電子請求書の受け取り側の対応とは？メリット・デメリット、保存方法を解説 ～次世代経理を目指すシリーズ～

2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法により電子データの電子保存が義務化され、同法において紙保存は認められなくなりました。ただ経費処理を紙で行っている企業がまだ多かったこともあり、やむを得ない事情があると認められれば、宥恕（ゆうじょ）措置として紙保存も容認されています。 

しかしあくまでも宥恕措置であり、改正電子帳簿保存法の主旨から言えば早期に電子化に対応しなければなりません。そこで今回は電子請求書を受け取った側の保存方法やメリット・デメリットについてお伝えします。電子化対応にお悩みの際は、ぜひ参考にしてください。 

請求書を受け取った際の対応方法 

全ての企業が電子化に対応しているわけではないため、実務上は請求書を電子データだけではなく紙で受け取るケースも少なくないでしょう。電子請求書のメリット・デメリットを見る前にまずは、紙の請求書を受け取った場合、電子請求書を受け取った場合のそれぞれの対応について簡単に解説します。 

紙の請求書が発行された場合の対応方法 

紙で発行された請求書を受け取った場合、「そのまま紙で保存する方法」と「スキャナ保存要件を満たしたうえで電子保存する方法」があります。すべての企業が電子化に移行するとは限らず、宥恕措置終了後でも紙の請求書がなくなるわけではない点に留意しなければなりません。 

受け取り側が電子化に対応していたとしても、発行する側が紙の請求書を送付してくると、上述したどちらかの方法で保存する必要があります。 

※なお、紙の請求書を電子保存する際のスキャナ保存要件について、詳しくは「電子帳簿保存法とは」、もしくは「電子帳簿保存法が大きく改正！」内の「電子帳簿保存法に関する詳しい解説」をご覧ください。 

電子請求書が発行された場合の対応方法 

電子請求書を受け取った場合、電子データが改ざんされていないことを示す「真実性の確保」や電子データが適切に検索・表示できる「可視性の確保」など電子取引の要件を満たしたうえで保存します。宥恕措置がある間は紙で保存することも可能ですが、終了すれば紙保存が出来ません。そのため、宥恕措置期間中の電子化対応を目指さなくてはなりません。 

※なお、電子請求書について、詳しくは「これからは電子請求書の導入が必須になる？メリットと導入のポイントを解説」をご覧ください。 

請求書の保存期間 

請求書の保存期間は、紙や電子などの保存形式にかかわらず同じです。法人の場合は7年間（欠損金に関する場合のみ10年間）、個人事業主は5年間の保存期間になります。 

ただし、個人事業主であっても消費税課税事業者は、7年間保存義務があります。個人事業主でも、2023年10月より導入されるインボイス制度に対応するため課税事業者になった場合は、法人同様に請求書の保存期間は7年間となることを理解しておきましょう。 

電子請求書への対応と受け取り側のメリット 

宥恕措置期間は設けられているものの、改正電子帳簿保存法では電子取引データの電子保存が義務化されています。そのため、企業においては電子化への対応が急務となっています。ここでは、電子化対応を進めるうえで、電子請求書を受け取る側が得られるメリットについて見ていきましょう。 

受け取り業務の効率化が進む 

従来、紙の請求書を受け取る場合、まず企業に郵送される多くの郵便物を受け取ってから経理部宛ての請求書を分類し、開封・確認する手間がかかりました。しかし、電子請求書であれば直接経理部へメール等が届くため分類・開封作業が省け、大幅な効率化となります。また、届いた電子データは閲覧者がそのまま所定のフォルダに格納すればよく、紙の請求書をまとめ、取引先別に仕分けしてファイリングする手間もなくなります。 

さらに、電子請求書ならPCやスマートフォンなどのモバイル端末からも閲覧可能です。そのため時間と場所を選ばずに請求書を受け取ることができるのも大きなメリットと言えるでしょう。 

必要なときに必要な請求書をすぐに見つけ出せる 

紙の請求書を探す場合、保管場所へ行き、取引先別もしくは年度別にファイリングされた中から探す必要がありました。しかし、電子データの場合、改正電子帳簿保存法の検索要件を満たしていれば、必要な請求書をすぐに見つけ出せるため、業務の効率化が進みます。 

※改正電子帳簿保存法の検索要件について、詳しくは「2022年1月施行、電子帳簿保存法の改正点のポイントを解説」をご覧ください。 

迅速な経営判断が可能になる 

紙の請求書の場合、郵送されてくるため、発行されてから受け取るまでに数日のタイムラグが発生していました。さらに、受け取り後も開封や確認などの手間が多く、会計ソフトに入力するまでには相応の時間がかかります。 

しかし電子データの場合、発行してから受け取るまでのタイムラグがほとんどありません。そのため、会計ソフトに入力するまでの時間が大幅に短縮され、これまでよりも早い時期に月次決算書の作成が可能になります。その結果、すぐに決算書を見ることができ、迅速な経営判断を行えるようになる可能性も高まるでしょう。 

オフィスの有効活用が可能になる 

請求書が紙でなくなれば、ファイリングして保管する必要がなくなります。そのため、これまで請求書を保管していたスペースを、別の用途で使用するスペースにするなど有効活用が可能になるでしょう。 

電子請求書への対応　受け取り側のデメリット 

電子化への対応は、発行側だけでなく電子請求書を受け取る側にとってもさまざまなメリットがあります。しかし、受け入れ体制が整っていない状態で対応してしまうと、いくつかのデメリットが生じてしまうかもしれません。具体的には次のようなデメリットが考えられます。 

改正電子帳簿保存法への対応が必須 

受け取った電子請求書を電子データとして保存するには、改正電子帳簿保存法に対応した形での保存が求められます。具体的には、前述した検索要件のほか、改ざん防止のために次のような措置が必要です。 

• 受け取った電子請求書へのタイムスタンプの付与（2カ月とおおむね7営業日以内） 

• 履歴が残るシステムによる授受・保存 

• 改ざん防止のための事務処理規定の制定・順守 

なお、電子取引データの改ざんや廃棄などによる不正計算があった場合は、重加算税の罰則が10%加重されるようになったため、十分に注意しなくてはなりません。 

電子化に応じたセキュリティ対策が必要となる 

紙の場合は郵送途中や処理する過程で紛失してしまうリスクがあり、間違ってファイルに綴じてしまい見つからなくなる可能性もあります。一方で電子請求書の場合は基本的にインターネットを通してやりとりをするため、サイバー攻撃によるセキュリティリスクが高まります。また、保管に関してもクラウドサービスの権限設定が適切でないことや、保管するフォルダを間違えるといった人的ミスがあれば、情報漏えいリスクも高くなります。 

電子化に伴い新たに発生するリスクを把握したうえでセキュリティ対策を施さなければなりません。また、従業員に対するセキュリティ教育を徹底することも重要です。 

電子請求書受け取りをスムーズに行うためのポイント 

電子請求書を受け取る側になった際に、受け取りをスムーズに行うためには次のポイントが挙げられます。 

改正電子帳簿保存法の把握 

保存したファイルの検索要件やスキャナ保存の要件、タイムスタンプ要件など、電子データで保存する際の要件をしっかりと把握していないと、場合によっては罰則を受けてしまう可能性があります。そのため、電子請求書を扱う経理担当者は、改正電子帳簿保存法を必ず把握しておかなくてはなりません。難しい場合は、専門家のサポートを受けて正確に理解できるように努めましょう。 

改正電子帳簿保存法に適合したシステムの導入 

電子化をスムーズに進めるには請求書を管理するためのシステム導入が必須ですが、その際、改正電子帳簿保存法に適合したシステム導入を進める必要があります。また、経理部門においては請求書の記載事項等が変わるインボイス制度の導入も控えています。 

そこで、法律の改正や制度変更があった際にカスタマイズの手間を抑えるには、バージョンアップをベンダーが担うクラウドシステムの導入がおすすめです。自動で変更に対応されるため社内での対応が減り、効率的に経理業務を進められるでしょう。 

電子請求書に対応するには早い段階からの準備が重要 

経理部門のデジタル化が進むなかで、電子請求書を受け取る機会はどんどん増えていくことでしょう。宥恕措置が取られているうちは紙保存も認められていますが、改正電子帳簿保存法においては既に、電子取引データの電子保存が義務化されています。また、2023年10月からはインボイス制度も始まります。これらの理由から、電子請求書への対応はできるだけ早く進める必要があります。 

電子請求書を受け取った際に電子データとして保存するようになれば、業務効率化はもちろん、素早く月次決算書を作成できるようになり、迅速な経営判断も可能になるでしょう。 

また、電子化に対応するには、改正電子帳簿保存法に適合したシステムの導入も欠かせません。「 Concur Invoice」のようなクラウドシステムであれば、改正や制度変更にもすぐに対応できるうえ、経理担当者のテレワークも可能になるなど、多様な働き方の実現にも貢献します。 

さらにConcur Invoiceは、企業間における請求書の発行と受け取りをクラウド上で行うことができる「BtoBプラットフォーム請求書」とも連携しています。BtoBプラットフォーム請求書で電子化した請求書の授受を行い、Concur Invoiceで支払依頼、承認などの業務プロセスを自動化することで、経理業務の生産性が大きく向上します。実際の導入事例をご確認のうえ、請求書の電子化、インボイス対応を検討している際はぜひ、お気軽にご相談ください。 

Concur InvoiceとBtoBプラットフォーム請求書の導入事例