経理・総務の豆知識
交通費精算に路線バスの領収書は必要？領収書の入手と精算方法
交通費を精算する際に、従業員も経理部門も迷いやすいのがバスの交通費です。特に、路線バスのように少額で、なおかつ領収書をもらうことが困難な場合はどうすればよいのでしょうか？この記事では、路線バスや高速バス、貸切バスの領収書のもらい方や、領収書がない場合の精算方法を解説します。
バスの交通費は領収書がないと経費精算できない？
一般的には、会社に交通費の精算を求める際は、経費精算書を作成し、支払った事実を証明するために領収書を添付しなければなりません。消費税法では、会社が支払った経費の内容を帳簿に記載するとともに、領収書など証明書類の保存が求められているためです。
では、路線バスの運賃のように、少額かつ領収書を入手することが困難な場合も、領収書は絶対必要なのでしょうか？
会社ごとに経費精算のルールは異なりますが、一般的に路線バスの運賃や電車代などは、経費精算書を記入することで精算が可能です。実際に、消費税法でも例外として、支払額が30,000円未満の場合や、それ以上でもやむを得ない理由がある場合は、その旨を帳簿に記載することで経費精算が可能だと認められています。
つまり、路線バスの運賃などの経費精算では、法律で必ず領収書が必要と決められているわけではありません。会社で経費精算のルールがどのように定められているかが、領収書の要不要のポイントとなります。
【種類別】バスの領収書のもらい方
会社のルールによっても異なりますが、バスの交通費を確実に経費精算するには、領収書をもらっておくと安心です。また、会社側も、経費精算のルール上領収書が必要な場合は、その旨や手続き方法を従業員に周知しておく必要があります。
ここからは、バスの種類別に領収書のもらい方を説明します。
- 路線バス
- 高速バス
- 貸切バス
高速バスや貸切バスは、路線バスに比べて金額が大きいため、基本的に領収書が必要となります。忘れずに手続きをおこないましょう。
路線バス
路線バスの領収書の発行方法は、バス会社によって異なります。車内で運転手に申請すればその場で発行してもらえる場合もありますが、営業所での発行発や後日バス会社からの郵送となる場合もあります。領収書が必要な場合は、バス会社の公式サイトで情報を確認するか、事前に問い合わせておくと安心です。
また、車内での発行に対応しているバス会社でも、混雑時などは発行が難しい場合もあります。車内で発行を依頼する場合は、運転手が落ち着いて対応できる始発前や終点での依頼がおすすめです。
高速バス
都市間を長距離で移動する高速バスでは、切符売り場の窓口や券売機で領収書の発行が可能です。窓口が設置されていないバス停から乗車する場合でも、車内で運転手や乗務員に申し出れば、その場で発行してもらえることがあります。窓口のないバス停から乗る場合でも、車内で運転手や乗務員に依頼すれば、発行できる場合があります。
また、インターネットで乗車券を購入した場合は予約画面上で、コンビニで発行した場合はコンビニの店舗で領収書の発行が可能です。領収書の発行方法がわからない場合や、車内対応の可否が知りたい場合は、バス会社の公式サイトで情報を確認するか、事前に問い合わせましょう。
貸切バス
運転手付きでバスをレンタルできる貸切バスでは、利用する旅行会社またはバス会社に依頼すれば、領収書の発行が可能です。当日だと対応が難しい場合もあるため、申し込みのタイミングで依頼しておきましょう。
また、交通費だけでなく、駐車場代や運転手の宿泊費、食事代などの雑費に関しても領収書を発行してもらえます。まとめ払いだけでなく、幹事による都度払いなど柔軟に対応してもらえる場合があるため、事前にバス会社や旅行会社に相談しておくと安心です。
バスの交通費を領収書なしで精算する方法
急な移動や混雑時など、状況やタイミングによっては、領収書をもらい損ねてしまうこともあるでしょう。
そのような場合でも、会社のルールによっては以下の方法で精算できることがあります。
- 出金伝票や交通費精算書で処理する
- ICカードの利用履歴を使用する
- 予約サイトの予約履歴を確認する
出金伝票や交通費精算書で処理する
路線バスなど少額利用の場合は、企業によっては出金伝票や交通精算書の提出のみで精算が可能です。出金伝票とは、企業が現金で支払いをおこなった際に作成する伝票のことです。一方、交通精算書とは、交通費を精算するための専用書類を指します。領収書がない場合、どちらを経費精算に使用するかは会社のルールによって異なります。
まずは経理部門の担当者に会社の規定を確認し、提出用の書類を受け取りましょう。
出金伝票・交通費精算書を作成する際の必須項目は以下のとおりです。
- 申請日
- 申請者の氏名
- 支払先
- 利用日
- 行先（区間）
- 経路
- 利用した交通機関と料金
また、社内規定によっては、移動の目的や訪問先の記載が必要な場合もあります。
ICカードの利用履歴を使用する
最近は切符ではなく、ICカードを利用して交通費を支払う方も多いでしょう。交通系ICカードは、利用した交通機関のエリア内の自動券売機などで、駅名や利用したバス事業者名が印字が可能です。
会社の規定によっては、このICカードの利用履歴が領収書の代わりとして認められることもあります。ただし、ICカードの利用履歴単体では交通費の用途がわかりにくいため、出金伝票や交通費精算書に添付して提出するのが一般的です。
予約サイトの予約履歴を確認する
高速バスの領収書をもらい忘れてしまった場合は、バス会社のサイトやメールで予約履歴が閲覧できないか確認しましょう。予約情報や利用金額の記録が残っていれば、領収書の代わりとして認められる場合があります。
ICカードの利用履歴同様、経理部に会社の規定を確認し、出金伝票や交通費精算と一緒に提出しましょう。
バスの交通費を経費申請する際の注意点
経費精算は、法人税や消費税の計算に関わるため、ルールに則って正しく手続きをおこなう必要があります。
バスの交通費を経費申請する際の主な注意点は以下のとおりです。
- 基本的に領収書の再発行はできない
- 必要な支払いのみ申請する
- 精算期限を守る
- 申告漏れに注意する
基本的に領収書の再発行はできない
二重計上など不正防止の観点から、基本的に領収書は1回の取引に対して1枚までの発行となっています。紛失などの理由で再発行はできないため、提出するまでなくさないよう注意しましょう。
ただし、高速バスや貸切バスであれば再発行してもらえる場合もあるため、バス会社に問い合わせてみるのも一つの手段です。
再発行が難しい場合は、3. バスの交通費を領収書なしで精算する方法 で説明した方法で対応してもらえないか経理担当者に確認しましょう。会社の規定によっては、予約サイトの履歴や支払い明細が領収書の代わりとして認められる場合があります。
必要な支払いのみ申請する
経費精算では、業務に必要な支出で会社負担となるものを申請します。経費として認められるものとそうでないものを把握し、必要な支払いのみを申請しましょう。
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これらは業務目的で発生した費用ではなく、会社の経費として認められないため申請しないようにしましょう。
また、ICカードの利用履歴を領収書の代用とする場合は、該当項目がわかるようラインマーカーで線を引くなどして提出しましょう。特に、仕事とプライベート両方で使用している場合は、私的利用と業務利用が混同しないよう注意が必要です。
精算期限を守る
精算期限を過ぎると処理が間に合わず、会計上のズレが生じる、経費として認められず個人負担（自腹）になるなどのリスクがあります。あらかじめ提出期限を確認し、早めの申請を心がけましょう。
領収書の発行期限はバス会社によって異なりますが、高速バスの場合は乗車日から1年以内が一般的です。また、ICカードを領収書代わりとする場合は、印字できる期間や件数にも注意する必要があります。
主要な交通系ICカードとして知られるSuica、PASMO、ICOCAは、26週間以内かつ指定日からさかのぼって最大100件の履歴を印字可能です。
参照：SF(電子マネー)利用履歴を確認／印字したい。 | モバイルSuica よくあるご質問：JR東日本
残高・利用履歴を確認する │ モバイルICOCA for Android
申告漏れに注意する
経費申告の金額や内容が事実と異なる場合、会計処理に支障が出るだけでなく、企業の信用にも関わります。悪質だと判断された場合、追徴課税や刑法上の罪に問われるリスクがあり、それは不正な経費申請をおこなった個人も同様です。
そのため経費申請では、ミスや不正な申請が起きないよう確実な仕組みづくりが重要となります。
特に、領収書などの貼付を不要とし、出金伝票や交通費精算書のみで精算をおこなうと不正受給やミスが起こりやすいです。原則、領収書の貼付を必須とし、路線バスの場合はICカードの利用履歴を必ず提出するなど、明確な規定を定めるとよいでしょう。
交通費精算をより楽に・正確に済ませるには？
経費精算は、税務上の要件や社内規定に沿って正確に処理する必要があります。仕組みづくりが不十分だと、申請する従業員と経理担当者双方の負担となるため注意が必要です。
交通費精算をより楽に・正確に済ませるためのポイントは以下のとおりです。
- 社内規定をきちんと定める
- 社員による「立て替え」の手間を減らす
- 経費精算を効率化システムを導入する
社内規定をきちんと定める
社内規定が明確でないと、申請ミスや不正受給を誘発する原因となります。手続きそのものや確認作業に必要以上に時間をとられることのないよう、社内規定を具体的に整備しましょう。
また、バスや電車などの交通費精算は、通勤や出張の定義に関わります。交通費を経費として申請できるかどうかで、その移動が私的なものなのか、業務上必要なものなのか判断されるためです。業務上必要な移動中に事故が発生した場合、労災の対象となることもあるため、こういった観点から社内規定の明確化は重要です。
以下のようにさまざまなシーンを想定して、明確で具体的な規定を策定しておきましょう。
- タクシー移動は業務上やむを得ない場合のみ利用可
- タクシー移動は初乗り料金2kmを超えてから○○円まで支給
- ICカード利用の場合履歴を必ず提出する
- 電車・バスは定期券区間の超過分のみ精算可能
社員による「立て替え」の手間を減らす
多くの企業では、交通費を事前に支給するのではなく、従業員がいったん自腹で支払い、後日精算する「立て替え」が一般的です。
例えば、出張した場合の立て替えの経費精算の流れは以下のとおりです。
- 交通費やホテルの宿泊費や交通費を従業員が支払い、その際に会社宛の領収証を入手しておく
- 立替経費精算書に支出先や立て替えた金額を記入し、領収証を添付して、会社の経理部門に提出
- 会社の経理部門が、金額の記載に誤りがないか、適切な出張命令に基づくものかをチェック
- 問題がなければ、立て替え分の金額を従業員に支払う
経費の支払いは給与と合わせておこなわれることもあれば、経費だけ別日に支払われることもあります。立て替えは、経費処理の簡略化や予算管理の柔軟性などの観点から、多くの企業で採用されています。
しかし、件数が多くなるほど、従業員や経理担当者に負担が大きくなる、見落としやミスが増える、領収書の紛失が高まるなどのデメリットもあるため注意が必要です。
精算ミスを防止しつつも、立て替えの仕組みを可能な限り簡素化することが求められます。
経費精算を効率化システムを導入する
交通費をはじめとする経費精算の効率化を図るには、専用システムの導入がおすすめです。従業員の負担軽減に加え、業務効率化による人件費の削減、虚偽申告・ミスの防止など、現場と企業全体にメリットがあります。
SAP Concurは、 クラウドを使用した経費精算、請求書管理、出張を自動化するシステムを提供しています。例えば、「ExpenseIt」ならモバイルアプリで領収書の読み取りが可能。外出先で撮影した領収書の写真をメールに添付して送信すれば、経費明細が簡単に作成できます。
また、「Concur Expense」なら、QRコード決済やホテル手配、タクシー配車などさまざまなサービスと連携することで、経費支出明細の自動取り込みが可能です。
製品に興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
基本的に、交通費を経費精算するには領収証が必要です。ただし、電車や路線バスの運賃のように少額かつ領収書をもらうことが困難な場合は、出金伝票や交通費精算書での処理が可能な場合もあります。会社によって規定が異なるため、事前に確認しておきましょう。
また、経費申告を正しくおこなうことは、会計上の処理だけでなく企業の信用にも関わる重要な問題です。虚偽申告やミスによる不正受給を防ぐためにも、社内規定を明確にし、確実な運用体制を整備しましょう。
