交際費には、会社の経費にすることができるものがあります。その場合、交際費を経費精算しなければなりません。また、「交際費」のほかに、「接待交際費」や「交際費等」と呼ばれるものがあります。以下では、交際費とは何か、交際費精算の対象や処理方法、また、電子帳簿保存法対応についてみていきましょう。
そもそも交際費とはどんなもの?何が含まれるのか?
そもそも、「交際費」とは何でしょうか。交際費は、「接待交際費」とも呼ばれます。また、交際費を会社の経費とし、税法上の損金とするためには決まりがあるため、法人税法において「交際費等」の範囲を規定しています。会社によって勘定科目は異なりますが、通常、法人税法における「交際費等」を、会社の経理においては、「交際費」や「接待交際費」などの勘定科目で処理しています。
法人税法上の交際費等は「交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出する費用」と定められています。上記の「得意先、仕入先その他事業に関係のある者等」には、会社(自社)の事業に直接取引関係のある者だけでなく、間接的に会社(自社)の利害に関係のある者、及び会社(自社)の役員、従業員、株主等を含みます。
具体的には、以下のものが含まれます。
- 取引先を接待した場合の飲食代
- 取引先を接待するための飲食に関わるサービス料、テーブルチャージ料
- 取引先接待の飲食後に飲食店から持ち帰る品物(お土産)の費用
- 取引先に贈ったお中元やお歳暮の費用
- 自社の従業員だけで行った宴会の飲食に関わる費用 など
電子帳簿保存法の対応が必要な経費は何か?
電子帳簿保存法に対応した場合、電子的にもらった領収書と紙でもらった領収書では対応が異なってきます。領収書でも、昨今ではインターネット上で購入した商品の領収書をWebサイトからPDFファイルで入手できるケースが増えてきました。
PDFファイルは、「電子領収書」と呼ばれ、電子帳簿保存法においては、原則として、そのままPDFファイルの状態で保存しなければなりません。交際費においては、取引先に贈るお中元やお歳暮などをネット購入し、領収書をWebサイトからPDFで入手する場合などが該当するでしょう。
一方、紙で受領した領収書は、スキャン、或いはスマートフォンで撮影するなどし、領収書を電子化する処理が必要になります。交際費において対応が必要な紙の領収書には、飲食店でもらった食事代の領収書などがあります。
領収書電子化のルールと方法
交際費の領収書を電子化する際には、どのようなルールがあるでしょうか。受領した「本人」が電子化を行うのか、受領した本人「以外」の者が電子化を行うのかで異なります。
領収書を受領した「本人」が電子化を行う場合
原則、受領した翌日から「3日間以内」に、以下1~4までを行わなければならない。
領収書の受領者「以外」の者が、領収書をまとめてスキャン・撮影する場合
条件があるが、受領した翌日から「1か月+1週間(おおむね 37日間)以内」に、以下の1~4までを行えばよいことになる。
- 領収書受領、自筆で署名
- 領収書の撮影・スキャン
- 画像をアップロード
- タイムスタンプ付与
領収書電子化のルールの詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。
また、実際に企業において領収書・請求書の電子化を行うために必要な対応は、どうなるのでしょうか。以下は、領収書・請求書電子化について国税庁が提示している電子帳簿保存法の法的要件と、それぞれの項目に対する主となる対応当事者を一覧表にまとめたものになります。
|
|
|
|
真実性の確保 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
可能性の確保 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。
【関連記事】接待交際費とは?経費に算入するためのルールと実践事例
<プロフィール>
細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。
(執筆:細田聖子)