電子帳簿保存法・インボイス制度
2024年1月施行の改正電子帳簿保存法に対応するには？改正ポイントをわかりやすく解説
2024年1月に改正電子帳簿保存法の施行が決定しました。ITの進化に対応するために電子帳簿保存法の改正が続いていますが、改正のスピードが早く、現場が対応できていない、もしくは改正を把握できていないケースも少なくありません。
例えば、すでに電子取引の電子データ保存は義務化されています。2023年末までは宥恕（ゆうじょ）期間として紙保存も一部認められていましたが、2024年からは新たな猶予措置が整備されます。具体的にどのような対応が必要になるのでしょうか。今回は、電子帳簿保存法の概要に触れたうえで、2024年1月施行の改正電子帳簿保存法の変更ポイントや対応方法についてお伝えします。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、仕訳帳や総勘定元帳、売上台帳のほか、請求書、領収書などの税務関係帳簿書類を電子データとして保存できるようにするための法律です。経理のデジタル化を推進し、財務・経理業務の効率化、担当者の負担軽減などを目的として1998年に制定され、その後何度かの改正を経て現在に至っています。
近年は社会全体でIT化が進んでいます。企業の業務も例外ではなく、経理部門でも電子化が急速に普及しています。しかし一方で、さまざまな理由で紙保存を継続している企業は少なくありません。ただ、2022年1月の施行では、電子化推進のために要件が大幅に緩和されたと同時に、電子取引データの電子化が義務化されましたので、法令上は紙保存縮小に進みつつあるのが現実です。
その方向性をさらに加速させるのが、2024年に施行される改正と言えます。これまでの動きに加え、2024年1月施行の改正電子帳簿保存法ではどのような点が変更になるのでしょうか。変更点を把握したうえで、電子化対応システムの導入やそれに伴う業務改善を行わなければなりません。
特に電子化対応システムの導入に関しては、2023年10月1日からインボイス制度が施行されることを考慮しなければなりません。インボイスは、紙の請求書や領収書以外に電子インボイス（デジタルインボイス）での提供も可能です。電子取引により電子データで受領したインボイスについても、電子帳簿保存法に準じた保存が必要なため、早急な対応が求められています。
これまでの改正電子帳簿保存法について、より詳しくは「2022年1月施行、電子帳簿保存法の改正点のポイントを解説」「電子保存の義務化とは？電子帳簿保存法の概要や保存法、タイムスタンプ要件を解説」をご覧ください。
改正電子帳簿保存法の変更ポイント
2024年1月から施行される改正電子帳簿保存法の主な変更ポイントは次のとおりです。
スキャナ保存の要件
スキャナ保存の要件での変更点は次の3点です。
- 解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要に
- 入力者等情報の確認要件が不要に
- 帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定（一般書類は相互関連性の確保不要）
全体として緩和が進んでおり、スキャナ保存が適用しやすくなっています。
なお、重要書類とは請求書や領収書などの資金や物流に直結した書類のことで、一般書類とは、例えば見積書や入庫報告書のように資金や物流に直結しない書類のことです。
電子データ保存取引義務化の要件
- 検索機能の全てを不要とする措置の対象者が拡大
電子データ保存において「検索機能」は本来必要な要件ですが、これまで一部の事業者はそれが不要とされていました。その対象者の範囲が次のように拡大されます。
・基準期間（2課税年度前）の売上高が「5,000万円以下」の保存義務者（これまでは「1,000万円以下」の保存義務者）
・電子取引データをプリントアウトした書面を「取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」
- 電子データ保存について、新たな猶予措置が整備
令和4年（2022年）度税制改正で措置された「宥恕措置」は適用期限（2023年12月31日）で廃止です。2024年1月からは次の2つの要件をいずれも満たしているものに限り「猶予措置」が認められます。
1.保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署が相当の理由があると認める場合
2.税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」、その電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合
上記を満たしていれば、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データのままでの保存が可能です。ただし、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに加え、電子取引データについても「ダウンロードの求め」にも応じる必要があります。
また、「1.」の要件については、相当な理由が認められない場合もあるため、自社の状況と照らし合わせた判断が必要です。さらに、処理件数が多い事業者が「2.」の要件を満たすためには、常にデータを整理しておかなければならず、かえって手間が増すかもしれません。そのため、処理件数が多い事業者は、原則検索要件の適用をおすすめします。
「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の範囲見直し
「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の適用を受ける場合、優良な電子帳簿として作成しなければならない帳簿の範囲が、申告所得税･法人税について次のように見直されます。
従来：仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿（すべての青色関係帳簿）
改正後：仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿（一部の青色関係帳簿※）
※一部とは、売上帳、仕入帳、経費帳、賃金台帳、売掛帳、買掛帳など
改正電子帳簿保存法に対応するには
改正電子帳簿保存法に対応するには、次の2点が重要となります。
改正点の把握
改正電子帳簿保存法に対応するには、当然ながら改正点の把握が欠かせません。変更されることで業務をどのように変える必要があるのか、そのままでよいのかを判断するためにも、必ず改正点の把握が必要です。そのうえで、業務やシステムに変更が必要かどうかを判断して、準備・対応を行います。
ITツールの活用
電子帳簿保存法に対応した経費精算ツールや請求書管理ツールなどを活用することで、スムーズに対応することが可能です。既存のITツールがあったとしても、改正電子帳簿保存法に対応していないかもしれません。対応していない場合は更新や改修によって対応が可能なのかどうか、確認しましょう。
特に請求書管理については、2023年10月より導入されたインボイス制度にも対応しているかの確認が必須です。
また、新たに電子化に対応する場合も、既存の業務フローを可視化させ、どのようなITツールが最適かを確認し、そのうえで適切に導入を進めていく必要があります。導入したものの、「使いにくい」「改正電子帳簿保存法に対応していなかった」などの事態に陥らないように注意しましょう。
適切なITツールの導入後は、迅速にオンボーディングを進め、電子化を前提とした業務フローに変更することをお勧めします。例えば電子帳簿保存法に対応した経費精算ツールであれば、紙での経費申請フローに基づいてオンライン上での申請フローを構築できます。問題がなければ、そのフローにあわせて周辺業務の体制も見直しましょう。
ITツール導入後にかえって業務が煩雑にならないよう、テストを行いながら業務フローを調整し、共有することが重要です。
改正電子帳簿保存法に対応するにはITツールの活用がポイント
2024年1月施行の改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存と電子データ保存取引の要件緩和のほか、2022年度の法改正で設定された宥恕措置の廃止が決まっています。ITツール導入に関しては、比較検討や導入期間が必要なため、今すぐにでも準備に着手することが望まれます。また、2023年10月からはインボイス制度が施行されました。電子インボイスへの対応もあわせて検討するといいでしょう。
改正電子帳簿保存法に対応するには、改正点の把握も重要ですが、それ以上にITツール導入による業務のデジタル化が欠かせません。これまでに導入を進めていたとしても、改正電子帳簿保存法に対応できるのか、帳簿や書類の電子化を前提とした業務フローになっているかは早急に確認しておきましょう。
そこでおすすめしたいのが、インボイスはもちろん、2024年の改正電子帳簿保存法にも対応したコンカーの請求書管理システム「Concur Invoice」です。業務の負担を軽減し、帳簿や書類の電子化を効率的に行うためのサポートを実現します。インボイス制度や改正電子帳簿保存法対応をご検討の際は、お気軽にお問い合わせください。
Concur Expense、Concur Invoice
2024年改正について、詳しくはこちらのホワイトペーパーもご参照ください。
令和5年度税制改正対応版 電子帳簿保存法対応についてすぐわかるebook