電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保管期間は?- e文書法/電子帳簿保存法に関する質問

e文書法/電子帳簿保存法に関して、よく聞かれる質問とその回答をまとめました。紙の領収書や請求書を電子化した後、そのデータを保管しなければいけない期間はどうなるのか?紙とデータでは取り扱いが違うのか?について説明します。

質問:電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保管期間は?

回答:紙の領収書や請求書を電子化した後は、最低年1回以上、定期検査を行い、紙の原本を破棄することが求められています。すなわち、電子化した後の紙の書類の保存期間は1年以内となります。


領収書・請求書の電子化を進める最大の目的の1つは、紙の原本の保管及び関連コストの削減です。これらのコストの削減は、領収書・請求書の電子化及び、定期検査の後に紙の原本を廃棄することで実現可能となります。定期検査は、法的要件では最低年1回実施する必要があるため、年に1回は廃棄することができます。したがって、電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保存期間は、1年以内となります。

一方、「電子化後のデータ」の書類の保存期間については、どうなるでしょうか。データでの書類の保存期間は、「電子化しない場合の紙」の書類の保存期間と同様になります。

「電子化しない場合の紙」の書類の保存期間については、通常は7年間(欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間)となっています。したがって、電子化する場合の電子化後のデータの書類の保存期間についても、通常は7年間(欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間)となります。

定期検査については、電子帳簿保存法はこう活用する!領収書電子化ガイド 第5回「紙の領収書を廃棄するための定期検査はどうすればいい?」をご確認ください。

書類の保管期間に関する詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。

電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド

対応要件から実際の実務ポイントまでをわかりやすく解説

<プロフィール>

細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士

2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

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