テレワークのレンタルオフィス代やワークスペース利用の費用はどう経費精算する?- 経費に関する意外と知らないFAQ

経費精算に関してよく聞かれる質問とその回答をまとめたブログシリーズ。今回はテレワークを行うために借りたレンタルオフィス代やワークスペース利用費用の経費をどう会計処理するかがテーマです。

新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークを行う機会が増えています。自宅に在宅勤務をするスペースがない場合、レンタルオフィス等を借りて勤務することを会社が認めていることもあるでしょう。この場合のレンタルオフィス代やワークスペース・コワーキングスペースの利用費用は、経費になるのでしょうか。それとも給与として課税されるのでしょうか。以下で詳しくみていきましょう。

質問:

会社がレンタルオフィス等を借りて勤務することを認めている場合、レンタルオフィス代やワークスペースの利用費用は、経費になるのでしょうか。それとも給与として課税されるのでしょうか。

回答:

テレワークを行うためのレンタルオフィス代は、領収書等が提出され経費精算されるのであれば、通常、従業員に対する給与とはならず、会社の経費として処理することができます。その際、都度払い(ドロップイン)のレンタルオフィス代やワークスペースの利用費用は会議費として経費精算します。また、月額契約のレンタルオフィス代は、地代家賃として経費精算します。

 

領収書の提出があり経費精算される場合、従業員に対する給与とならない

テレワークを行うため、レンタルオフィスやワークスペースなどで業務を行うことを会社が認めている場合があります。この場合、業務のために利用し、領収書の提出があれば、通常の経費と同様に経費精算をすることが可能です。会社から従業員にあらかじめ金銭を仮払いする場合も同様で、領収書等が提出されるのであれば、これらは通常、従業員に対する給与とはならず、会社の経費として精算処理することができます。

また、従業員に対して在宅勤務手当などの名目で毎月一定額を支給し、支給された手当は、在宅勤務に通常必要な費用として使用しなかった場合でも会社に返還する必要がなく、領収書の提出なども必要とされない場合もあります。このような場合、手当は従業員に対する給与として課税されることになりますので、注意が必要です。

 

都度払いの利用料金と月額で契約している場合の経費精算における勘定科目は異なるので注意

レンタルオフィスやワークスペースの利用料金は、どの勘定科目で経費精算するのでしょうか。

都度払い(ドロップイン)のレンタルオフィスやワークスペースの利用料金の勘定科目は、雑費とすることも可能ですが、通常、会議費として処理します。レンタルオフィスをマンスリーなどで契約する場合、その月額レンタル料は、地代家賃の勘定科目で処理します。契約の際の入会金は諸会費の勘定科目で、事務手数料は支払手数料の勘定科目で経費精算するのが一般的でしょう。

レンタル料以外に備品を借りたり、別途、会議室を借りたりする場合などでかかるオプション料金については、会議費に含めて処理します。月額レンタル料を地代家賃の勘定科目で処理している場合は、別途、会議費の勘定科目で、経費精算するのが適切でしょう。また、自宅からレンタルオフィスまでの交通費は、会社の規定によりますが、通常は自宅から会社までの交通費と同様に、通勤手当や旅費交通費の勘定科目で経費精算することになるでしょう。

 

関連)通勤交通費、手当を廃止して実費精算はできる? - SAP Concur

参考)在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ https://www.nta.go.jp/publication/pamph/pdf/0020012-080.pdf

 

まとめ:

レンタルオフィス代、ワークスペースやコワーキングスペースの利用費用は、業務のために利用し領収書の提出が可能であれば、通常のオフィス経費と同様に経費精算することができます。これらは通常、従業員に対する給与とはならず、給与として課税されません。会社の経費となる場合、都度払い(ドロップイン)であれば会議費の勘定科目で、月額契約する場合の月額レンタル料は、地代家賃の勘定科目で経費精算します。これらの費用が、従業員に対する給与となってしまう場合もありますので、注意して処理するようにしましょう。

 

<著者プロフィール>

細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

  

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