中堅・中小企業
ITを活用する働き方改革とは？推進のメリットや成功事例を解説
政府が2018年7月6日に交付した「働き方改革関連法」は、労働者にとって働きやすい社会や環境を構築する目的で設置されました。更に、その実現のために労働基準法、労働安全衛生法、労働契約法、労働者派遣法などの関連法案が、翌年2019年4月1日より順次施行されています。企業には「時間外労働の上限規制」や「有給休暇の消化義務の遵守」、「同一労働同一賃金の実現」、「健康診断やストレスチェックの実施による衛生管理の強化」などが求められています。ただ法案の内容が広範囲に及んでいることから、特に中小企業でのリソース不足などで十分な対応ができていないケースも少なくありません。
そこで今回は、改めて働き方改革の概要を理解したうえで、実施のメリットやポイント、成功事例などをお伝えします。ITツールを活用した働き方改革の実現を目指す中小企業担当者の方はぜひ、参考にしてください。
働き方改革とは？
働き方改革とは、労働者個々の事情に対応し、多様で柔軟な働き方を労働者自身で選択できるようにするものです。少子高齢化による生産年齢人口の減少、育児や介護と仕事の両立が困難などといった問題を解消し、労働者がより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。
働き方改革が注目される理由
働き方改革が注目を集める理由は何点か考えられますが、なかでも大きいのは少子高齢化です。
国立社会保障・人口問題研究所の発表によると日本の将来推計人口（令和5年推計）は、2056年に1億人を割り9,965万人（出生中位推計）になると推測しています。
また、出生低位推計であれば、1億人を割るのは2070年(8,024万人)だと発表しています。これに合わせ総務省が発表した労働力調査（2022年）において、15～64歳の労働力人口も5,975万人で前年（2021年）から6万人減少しています。
今後、人口減少が確実な中でこれまでと変わらぬ成長を続けていくには、従来の働き方を大きく変え、多様な労働者が活躍できる社会としなければなりません。その手段として働き方改革が大きな注目を集めているのです。
参照：日本の将来推計人口（令和5年推計）―令和3（2021）～52（2070）年―｜国立社会保障・人口問題研究所
労働力調査（基本集計）2022年（令和4年）平均結果の概要｜総務省統計局
働き方改革の実現に向けて企業が果たすべき役割
では、働き方改革の実現に向けて企業は何を行うべきでしょうか。企業が取り組むべきは、まず働き方改革関連法の遵守です。そしてそれ以外にも果たすべき役割として、ワークライフバランスの実現、長時間労働の抑制、非正規労働者の保護などの推進が挙げられます。
具体的には、「在宅勤務」や「短時間勤務制度」、「フレックスタイム制度」など個々の事情に応じて継続的に働ける仕組みの構築が求められます。また、正規、非正規など異なる雇用形態の労働者も能力で評価することで、格差を解消する取り組みも必須です。
このように多様な人材が自身の事情や希望に応じて働けるようになれば、働き方改革の実現に向けて前進できるでしょう。
働き方改革を実施するメリット
働き方改革の実施と推進により得られる企業側、従業員側双方の主なメリットは次のとおりです。
企業側が得られる主なメリット
- 離職率の低下
これまで介護や育児などで退職せざるをえなかった従業員が、在宅勤務や時短勤務などの導入で退職せずに働けるようになるため、離職率の低下が期待できます。企業にとって欠かせない従業員を失うリスク低下とともに、新たな従業員の雇用や育成にかかる手間やコスト削減といったメリットが得られるでしょう。
- 生産性の向上
長時間労働の是正を実現させることで、従業員の過労やストレスが溜まりにくくなり業務のパフォーマンス向上に期待できます。また、多様な働き方による働き手の増加や効率化への取り組みが行われるようになり、生産性向上への期待も高まるでしょう。
従業員側が得られるメリット
- ワークライフバランスの実現
育児や介護などで仕事を諦める必要がなくなるため、仕事とプライベート両方を大切にでき、生活全体が充実したものになるでしょう。また、プライベートに時間を割けることで、健康づくりや心身を落ち着かせることも可能なため、より良い生活リズムも取れるようになり健康促進などにつながります。
- モチベーション向上
ワークライフバランスの実現は業務に対するモチベーション向上にも大きな効果を発揮します。また、労働時間や雇用形態に関わらず実績に応じて評価されようになることで、すべての従業員のモチベーション向上が期待できるでしょう。
働き方改革を実施するポイント
企業側、労働者側双方にさまざまなメリットをもたらす働き方改革ですが、どのように取り組めばよいかわからないといったケースも少なくありません。ここでは、適切に働き方改革を実施するためのポイントを解説します。
働き方改革関連法案の把握
働き方改革を実施するということは、時間外労働上限規制や割増賃金率引上などの法規定を遵守できる職場環境や仕組みを考案していくことです。そのためには、まずは働き方改革関連法を把握し、企業が果たすべき役割や罰則について広く理解しなければなりません。
働き方改革に必要な予算の確認
従業員増員にかかるコストや、後述するITツール導入にかかるコストが発生します。かけたコストは離職率の低下や生産性の向上などによって回収が見込めますが、一時的にキャッシュフローが悪化する懸念があります。働き方改革に必要な予算を確認し、規模に応じた予算計画の立案を行います。
既存業務の見直し
長時間労働を是正するには、トップからの号令だけでは実現しません。これまでの業務を見直し無駄な業務や連携がうまくとれていない業務の改善が必須です。既存業務の洗い出し、可視化を進め問題点の発見、改善を実施します。
ITツール導入の検討
業務プロセス改善の過程で効率化を図るためのITツール導入も働き方改革の実現に欠かせないポイントのひとつです。具体的には営業管理、顧客管理、経理、労務管理などの管理業務へのITツール導入により、大幅な効率化が可能になります。
特に電子帳簿保存法の改正やインボイス制度導入に対応するには経理関連のツール導入が必須といえます。請求書処理、経費精算業務が効率化されれば経理部門だけではなく、営業や販売などさまざまな部署の効率化につながるため、迅速な導入が必要です。
また在宅勤務やモバイルワークなど多様な働き方を実現するために必要なクラウドサービスの導入もあわせて検討する必要があるでしょう。
助成金の活用
人材の雇用やITツールの導入、オフィス設備の改善など働き方改革の実現には、どうしてもコストが発生してしまいます。そこで、例えば厚生労働省では、労働時間の縮減や年次有給休暇取得の促進に向けた環境整備にかかる費用の一部を助成する「働き方改革推進支援助成金」を実施しています。
また、生産性向上のための設備投資にかかる費用の一部を助成する「業務改善助成金」も実施していますので、これらの助成金活用も検討しましょう。
働き方改革の成功事例
働き方改革といっても、何をどう取り組むか悩む企業も少なくないことでしょう。実際に働き方改革に取り組み、成功した企業事例をいくつか紹介します。どの企業も目標を設定し、それを実現するためにシステム導入や環境整備などの取り組みを行っています。
株式会社ジャクエツ
幼児保育の教材教具の企画・製造などを手掛ける株式会社ジャクエツ（以下同社）。同社では、各拠点にいる営業サポート職のメンバーが紙ベースで経費精算や請求書処理業務を行っていましたが、本来の営業サポートに注力できる環境構築を目指し、経費精算システムの導入を進めました。
システム導入と同時に経理業務を本社に集約し、小口現金の廃止やペーパーレスの推進なども行い、効率化を実現しています。
詳しくは、「SAP Concurを活用し、小口現金を廃止。営業拠点67ヵ所での働き方を改革」をご覧ください。
光洋機械産業株式会社
プラント関係の大型産業機器の製造・販売や仮設設備、コンベヤ・搬送事業をコアに日本のもの作りを支える光洋機械産業株式会社。プラントへの長期出張などで仮払いが多く、その領収書処理に加え、請求書も原本と申請書の紙ベースで、手作業による事務が経理を圧迫していました。
Concur® Expense Standard と Concur Invoice Standard導入後、電子帳簿保存法への対応ができ業務工数が約2分の1になるど大幅な削減を実現しています。
詳しくは「電帳法の知見、対応に信頼のある SAP® Concur® で 業務効率化とデジタル化の推進を目指し、 領収書と請求書の処理工数を約1/2に圧縮」をご覧ください。
株式会社 TMJ
CX デザイン、BPO デザイン、コールセンター、事務代行などを手掛ける株式会社TMJ（以下同社）。同社では、紙ベースでの運用であった経費精算業務の効率化とテレワーク導入を目指し、システム導入を進めました。
システム導入により、紙で確認をする、ファイリングをするといった業務のための出社がなくなり、経理業務効率化とテレワーク促進が実現しています。
詳しくは「テレワーク推進・ペーパーレス化の実現にConcur Expenseを導入 経費精算に関する紙は実質ゼロへ」をご覧ください。
働き方改革を実現させるにはITツールの活用が大きなポイント
働き方改革とは、労働者個々の事情に対応し、多様で柔軟な働き方を自身で選択できるようにするものです。2019年4月1日には関連法案の一部が施行されたものの、特に中小企業においてはどのように対応すればよいかわからず、いまだに働き方改革に十分な取り組みが進んでいないケースも珍しくありません。
働き方改革を実施し、成功させるにはいくつかのポイントがあります。働き方改革関連法案の把握はもちろんですが、それを実現するために重要となるのが、既存業務の見直しとITツールの活用です。
既存の業務プロセスに無駄な部分はないか、手作業が多く業務が滞っていないかなどを見直し、ITツールの導入を含め適切な改善により労働時間の削減が実現します。特に効果的なのは経理業務へのITツール導入です。
ここ数年、改正電子帳簿保存法やインボイス制度導入など経理業務の煩雑化が進み担当者の負担も大幅に増大しています。そのため、法改正や新制度導入に対応したITツールの導入は働き方改革の実現に欠かせません。
そこでおすすめしたいのが、2024年の改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したコンカーの請求書管理システム「Concur Invoice Standard」」や経費精算システム「Concur Expense Standard」です。経理業務の負担を軽減し、働き方改革の実現にも大きく貢献します。働き方改革の実現にITツール導入をご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。