適格請求書（インボイス）とは？請求書・領収書の対応方法を発行側と受領側別に解説

2023年10月に施行されたインボイス制度により、請求書の発行・受領に関する実務が大きく変化しました。適格請求書発行事業者の登録や、インボイスの記載事項の確認、帳簿保存要件への対応など、発行側・受領側の双方に対応が求められます。特に、仕入税額控除を適切に行うには、インボイス制度に則った請求書管理が不可欠です。

本記事では、インボイス制度の基本的な仕組みから、発行側・受領側が押さえるべき対応ポイント、制度に対応しない場合のリスクまでを整理し、対応漏れを防ぐための手がかりを提供します。請求書業務の正確性と効率化の両立に悩む経理担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
※インボイス制度への対応方法について詳しくは、「【インボイス制度がすぐわかる！】対応チェックリストつき かんたんガイドブック」をご覧ください。

インボイス制度とは

インボイス制度とは、取引時の正確な消費税額と消費税率の把握を目的に導入された制度です。インボイスとは適格請求書を意味し、現在使用している区分記載請求書に、適格請求書発行事業者登録番号と適用税率および消費税額等の記載箇所を追加した請求書を指します。
なお、2023年10月から全額の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書発行事業者の登録をした取引相手（売手）から交付を受けたインボイスの保存が必要です。ただし、自社側（買手）は、自らが作成した仕入明細書等のうち、一定の事項（インボイスに記載が必要な事項）が記載され取引相手の確認を受けたものを保存することによっても、仕入税額控除の適用を受けることができます。

仕入税額控除について詳しくは、「インボイス制度に対応するメリット・デメリットを解説｜SAP Coucur」をご覧ください。
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インボイス制度における変更点

インボイス制度適用後の主な変更点は以下のとおりです。

・仕入税額控除の要件が変更
・適格請求書発行事業者の登録が必要
・請求書の記載事項が追加

適格請求書（インボイス）の保存が、原則として控除の要件となりました。従来の区分記載請求書では対応できなくなります。また免税事業者からの課税仕入れは仕入税額控除の対象外となります（2029年9月30日まで段階的な経過措置あり）。

売手側がインボイスを発行するには、税務署への申請と登録番号の取得が必要となり、請求書には、登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額等の記載が必要になりました。

適格請求書（インボイス）の記載項目と記載時の注意点

インボイス制度では、請求書に一定の記載事項が求められます。記載漏れがあると、仕入税額控除の対象外となる可能性があるため、各項目の意味と注意点を把握しておきましょう。

1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称・登録番号

請求書を発行する事業者の名称と、税務署に登録された13桁の登録番号を記載します。登録番号は「T」から始まる形式（例：T1234567890123）で、取引先が適格請求書かどうかを判断するために重要な情報です。登録番号に誤りが生じないよう、登録の通知書や国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、正しい番号を確認するようにしましょう。

2. 取引年月日

取引が実際に行われた日付、もしくは請求の対象となる日付を記載します。請求書の発行日ではなく、取引日または役務の提供日を記載する必要があります。

3. 取引内容

具体的な商品やサービスの内容を明記します。単なる「商品代」や「業務委託費」といった大まかな表現ではなく、量・単価・品目など品目や業務内容が明確に伝わるようにします。

4. 適用税率

取引に対して適用される消費税率を明記します。現在は10%と軽減税率8%のいずれかに該当します。複数の税率が混在する場合は、対応する税率を分けて、対価の総額を記載しなければなりません。

5. 税率ごとに区分した消費税額等

消費税額は、税率ごとに区分して記載する必要があります。軽減税率8%の取引が含まれる場合は、その旨を明記し、10%の取引と分けて消費税額を記載します。税込金額と税抜金額のいずれかを記載する場合でも、必ず税率ごとの消費税額がわかるように区分表示が必要です。また端数処理は品目ごとに行うことはできず、インボイス1件につき「税率ごとに1回ずつ」となります。なお、切上げ・切捨て・四捨五入の選択は任意となっています。

消費税の納税額は、売上にかかる消費税（売上税額）と仕入にかかる消費税（仕入税額）の差額を基に計算されます。主な計算方法は「積上げ計算」と「割戻し計算」です。

6. 取引先の氏名または名称

取引先（請求書の受領者）の正式な名称を記載します。法人名や屋号がある場合は正確に表記し、略称などは避けます。特に複数の屋号を使い分けている取引先については、間違いがないか注意しましょう。

適格簡易請求書（簡易インボイス）について

コンビニやスーパーマーケットなどの小売業、カフェやレストランなどの飲食業、タクシー業、またコインパーキングといったような、不特定多数にサービスを提供しており、取引先の名称の把握が困難な業種には「適格簡易請求書（簡易インボイス）」が認められています。必要な記載事項は下記のとおりで、受領者の氏名や名称の記載は不要です。

・発行事業者の氏名または名称、登録番号
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象品目である旨を含む）
・税率ごとに区分した対価の額
・適用税率または税率ごとに区分した消費税額等

適格請求書（インボイス）発行側の対応ポイント

請求書の発行に法的な強制力はありませんが、インボイスの場合、取引先から発行を依頼された場合は発行しなければなりません。受領側から「発行不要」といわれた場合であっても、経理業務や税務調査への対応などに支障をきたす可能性があるため、発行することをおすすめします。

インボイス制度において、発行事業者が対応すべきポイントは主に3つあります。適格請求書発行事業者としての登録、請求書の記載内容の確認、そして発行済みインボイスの保存です。以下、それぞれのポイントを解説します。

1. 適格請求書発行事業者への登録

インボイスを発行するためには、まず「適格請求書発行事業者」として税務署に登録する必要があります。登録が完了していない場合は登録番号が発行されませんので、要件を満たした適格請求書を発行することができません。また登録後は、国税庁が運営する「適格請求書発行事業者公表サイト」に情報が掲載されます。登録済であるかどうか、自社の名称・登録番号が掲載されているかを確認しておきましょう。

2. 適格請求書（インボイス）への記載事項の確認

インボイスの発行にあたっては、必要な記載事項に漏れや誤りがないかを事前に確認することが重要です。インボイスとしての要件を満たしていない請求書では、買手が仕入税額控除を受けられず、トラブルの原因となります。確認すべき記載事項には、登録番号や取引年月日、取引内容、適用税率、税率ごとの消費税額、取引先の名称などが含まれます。記載ミスがないかチェック体制を整えておくことが求められます

3. 適格請求書（インボイス）の一定期間の保存

発行したインボイスは、税務上の要件として一定期間保存する義務があります。具体的には、法人であれば原則として7年間、個人事業主の場合は5年間の保存が求められます（消費税課税事業者の場合は7年間）。保存方法は紙または電子のいずれでも構いませんが、電子保存の場合は電子帳簿保存法に準拠した要件を満たす必要があります。

適格請求書（インボイス）受領側の対応ポイント

インボイス制度施行後でも、請求書を発行する側の負担は実際にはそれほど大きく増えるわけではありません。事前の手続きや請求書の書式の変更といった対応は必要ですが、フローそのものが大きく改変されるわけではないからです。また、免税事業者のままなのであればそれらの対応も不要です。
しかし、請求書受け取り側の手間は大幅に増加します。ここでは具体的にどのような手間が増えるのか、免税事業者から請求書を受け取った際のチェックポイントを見てみましょう。

受け取った請求書の仕分け

仕入税額控除にかかる重要な問題として、まず、取引先が課税事業者かつ適格請求書発行事業者か免税事業者かを確認し、請求書の仕分けをしなければなりません。もしも適格請求書でない場合は仕入税額控除の要件を満たさないため、100%の仕入税額控除が行えません。

適格請求書以外を受け取った場合の経過措置

そのため、次の経過措置に合わせ、一定の割合で仕入税額控除の計算をする必要が生じます。

• 2023年10月1日から2026年9月30日までは仕入税額相当額の80%
• 2026年10月1日から2029年9月30日までは仕入税額相当額の50%

仕入税額控除の計算方法は、「積上げ計算」と「割戻し計算」がありますが、それぞれの計算方法は次のとおりです。

• 積上げ計算

経過措置の適用を受ける課税仕入れの都度、課税仕入れに関わる支払対価の額に110分の7.8（消費税率8%の場合、108分の6.24）を乗じて算出した金額（仕入税相当額）に、100分の80（2026年10月1日以降は100分の50）を乗じて仕入税額控除の金額を算出します。
仮に税率10%の商品で10,000円の仕入れをした場合の計算式は次のとおりです（1円未満の端数は切り捨て）。

・11,000×（7.8÷110）=780
・780×（80÷100）=624円

• 割戻し計算

課税期間中に行った経過措置の適用を受ける課税仕入れに関わる支払対価の額の合計金額に、110分の7.8（消費税率8%の場合、108分の6.24）を乗じて算出した金額に、100分の80（2026年10月1日以降は100分の50）を乗じて算出します。

自社の状況に応じた請求書の保存

経過措置による仕入税額控除を受けるには、免税事業者等から受領する区分記載請求書と同様の事項が記載された請求書等の保存が必要です。そして経過措置の適用を受ける旨（80%控除・50%控除の特例を受ける課税仕入れである旨）を記載した帳簿の保存も必要になります。
ただし、簡易課税制度を選択（基準期間の課税売上高が5,000万円以下で、事前に消費税簡易課税制度選択届出書を提出）している企業の場合は、課税売上高から納付する消費税額を計算します。そのため、適格請求書などの請求書の保存は、仕入税額控除の要件にはなりません。
また、経過措置期間に仕訳を行う際は、「消費税額控除を受けられない金額を費用に上乗せする」もしくは「消費税額控除を受けられない金額を雑損失などに振り替え」することで対応します。

適格請求書を受け取った際にチェックすべき点

課税事業者からの適格請求書を受け取った場合、次の項目について下記のようなチェックを行います。

• 請求書に登録番号が記載されているか
• 記載されている登録番号が国税庁に認証登録されている番号か（国税庁のWebサイトで確認。初めての取引の場合のみ）
• 税率ごとに区分した対価の額（税込あるいは税抜）の記載があるか
• 税率ごとに区分した消費税額等の記載があるか
• 適用税率の記載があるか

これらを確認し、もし記載されていない、記載事項に間違いがあるといった場合は、取引先に連絡をして修正再発行をしてもらいます。その際、自分たちではなく必ず取引先に修正再発行してもらう必要があります。

課税売上等による区分け

仕入税額控除の計算方法は、「個別対応方式」もしくは「一括比例配分方式」の2つです。個別対応方式を選択している場合、課税取引を分類して個別に計算していきますが、各取引がインボイスに対応している・いないによる区分けをしておかないと、申告時の消費税額計算を間違える可能性があります。そのため、事前に適切に区分けしておかなければなりません。

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請求書受け取り側がインボイス制度に対応しないとどうなる？

インボイス制度は請求書を発行する側だけではなく、受け取る側でもさまざまな対応が必要です。仮に対応を怠ってしまった場合、次のような問題が発生することが考えられます。

仕入額控除が受けられなくなる

免税事業者から受け取った請求書の処理を適切に行わなければ、仕入額控除が受けられなくなり、すべての消費税額を自社で負担する必要が生じます。企業によっては大きな負担になることでしょう。2029年9月30日までは経過措置がありますが、それでも税額計算や納税において、請求書受け取り側の負担が増えることには変わりありません。
また、適格請求書を受け取ったとしても安心できるわけではありません。正しく記載されていないものをそのままにした場合、仕入額控除が受けられなくなる場合があります。そのため、内容のチェック体制をしっかりと構築しておかなければなりません。

経理業務に混乱をきたしてしまう

課税事業者から適格請求書を受け取った場合と免税事業者からの請求書を受け取った場合、それぞれの受け取りフローを事前に準備しておかないと、高い確率で経理業務の煩雑化が起きてしまうでしょう。導入前の段階において、登録者番号の確認だけで多くの手間と時間を要している状態では、施行後はさらなる手間がかかることが予測されます。
また、すべての業務を手作業で進めていけば、ミスが発生するリスクも業務の属人化が起こる可能性も高まってしまうでしょう。何とか対応したとしても、対応できる人材が疲弊し休職や退職ということになれば、その時点で業務が回らなくなってしまいます。
そのため、受け取りフローの作成と共有、そしてシステム化の検討も同時に進めておく必要があります。

国税関係書類の保存で混乱をきたしてしまう

改正電子帳簿保存法において電子取引の電子データ保存が義務化されたため、2024年1月以降は電子取引で受領した国税関係書類の紙保存ができません。ただし適格請求書に関しては、電磁的方法で受領した場合でも電子データ保存のほか、紙としての保管も認められています。これを把握していないと、保存方法がわからずに混乱をきたしてしまうリスクもあるでしょう。
ただ、適格請求書は紙での保存が可能とはいえ、業務のデジタル化が進んでいる現代においては、電子化した方が業務効率化につながるでしょう。

※電子帳簿保存法について、詳しくは「電子保存の義務化とは？電子帳簿保存法の概要や保存法、タイムスタンプ要件を解説」をご覧ください。

インボイス制度では発行・受領側それぞれの対応が重要

インボイス制度の施行により、請求書の発行側・受領側ともに新たな対応が求められるようになりました。発行側は適格請求書発行事業者としての登録や記載項目の確認、請求書の保存義務などがあり、受領側も適格請求書の仕分けや記載内容のチェック、経過措置への対応といった実務が発生します。

これらの対応は、従来の請求書処理よりも手間がかかるうえ、記載ミスや確認漏れがあれば仕入税額控除が認められない可能性もあります。特に、紙や手作業による処理を続けている場合、対応の遅れや人的ミスが業務全体に影響するリスクが高まります。経理業務全体の見直しや、経費精算・請求書管理システムの導入を検討することで業務効率やリスクを軽減できるでしょう。

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経理業務全体の見直しや、経費精算・請求書管理システムの導入、請求書処理の自動化におすすめしたいのが、弊社の「Concur Expense」「Concur Invoice」です。コンカーでは、インボイス制度に対応した経費精算システムやクラウド請求書管理システムの提供により、従業員の皆様だけでなく経理担当者様の業務をサポートし、負担軽減に大きく貢献します。

インボイス制度施行に対して何から始めればよいかわからない、あるいは適切なシステムの検討で迷っているという場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

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