り、時間的制約から十分な精査が難しいだろうケースも見受けられていた。それによる従業員のモチベーションの低下やガバナンスも問題視されていた。
SAP® Concur® の利用を始めたのは経費精算システムの検討を開始して1年経過した2015年ごろのこと。当時それほど知名度が 高くなかったSAP Concurをどのように知り、決定に至ったのかを経理部 マネージャー の小滝 勲氏はこう語る。
「SAP Concurを知ったのは2年前のイベントで、とても良いと思いコンカーにコンタクトを取りました。しかし、私たちのような中堅規模の企業には高いと思い、他社の製品に決まりかけていました。ですが、コンカーから提案をもらい打ち合わせを重ね、さまざまな項目の比較をして5年先までのシミュレーションなども行った結果、最後の最後でSAP Concurに決まりました」
経費精算機能だけの比較ではなく、使い勝手や見やすさ、サポートなどをランニングコストまで含めて長期的な視点で考えたとき、最終的に選ばれたのがSAP Concurだった。

経費精算処理工数が1/3に。大きな省力化効果を実現

SAP Concurにより、「アナログ」だった経費精算管理のシステム化を果たした同社。具体的な効果について、小滝氏は「SAP Concurに期待していたのは、従業員・経理部門の業務省力化とガバナンス強化です。紙で経費精算処理をしていた頃は経理部門3名で処理をしていましたが、SAP Concur導入後は1名で対応できています。ユーザーが経費精算をしてから自分の口座に入金されるまでの時間も、紙の時代は1週間以上掛かることもありましたが導入後は平均3日ほどで入金できるようになりました。モバイルを使って上長が外出先で承認をしたり、承認の遅い上長へアラートを出す機能を使うことにより、承認プロセスも短縮できました」と語る。実に経理部門での処理工数が1/3に削減されたという結果で、入金までの時間が短くなることにより社員にもメリットが出ている状況だ。
また、導入についても振り返る。「導入時のトレーニングでは社員全員をグループに分け、全体で2カ月ほどかけてトレーニングを行いました。導入直後は新しい仕組みへの抵抗もあって、厳しい反応もありましたが、社員がSAP Concurの利用に慣れるにしたがって評価は変わっていきました。今では役員をはじめSAP Concurの便利さを実感していて、システムへの評価もとても高くなっています」(小滝氏)

今後は経費精算管理だけにとどまらず、さらに活用の幅を広げていく意気込みを見せる同社。小滝氏は最後に展望をこのように語った。「当社でも経費分析には期待 しています。また、請求書処理を自動化する Concur Invoice など、まだ利用していないSAP Concurの機能もありますので、そうした活用の広がりにも期待しています」


「モバイルで外出先でも上長が承認できたり、経理業務も1/3に短縮されたことで立替払いの入金を3日間で実現、従業員のモチベーションアップにも繋がっています」

- 株式会社グリーンハウスフーズ 経理部 マネージャー 小滝 勲氏


業種

食品・飲料

従業員

797

地域

東京、日本

利用製品

Concur® Expense