経費精算で、領収書を自分で加筆修正してもいい?- 経費に関する意外と知らないFAQ

経費精算に関してよく聞かれる質問とその回答をまとめたブログシリーズ、今回は領収書への加筆修正がテーマです。経費精算の際、もらった領収書に不備不足があったことはありませんか?そんな場合、自分で加筆修正してもいいのでしょうか?そもそも、領収書にはどういった内容が必要で、どのような領収書であれば、経費精算できるのでしょうか?


質問:

経費精算で、領収書を自分で加筆修正してもいいのでしょうか?


回答:

基本的には、領収書は発行側(お店側)が作成・記入・修正することになっています。受領側で加筆修正することは控えた方がいいでしょう。また、領収書の内容が全て記載されてないからといって、経費精算ができないということにはなりません。重要な内容が記入されていれば、金額が大きくなければ問題ないことが多いでしょう。

 

解説:

まず、領収書とは一体何なのか、領収書にはどういった内容が必要になのかというところからみていきましょう。領収書には、以下の5つの内容が必要だとされています。

  1. 宛名
  2. 発行者
  3. 日付(年月日)
  4. 金額
  5. 内容(但し書き)

宛名とは、受領する側の名前のことで、通常、自分の会社の名前が入ります。 発行者とは、領収書を発行する側の名前のことで、品物を買ったお店の名前やサービスを受けたお店の名前が入ります。日付は、通常、金銭を支払った日で、金額はその金額になります。また、内容は「但し書き」とも言われており、「但し、飲食代として」などのような内容が入ります。但し書きも、通常受領する側が加筆修正できません。


領収書とは、そもそも発行者のみが記入できるもの

領収書とは、そもそも発行者のみが記入できるものです。発行者とは、領収書を発行してくれたお店側、金銭の受領側ということになります。そのため、領収書の修正も発行側が行うのが原則となっています。修正する際には、二重線を引き、訂正印を押すなどの処理が必要になります。そのため、内容に不備がある場合には、発行者であるお店側で加筆修正してもらうのが原則です。自分で加筆修正することは控えた方がいいでしょう。

「宛名」が空欄の領収書でも、通常は経費精算をすることが可能です。領収書だけでなく、レシートも経費精算の際の証拠の書類になりますが、レシートには通常、宛名は書かれていません。したがって、宛名のない領収書でも経費精算することができると考えられます。

通常、発行者が空欄になっていることはあまり考えられませんが、「発行者」の名前は常に必要な項目です。「日付」と「金額」も必要な項目です。日付は、月日だけでなく、必ず年も記入してもらうようにしましょう。最後に「内容」ですが、内容の記載がなくても、通常は経費精算できます。発行者であるお店の名前から内容を推測することもできますし、通常は申告をする側がこれは文具代ですとか、これは飲食代ですという説明を加えるので経費として精算することができるでしょう。

しかし、これらは金額が大きい経費を精算する際には当てはまりません。金額が大きい場合には、宛名や内容も含め、すべて記載してある領収書をもらうのが一番いいでしょう。金額が小さいときには問題にならなかったことも、金額が大きい場合には、リスクになることがあります。一番のリスクは、税務調査の際に指摘を受けるリスクです。税務調査では、やはり金額の大きな経費は、金額の小さな経費いより調査の対象になりやすいと考えるべきでしょう。このように、領収書の宛名や内容などの各項目は発行する側が記載するのが通常であり、領収書を受領する側が加筆修正するものではありません。

また、税務調査では、「日付」と「金額」は特に注目されるとも言われています。金額が重要であるのは言うまでもありませんが、日付が重要である理由は、今年度の経費なのか前年度の経費なのかで、会社が支払う税金の金額が変わってくることもあるからです。

参考)税務調査とは?一体どんなことをするの?準備は何が必要?
 

加筆修正を自分で行った場合のリスクは?

では、加筆修正を自分で行ってしまった場合はどうなるのでしょうか。日付や金額などの重要な項目を自分で加筆修正してしまった場合、やはり税務調査で指摘を受けるリスクが考えられます。税務調査においては、筆跡の調査が行われる場合もあるようです。頻繁に自分で加筆修正していた場合、同じ筆跡の領収書が異なる発行者の名前で複数存在するなどといったことが起こりえるため、問題になるでしょう。

このように、領収書の加筆修正は、税務調査の際に問題となるリスクが存在します。最悪の場合には、領収書の不備の金額分が経費として認められず、修正申告が必要となる場合もあります。また、そもそも不備のある領収書は、経理部門の大きな負担となりますので、経費精算の際には、重要事項が記入された領収書をもらうようにしましょう。

不備のある領収書のリスクを減らすには、経費の発生源からデータで受領してしまうことが一番です。2020年10月に施行される税制改正では、キャッシュレス決済における利用明細があれば領収書の受領・保管が不要になります。領収書の受領がそもそも不要になれば、領収書の書式の心配も不要となり、従業員や経理の負担も削減されますね!SAP Concur のソリューションでぜひ新方式での運用をご検討ください。

 

<著者プロフィール>

細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

  

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