経理・総務の豆知識
電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保管期間は？- e文書法/電子帳簿保存法に関する質問
e文書法/電子帳簿保存法に関して、よく聞かれる質問とその回答をまとめました。紙の領収書や請求書を電子化した後、そのデータを保管しなければいけない期間はどうなるのか？紙とデータでは取り扱いが違うのか？について説明します。
質問：電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保管期間は？
回答：紙の領収書や請求書を電子化した後は、最低年1回以上、定期検査を行い、紙の原本を破棄することが求められています。すなわち、電子化した後の紙の書類の保存期間は1年以内となります。
領収書・請求書の電子化を進める最大の目的の1つは、紙の原本の保管及び関連コストの削減です。これらのコストの削減は、領収書・請求書の電子化及び、定期検査の後に紙の原本を廃棄することで実現可能となります。定期検査は、法的要件では最低年1回実施する必要があるため、年に1回は廃棄することができます。したがって、電子化した後の紙の領収書や請求書などの書類の保存期間は、1年以内となります。
一方、「電子化後のデータ」の書類の保存期間については、どうなるでしょうか。データでの書類の保存期間は、「電子化しない場合の紙」の書類の保存期間と同様になります。
「電子化しない場合の紙」の書類の保存期間については、通常は7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間）となっています。したがって、電子化する場合の電子化後のデータの書類の保存期間についても、通常は7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間）となります。
定期検査については、電子帳簿保存法はこう活用する！領収書電子化ガイド 第5回「紙の領収書を廃棄するための定期検査はどうすればいい？」をご確認ください。
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
書類の保管期間に関する詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する！領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。
＜プロフィール＞
細田 聖子（ほそだ せいこ） 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。