電子帳簿保存法・インボイス制度
インボイス制度への対応、やらないとどうなる？請求書を受け取る側の対応を解説
2023年10月1日にインボイス制度の施行が決定されましたが、対応の準備はできていますか？まだ免税事業者のままの事業者、もしくは適格請求書発行事業者の登録申請を行っていない課税事業者は少なくありません。ただ、適格請求書発行事業者の登録申請を行えば、それで対応が完了するとは限りません。インボイス制度導入では、領収書・請求書を発行する側だけでなく受け取る側も対応が必要なためです。
そこで今回は、インボイス制度開始に先立ち、領収書・請求書を受け取る側が対応すべき準備のポイントや、対応しないとどのような問題につながるのかなどについて解説します。課税事業者と免税事業者、両方との取引がある企業の経理担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
※インボイス制度への対応方法について詳しくは、「【インボイス制度がすぐわかる！】対応チェックリストつき かんたんガイドブック」をご覧ください。
インボイス制度の概要
インボイス制度とは、取引時の正確な消費税額と消費税率の把握を目的に導入された制度です。インボイスとは適格請求書を意味し、現在使用している区分記載請求書に、適格請求書発行事業者登録番号と適用税率および消費税額等の記載箇所を追加した請求書を指します。
なお、2023年10月から全額の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書発行事業者の登録をした取引相手（売手）から交付を受けたインボイスの保存が必要です。ただし、自社側（買手）は、自らが作成した仕入明細書等のうち、一定の事項（インボイスに記載が必要な事項）が記載され取引相手の確認を受けたものを保存することによっても、仕入税額控除の適用を受けることができます。
※仕入税額控除について詳しくは、「インボイス制度に対応するメリット・デメリットを解説｜SAP Coucur」をご覧ください。
請求書受け取り側のインボイス制度対応の必要性
インボイス制度施行後でも、請求書を発行する側の負担は実際にはそれほど大きく増えるわけではありません。事前の手続きや請求書の書式の変更といった対応は必要ですが、フローそのものが大きく改変されるわけではないからです。また、免税事業者のままなのであればそれらの対応も不要です。
しかし、請求書受け取り側の手間は大幅に増加します。ここでは具体的にどのような手間が増えるのか、免税事業者から請求書を受け取った際のチェックポイントを見てみましょう。
受け取った請求書の仕分け
仕入税額控除にかかる重要な問題として、まず、取引先が課税事業者かつ適格請求書発行事業者か免税事業者かを確認し、請求書の仕分けをしなければなりません。もしも適格請求書でない場合は仕入税額控除の要件を満たさないため、100%の仕入税額控除が行えません。
適格請求書以外を受け取った場合の経過措置
そのため、次の経過措置に合わせ、一定の割合で仕入税額控除の計算をする必要が生じます。
- 2023年10月1日から2026年9月30日までは仕入税額相当額の80%
- 2026年10月1日から2029年9月30日までは仕入税額相当額の50%
仕入税額控除の計算方法は、「積上げ計算」と「割戻し計算」がありますが、それぞれの計算方法は次のとおりです。
- 積上げ計算
経過措置の適用を受ける課税仕入れの都度、課税仕入れに関わる支払対価の額に110分の7.8（消費税率8%の場合、108分の6.24）を乗じて算出した金額（仕入税相当額）に、100分の80（2026年10月1日以降は100分の50）を乗じて仕入税額控除の金額を算出します。
仮に税率10%の商品で10,000円の仕入れをした場合の計算式は次のとおりです（1円未満の端数は切り捨て）。
・11,000×（7.8÷110）=780
・780×（80÷100）=624円
- 割戻し計算
課税期間中に行った経過措置の適用を受ける課税仕入れに関わる支払対価の額の合計金額に、110分の7.8（消費税率8%の場合、108分の6.24）を乗じて算出した金額に、100分の80（2026年10月1日以降は100分の50）を乗じて算出します。
自社の状況に応じた請求書の保存
経過措置による仕入税額控除を受けるには、免税事業者等から受領する区分記載請求書と同様の事項が記載された請求書等の保存が必要です。そして経過措置の適用を受ける旨（80%控除・50%控除の特例を受ける課税仕入れである旨）を記載した帳簿の保存も必要になります。
ただし、簡易課税制度を選択（基準期間の課税売上高が5,000万円以下で、事前に消費税簡易課税制度選択届出書を提出）している企業の場合は、課税売上高から納付する消費税額を計算します。そのため、適格請求書などの請求書の保存は、仕入税額控除の要件にはなりません。
また、経過措置期間に仕訳を行う際は、「消費税額控除を受けられない金額を費用に上乗せする」もしくは「消費税額控除を受けられない金額を雑損失などに振り替え」することで対応します。
適格請求書を受け取った際にチェックすべき点
課税事業者からの適格請求書を受け取った場合、次の項目について下記のようなチェックを行います。
- 請求書に登録番号が記載されているか
- 記載されている登録番号が国税庁に認証登録されている番号か（国税庁のWebサイトで確認。初めての取引の場合のみ）
- 税率ごとに区分した対価の額（税込あるいは税抜）の記載があるか
- 税率ごとに区分した消費税額等の記載があるか
- 適用税率の記載があるか
これらを確認し、もし記載されていない、記載事項に間違いがあるといった場合は、取引先に連絡をして修正再発行をしてもらいます。その際、自分たちではなく必ず取引先に修正再発行してもらう必要があります。
課税売上等による区分け
仕入税額控除の計算方法は、「個別対応方式」もしくは「一括比例配分方式」の2つです。個別対応方式を選択している場合、課税取引を分類して個別に計算していきますが、各取引がインボイスに対応している・いないによる区分けをしておかないと、申告時の消費税額計算を間違える可能性があります。そのため、事前に適切に区分けしておかなければなりません。
請求書受け取り側がインボイス制度に対応しないとどうなる？
インボイス制度は請求書を発行する側だけではなく、受け取る側でもさまざまな対応が必要です。仮に対応を怠ってしまった場合、次のような問題の発生が考えられます。
仕入額控除が受けられなくなる
免税事業者から受け取った請求書の処理を適切に行わなければ、仕入額控除が受けられなくなり、すべての消費税額を自社で負担する必要が生じます。企業によっては大きな負担になることでしょう。2029年9月30日までは経過措置がありますが、それでも税額計算や納税において、請求書受け取り側の負担が増えることには変わりありません。
また、適格請求書を受け取ったとしても安心できるわけではありません。正しく記載されていないものをそのままにした場合、仕入額控除が受けられなくなる場合があります。そのため、内容のチェック体制をしっかりと構築しておかなければなりません。
経理業務に混乱をきたしてしまう
課税事業者から適格請求書を受け取った場合と免税事業者からの請求書を受け取った場合、それぞれの受け取りフローを事前に準備しておかないと、高い確率で経理業務の煩雑化が起きてしまうでしょう。導入前の段階において、登録者番号の確認だけで多くの手間と時間を要している状態では、施行後はさらなる手間がかかることが予測されます。
また、すべての業務を手作業で進めていけば、ミスが発生するリスクも業務の属人化が起こる可能性も高まってしまうでしょう。何とか対応したとしても、対応できる人材が疲弊し休職や退職ということになれば、その時点で業務が回らなくなってしまいます。
そのため、受け取りフローの作成と共有、そしてシステム化の検討も同時に進めておく必要があります。
国税関係書類の保存で混乱をきたしてしまう
改正電子帳簿保存法において電子取引の電子データ保存が義務化されたため、2024年1月以降は電子取引で受領した国税関係書類の紙保存ができません。ただし適格請求書に関しては、電磁的方法で受領した場合でも電子データ保存のほか、紙としての保管も認められています。これを把握していないと、保存方法がわからずに混乱をきたしてしまうリスクもあるでしょう。
ただ、適格請求書は紙での保存が可能とはいえ、業務のデジタル化が進んでいる現代においては、電子化した方が業務効率化につながるでしょう。
※電子帳簿保存法について、詳しくは「電子保存の義務化とは？電子帳簿保存法の概要や保存法、タイムスタンプ要件を解説」をご覧ください。
自社の状況を確認し、適切な判断を
自社が課税事業者の場合でも、インボイス制度の施行後にやることは基本的に変わらないと考えている企業は少なくありません。また、準備が必要であることはわかっているが、何から始めればよいかがわからないといったケースもあるでしょう。
今回紹介したように、インボイス制度は領収書・請求書を発行する側以上に「受け取る側」にとって大きな手間が生じるため、早い段階から準備を進めておかないと施行に間に合いません。具体的には、施行後の伝票処理でやるべきことを可視化させ、スムーズに進めるためのプロセスをあらかじめ策定しておくことです。
ただ、すべてを手作業で行うには手間が多すぎるうえ、細かい計算においてミスが起きるリスクも増大します。そこでおすすめしたいのが、経費精算・請求書管理システムの導入です。
コンカーでは、インボイス制度に対応した経費精算・請求書管理システムの提供により、経理担当者様の業務をサポートし、負担軽減に大きく貢献します。インボイス制度施行に対して何から始めればよいかわからない、あるいは適切なシステムの検討で迷っているという場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
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