請求書と領収書の違いとは？インボイス（適格請求書）制度における対応方法を解説

2023年10月1日から導入された「適格請求書保存方式（インボイス制度）」により、請求書や領収書の発行方法が大きく変わりました。今後はインボイス制度に対応した請求書と領収書を発行する必要があります。また不特定多数の顧客と取引を行う事業者については、領収書やレシートを適格簡易請求書として扱うことができます。

本記事では、インボイス制度に基づく請求書や領収書の扱いを中心に、適格簡易請求書のルールや注意点なども解説します。

請求書と領収書の違い

収入印紙は必要？

通常の請求書には収入印紙を貼り付ける必要はありません。ただし、請求書が領収書を兼ねており、かつ代金の受領を証明する内容が含まれている場合、印紙税法上の課税文書に該当するため収入印紙の貼付が求められます。
記載金額が5万円以上で、紙で発行する場合に収入印紙の貼付が必要です。なお電子領収書の場合は収入印紙は不要です 。

請求書は領収書の代わりになる？

原則として、請求書と領収書は異なる目的を持つ文書であり、請求書は代金の請求を目的とし、領収書は代金の受領を証明するものです。そのため、請求書は領収書の代わりにはなりません。しかし実務上は請求書と明細書が揃っていれば、経費精算の際に領収書がなくても対応可能とされる場合があります 。ただし領収書が発行されている場合は、領収書を用いる必要があります。

インボイス制度では領収書を適格請求書として取り扱い可能

インボイス制度では、領収書も必要な記載事項を満たせば「適格請求書」として認められます。記載事項には適格請求書発行事業者の氏名または名称・登録番号、取引年月日や取引内容、税率ごとに区分した消費税額または適用税率などが含まれます。

また小売業・飲食業など不特定多数の相手と取引する事業者は、要件を簡略化した「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の発行が認められています。

適格請求書（インボイス）とは

適格請求書（インボイス）とは、消費税の仕入税額控除を受けるために必要な書類です。課税事業者同士の取引において、売り手が買い手に対して発行します。取引内容や消費税額など、一定の要件を満たす情報が記載されていることが必要です。

適格請求書（インボイス）を発行可能な事業者

適格請求書は、誰でも発行できるわけではありません。発行できるのは、税務署に登録された「適格請求書発行事業者」に限られます。この登録を受けることで、事業者はインボイス制度に対応した請求書や領収書を正式に発行できるようになります。
なお、適格請求書発行事業者は、消費税の課税事業者である必要があります。免税事業者は登録できず、したがってインボイスの発行もできません。

適格請求書（インボイス）の法定保存期間

発行された適格請求書は、税務調査などの際に確認される重要な証憑です。法律上、原則として7年間の保存義務があります。発行日から7年ではなく、発行された年度の確定申告期限日の翌日から7年である点に注意が必要です。
適格請求書を保存していない場合、仕入税額控除を適用できなくなる可能性があります。帳簿と併せて、正確に保存・管理しておくことが重要です。

適格請求書（インボイス）として取引可能な書類

適格請求書として扱われるのは、必ずしも「請求書」という名称の書類だけではありません。要件を満たしていれば、領収書・レシート・仕入明細書などもインボイスとして取り扱うことができます。
特に、スーパーや飲食店などで発行されるレシートには、簡易インボイス（適格簡易請求書）として要件を満たすものもあります。記載内容に不足がある場合は、適格請求書として認められない点に注意が必要です。

適格請求書（インボイス）と適格簡易請求書（簡易インボイス）の違い

適格請求書（インボイス）と適格簡易請求書（簡易インボイス）は、いずれも仕入税額控除の要件を満たすために用いられる書類ですが、記載すべき項目に違いがあります。適格請求書では、取引先の氏名または名称の記載が求められますが、適格簡易請求書での記載は不要です。また「適用税率」と「消費税額等」のどちらか一方を記載すれば足りるため、記載内容が簡略化されています。

適格簡易請求書（簡易インボイス）の交付は、小売業、飲食業、旅客運送業、宿泊業など、不特定多数の者に対して反復継続して行われる取引に限って認められています。対象外の業種では簡易インボイスを使用することはできません。

詳細は国税庁の資料をご参照ください。

適格簡易請求書として認められる領収書やレシートの要件 

適格簡易請求書を発行できる事業者から交付された領収書やレシートに限り、適格簡易請求書として認められます。 従来は取引価格が3万円未満であれば、領収書やレシートがなくても、帳簿へ記載すれば仕入税額控除の適用対象となっていました。 しかし、インボイス制度導入後は、3万円未満の取引であっても、適格簡易請求書がなければ仕入税額控除の対象外となります。 

特に注意が必要なのは、Web上で商品やサービスを購入した場合やクレジットカードを使った決済です。ネットショップや独自店舗では、適格簡易請求書に対応していない場合もあります。また、クレジットカード決済でも、利用明細では適格簡易請求書の要件を満たしていないため、別途領収書の請求が必要です。 

レシートの様式 

飲食店やスーパー、ドラッグストアなどの小売店でないと発行するケースはほとんどありません。ただ、利用して受領するケースは多いため、何が記載されていなければならないか知っておくことは必要でしょう。 
レシートも請求書同様、決まったフォーマットはないため、受領した際は必要事項が記載されているかどうかを確認してください。 
ポイントは、「取引内容」と「消費税額8%と10%に分けて合計した金額および適用税率」、「税率ごとの消費税額」の記載方法です。 

• 取引内容の記載 
  レシートで消費税率が8%と10%の商品が混在している場合、8%の商品名の後に「※」のようにわかりやすいマークをつけ、欄外に「※は軽減税率8%適用商品」などと記載します。これが、領収書でいう取引内容です。 

• 消費税額8%と10%に分けて合計した金額および適用税率と、税率ごとの消費税額の記載 
  これらは「適用税率のみ記載」、「税率ごとの消費税額のみ記載」、「適用税率と消費税額の両方を記載」のどれでも問題ありません。

適格簡易請求書（簡易インボイス）に必要事項が記載されている場合

必要事項が記載されていれば、領収書を適格簡易請求書として使用可能です。例えば、小売業や飲食業などで発行される領収書でも、必要な記載事項が含まれていれば適格簡易請求書として認められます。決まったフォーマットはないため、前述の適格簡易請求書の必要事項が記載されていれば、これまで使用していた領収書をそのまま使っても問題ありません。以下に、記入例を紹介します。 

• 領収書を発行した事業者の名称および登録番号の記載 
  自社の企業名と課税事業者登録をした際に通知される登録番号を記載します。これまでの領収書を使用する場合には登録番号を記載する欄はありませんが、企業名の下やわかりやすい部分に記載すれば大丈夫です。 
   
• 取引年月日 
  これまでと変わらず取引を行った年月日を記載します。 
   
• 取引内容 
  これまでと変わらず但し書きに、商品名やサービス名もしくは、御品代としてなどと記載します。 
   
• 消費税額8%と10%に分けて合計した金額および適用税率 
  たとえば、消費税10%で価格1,000円の商品を3点（1,000円×3＝3,000円）、消費税8%で価格500円の商品を6点（500円×6＝3,000円）購入した場合、次のように記載します。 
  
  10%対象　3,000円 
  8%対象　3,000円
   
• 税率ごとの消費税額または適用税率 
  上記の例では、10%対象商品の消費税額300円、8%対象商品の消費税額240円を記載します。なお、消費税額と適用税率はどちらか片方のみ記載しても問題ありません。 
   
• 買手の事業者名もしくは個人名 
  レシートでは記載不要ですが、領収書の場合はこれまでと変わらず記載します。

レシートに必要事項が記載されている場合

レシートに必要事項が記載されている場合も適格簡易請求書として使用可能です。小売業や飲食業などで発行されるレシートでも、適格簡易請求書の要件を満たしていれば、仕入税額控除の対象となります。

請求書兼領収書が発行される場合

請求書兼領収書が発行される場合、適格請求書の要件を満たしていれば、領収書の代わりとして使用可能です。このような書類は、仕入税額控除の対象となります。
参考｜国税庁：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書

銀行振込やカード支払いの場合

銀行振込やカード支払いの場合、領収書が発行されないことがありますが、振込明細書やクレジットカードの利用明細書など、支払いを証明する書類があれば、領収書の代わりとして使用可能です。これらの書類は、仕入税額控除の対象となります。ただし、記載事項に不備がある場合は、適格請求書として認められないため、注意が必要です。

領収書を紛失した場合

領収書を紛失した場合、出金伝票に必要事項を記載することで、領収書の代わりとして使用可能です。出金伝票には、支払先、支払日、支払金額、支払内容などを記載し、証憑として保管することが求められます。ただし、出金伝票のみでは仕入税額控除の対象とならない場合があるため、可能な限り再発行を依頼することが望ましいです。

適格請求書（インボイス）を扱う際のポイント

インボイス制度が開始され、領収書やレシートの要件は従来の要件から大幅に変更されました。 発行側は適切な領収書の発行体制を整え、受領側は正確な仕入税額控除のための管理を行いましょう。 

発行側のポイント

• 発行事業者としての登録 

  適格請求書発行事業者への登録は、インボイス制度に対応するうえで必須です。消費税の課税事業者のみが登録申請でき、免税事業者は適格請求書や適格簡易請求書を発行することはできません。加えて、取引先から仕入税額控除を受けるためには、登録番号が必要です。登録の有無は、国税庁が運営する「適格請求書発行事業者公表サイト」で確認できます。

• インボイス制度に対応するシステムの整備 

  事業者は、インボイス制度に対応した請求書や領収書を発行できる環境を整える必要があります。すでに会計システムや販売管理システムを導入している場合でも、適格請求書の記載要件を満たしているかを確認し、未対応であればシステムの改修やアップデートを行う必要があります。
  また、今後は電子化による効率化も求められるため、電子インボイスへの対応可否も併せて確認しておくとよいでしょう

• 端数処理の対応変更 

  インボイス制度では、端数処理の方法にも明確なルールがあります。1つの適格請求書・適格簡易請求書内で、税率ごとに1回のみ端数処理（四捨五入・切り上げ・切り捨て）が認められています。たとえば、標準税率（10%）と軽減税率（8%）の両方が適用される取引では、それぞれの税率ごとに1回ずつ端数処理を行うことになります。
  品目ごとに端数処理をすることはできず、ルールに従わない場合は、不備と判断される恐れがあるため、計算方法には十分な注意が必要です。

• 電子インボイスの活用 

  インボイス制度の施行により、電子インボイスの活用が進んでいます。電子インボイスは、請求書を電子データで発行・送受信する仕組みで、手続きの効率化や保存業務の簡略化につながります。
  「Peppol（ペポル）」と呼ばれる国際標準の送受信ネットワークをベースとした「JP PINT」という標準仕様が日本でも策定されています。

• 控えの保存 

  インボイス制度では、適格請求書発行事業者は、発行した請求書や領収書の控えを保存する義務があります。紙での発行であれば写しを保管し、電子発行であればデータを保存する必要があります。
  控えの保存期間は原則として7年間であり、税務調査に備えて、検索可能な状態で保管されていることが求められます。なお、保存方法によっては電子帳簿保存法への対応も必要となるため、運用ルールの整備もあわせて行いましょう。

受領側のポイント

• 領収書の仕分け 

  適格簡易請求書に該当する領収書とそうでない領収書を正確に仕分ける必要があります。
  2029年10月までは経過措置があり、免税事業者等の発行する領収書も一部仕入税額控除を受けられるため、該当する証憑類も別途仕分ける必要があります。仕分け区分の種類は最大で18種類となり、仕分けシステムを導入するなどの工夫が求められます。

• 領収書の内容確認、不備があれば再申請

  発行日や取引内容、税率などが不明確であったり、記載内容が誤っているなど、適切な記載がされていない領収書は仕入税額控除の対象外となる場合があります。
  領収書が発行された時点で、記載内容に誤りがないか確認し、不備が見つかった場合は速やかに発行事業者に再発行を依頼することが重要です。

• 領収書の保存

  インボイス制度においては、発行した領収書を適切に保存し、必要に応じて税務署に提出できるようにしておく義務があります。紙の場合は、領収書の控えを整理して保存することが求められ、電子保存の場合はPDFなどの電子データとして保存し、検索可能な状態を維持する必要があります。
  
  保存期間は原則7年間です。税務調査へ対応するためにも、保存場所や保存方法をあらかじめ定めて、整理整頓しておくことが大切です。

Concur Invoiceでは請求書受領側の負担をサポート

経費精算・請求書管理にはインボイス制度に対応した書類管理の徹底が必要

領収書やレシートも適格簡易請求書として、インボイス制度に関わる重要な請求書となりました。特に経理担当者は、新しくなった記載方法についてしっかりと把握しておく必要があります。特に3万円未満の取引についてこれまでは領収書やレシートがなくても対応可能でしたが、インボイス制度導入後は、必ず領収書やレシートが必要です。

インボイス制度における経費精算・請求書業務の自動化を実現したい方へ

インボイス制度にスムーズに対応するには、経費精算や請求書業務の管理が重要になります。税率ごとの記載や記載項目の確認、仕分けに手間がかかりますが、必要に応じてシステムの導入をするなどの工夫を取り入れることでミスを減らすことが可能です。

インボイス制度に対応したConcur Invoiceでは領収書と請求書をまとめてペーパーレス化 できます。自動で申請要件に対応できるため、請求書管理の負担を減らせるでしょう。 

また、コンカーの経費精算システムConcur Expenseを導入すれば、精算業務を自動化でき、インボイス制度に対応した処理が簡単に行えます。これにより業務負担が軽減され、データの正確性も向上します。

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