インボイス制度における領収書の役割と正しい書き方を解説

従来の「区分記載請求書」から「適格請求書」へと請求書の様式が変わるインボイス制度。2023年10月1日から開始となっていますが、これに伴い、領収書やレシートの扱いも変更になります。そのため、領収書やレシートの役割や正しい書き方を理解していないと、インボイス制度への対応が難しくなってしまうでしょう。本記事では、インボイス制度導入によって変わる領収書、レシートの役割と正しい書き方、注意点について解説します。経理担当者として、領収書、レシートの適切な管理、保存をするための参考にしてください。

インボイス制度の概要と適格簡易請求書の役割

インボイス制度の正式名称は、「適格請求書等保存方式」で、売手が買手に対し正確な消費税率、消費税額を伝えるための制度です。インボイス制度で使われる請求書を適格請求書と呼び、これまでの区分記載請求書の記載項目に、「登録番号」と「適用税率および消費税額等の記載」の2項目が追加されています。

※インボイス制度について詳しくは、「【インボイス制度 早わかりブログ】第1回「インボイス制度とは」|SAP Concur」をご覧ください。

適格請求書記載事項と適格簡易請求書記載事項の違い

インボイス制度では、インボイス(適格請求書)のほか、領収書やレシートも適格請求書の簡易版、適格簡易請求書として扱えます。適格請求書も適格簡易請求書も紙・電子データどちらでも発行可能です。ただし、記載しなければならない項目は異なります。
下図の通り、適格簡易請求書は記載すべき項目がやや簡略化されます。

適格簡易請求書の発行が可能な事業者

適格簡易請求書は誰でも発行できるわけではありません。次の6つの事業者に限定して発行が認められています。

  1. 小売業者
  2. 飲食店業者
  3. 写真業者
  4. 旅行業者
  5. タクシー業者
  6. 駐車場業者

インボイス制度における領収書、レシートの役割

企業において、領収書やレシートの役割はインボイス制度導入前後でも大きく変わるものではありません。今までの役割は次のとおりです。

  • 商品やサービスの購入の対価として金銭授受があったことの証明
  • すでに支払いが終了していることを証明することで二重請求や過払いの防止
  • 法人もしくは個人事業主が、税務調査があった際に売上金や経費があったことの証明
  • 社内の経費精算業務で内部不正を防止し、ガバナンス強化に役立てる

上記に加えてインボイス制度導入後は、複数税率でそれぞれの取引内容を詳細に記載するという役割が増えます。

適格簡易請求書の正しい書き方

自社で適格簡易請求書を発行する場合の正しい書き方について解説します。また、レシートの記載事項についても解説しますので、受領した際のチェックとしてご利用ください。

適格簡易請求書(領収書)の正しい書き方

適格簡易請求書(領収書)の決まったフォーマットはありません。必要事項さえ記載されていれば、これまで使用していた領収書をそのまま使っても問題ないでしょう。

  1. 領収書を発行した事業者の名称および登録番号の記載
    自社の企業名と課税事業者登録をした際に通知される登録番号を記載します。これまでの領収書を使用する場合には登録番号を記載する欄はありませんが、企業名の下やわかりやすい部分に記載すれば大丈夫です。
  2. 取引年月日
    これまでと変わらず取引を行った年月日を記載します。
  3. 取引内容
    これまでと変わらず但し書きに、商品名やサービス名もしくは、御品代としてなどと記載します。
  4. 消費税額8%と10%に分けて合計した金額および適用税率
    たとえば、消費税10%で価格1,000円の商品を3点(1,000円×3=3,000円)、消費税8%で価格500円の商品を6点(500円×6=3,000円)購入した場合、
    10%対象 3,000円
    8%対象 3,000円
    と記載します。
  5. 税率ごとの消費税額または適用税率
    上記の例では、10%対象商品の消費税額300円、8%対象商品の消費税額240円を記載します。なお、消費税額と適用税率はどちらか片方のみ記載しても問題ありません。
  6. 買手の事業者名もしくは個人名
    レシートでは、記載不要ですが、領収書の場合はこれまでと変わらず記載します。

適格簡易請求書(レシート)の正しい書き方

飲食店やスーパー、ドラッグストアなどの小売店でないと発行するケースはほとんどありません。ただ、利用して受領するケースは多いため、何が記載されていなければならないか知っておくことは必要でしょう。
ポイントは、次のとおりです。「取引内容」と「消費税額8%と10%に分けて合計した金額および適用税率」、「税率ごとの消費税額」の記載方法です。

  • 取引内容の記載
    レシートで消費税率が8%と10%の商品が混在している場合、8%の商品名の後に「※」のようにわかりやすいマークをつけ、欄外に「※は軽減税率8%適用商品」などと記載します。これが領収書でいう取引内容です。
  • 消費税額8%と10%に分けて合計した金額および適用税率と、税率ごとの消費税額の記載
    これらは「適用税率のみ記載」、「税率ごとの消費税額のみ記載」、「適用税率と消費税額の両方を記載」のどれでも問題ありません。

レシートも請求書同様、決まったフォーマットはないため、受領した際は必要事項が記載されているかどうかを確認してください。

適格簡易請求書を扱う際の注意点

適格簡易請求書を扱う際、もっとも注意しなければならないのは取引金額です。従来は取引価格が3万円未満であれば、領収書やレシートがなくても、帳簿へ記載すれば仕入税額控除の適用対象となっていました。
しかし、インボイス制度導入後は、3万円未満の取引であっても、適格簡易請求書がなければ仕入税額控除の対象外となってしまいます。
特に気をつけなければならないのは、Web上で商品、サービスを購入した場合やクレジットカードを使った決済です。ネットショップでも独自店舗では、適格簡易請求書に対応していない場合もありえるでしょう。また、クレジットカード決済でも、利用明細では適格簡易請求書の要件を満たしていないため、別途、領収書の請求をしなければなりません。

ただし、次の5項目に関しては、適格請求書や適格簡易請求書の発行が難しいとして、交付義務が免除されているため、領収書やレシートがなくても仕入税額控除の対象となります。

  1. バス、鉄道、船舶など公共交通機関の運賃(3万円未満)
  2. 卸売市場での生鮮食料品などを購入した際の料金
  3. 農業協同組合、漁業協同組合、森林組合などに委託された農林水産物を購入した際の料金
  4. 自動販売機、自動サービス機(自動両替機、コインロッカー、コインランドリー、自動写真撮影機、自動改札機など)で商品の購入およびサービスの利用をした際の料金(3万円未満)
  5. 郵便切手のみを対価とする郵便・貨物サービス

ただし、電子帳簿保存法では、デジタル明細があれば上の項目以外でも、3万円以下の領収書は不要というルールがあります。インボイス制度導入後に取り扱いルールがどのようになるのかは不透明です。
※電子帳簿保存法について詳しくは「インボイス制度の導入と電子帳簿保存法改正が与える請求書業務への影響を解説」もご覧ください。

インボイス制度導入後の領収書やレシート管理は社員への周知も重要

領収書、レシートも適格簡易請求書として、インボイス制度にかかわる重要な請求書となるため、特に経理担当者は、新しくなった記載方法についてしっかりと把握しておく必要があります。
また、もうひとつの重要なポイントは社員への周知です。インボイス制度に対応していない領収書、レシートをそれとわからないまま受領してしまうと、仕入税額控除の対象となりません。事前に場を設けて周知の徹底をしておく必要があります。
特に3万円未満の取引についてこれまでは領収書、レシートがなくても対応可能でしたが、インボイス制度導入後は、必ず領収書、レシートが必要です。この点に関してもしっかりと周知しトラブルを未然に防げるようにしておきましょう。

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