飲食費精算とは？その対象や処理方法、電子帳簿保存法対応について
飲食費には、会社の経費にすることができるものがあります。その場合、飲食費を経費精算しなければなりません。また、「飲食費」のほかに、「接待飲食費」や「交際費」と呼ばれるものがあります。以下では、飲食費とは何か、飲食費精算の対象や処理方法、また、電子帳簿保存法対応についてみていきましょう。
そもそも飲食費とはどんなもの？何が含まれるのか？
そもそも、「飲食費」とは何でしょうか。飲食費は、「接待飲食費」とも呼ばれます。接待飲食費を会社の経費とし、税法上の損金とするためには決まりがあるため、法人税法において「接待飲食費」の範囲を規定しています。接待飲食費とは、「交際費等のうち、飲食その他これに類する行為のために要する費用（社内飲食費を除く。）」と定められています。
つまり、接待飲食費とは、交際費等のうちの飲食に関するものから、「社内飲食費（社内での食事や打ち上げ、飲み会など）」を除いて、なおかつ、領収書があり、飲食の内容（参加した人、飲食の年月日等）が明らかなものです。また、会社によって勘定科目は異なりますが、通常、法人税法における「接待飲食費」を、会社の経理においては、「飲食費」や「接待飲食費」などの勘定科目で処理していることが多いでしょう。
具体的には、以下のものが含まれます。
- 取引先を接待した場合の飲食に関わる費用
- 取引先接待の飲食に関わるサービス料、テーブルチャージ料
- 取引先接待の飲食をするために使用した場所に支払う費用
- 取引先接待の飲食後に飲食店から持ち帰る品物（お土産）の費用
電子帳簿保存法の対応が必要な経費は何か？
電子帳簿保存法に対応した場合、電子的にもらった領収書と紙でもらった領収書では対応が異なってきます。領収書でも、昨今ではインターネット上で購入した商品の領収書をWebサイトからPDFファイルで入手できるケースが増えてきました。
PDFファイルは、「電子領収書」と呼ばれ、電子帳簿保存法においては、原則として、そのままPDFファイルの状態で保存しなければなりません。これは、領収書をWebサイトからPDFで入手する場合などが該当しますが、飲食費においては、あまり例がないかもしれません。
一方、紙で受領した領収書は、スキャン、或いはスマートフォンで撮影するなどし、領収書を電子化する処理が必要になります。飲食費において対応が必要な紙の領収書には、飲食店でもらった食事代の領収書などがあります。
領収書電子化で重要となる「適正事務処理要件」とは
飲食費の領収書を電子化する際には、どのようなルールがあるでしょうか。領収書を電子化するにあたり、不正がおこらないような社内規程を策定しなければなりません。領収書の電子化を進めるための社内規程は「適正事務処理要件」に基づき策定する必要があります。
適正事務処理要件とは、平成27年度の政令改正で規制緩和された要件に変わり、新たに盛り込まれた要件です。「適正事務処理要件に基づく社内規程」を整備し、その規程に沿って領収書の電子化の各事務処理を行うことと規定されています。適正事務処理要件は、3つの項目「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止」が あります。
飲食費などの領収書電子化のルールの詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する！領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。
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＜プロフィール＞
細田 聖子（ほそだ せいこ） 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。
（執筆：細田聖子）