導入事例
イベントレポート：Rebuild ! - 中堅中小×新・ワークスタイル - テレワークを実現するバックオフィスの新しい働き方 -
Rebuild ! - 中堅中小×新・ワークスタイル
- テレワークを実現するバックオフィスの新しい働き方 -
SAP CONCUR FUSION EXCHANGE 2020 JAPAN オンラインイベントが開催
2020年7月21日、「Rebuild ! - 中堅中小×新・ワークスタイル - テレワークを実現するバックオフィスの新しい働き方 -」をテーマにしたオンラインイベントが開催されました。コロナ禍によって在宅勤務・テレワークを実施せざるを得ない状況が続く中、紙に依存したバックオフィスの業務改革はあらゆる企業にとって喫緊の課題になっています。今回のオンラインイベントでは「中堅中小企業のバックオフィス業務改革」に焦点を当てたセミナーセッションが行われました。
ニューノーマル時代に必要なイノベーション。立ちはだかる業務課題をSAP Concurが解決
イベント冒頭の特別講演には予防医学研究者・医学博士の石川善樹氏が「フルライフ - 新しい日常で変わる社会と個人と会社のあり方」と題した講演を行いました。
コロナ禍によるニューノーマルな時代が到来する中、石川氏は「環境が激変する今の時代を乗り切るには、イノベーティブであり続けなければならない」と話します。そのうえで「イノベーションを起こすには『直観・大局観・論理』という思考のバランスをとりながら仕事を進めていくことが大切だ」と訴えました。
「コロナ禍によって社会・個人・会社のあり方が大きく変わりつつある今、企業には『改善的イノベーション』よりも『革新的イノベーション』が求められています。革新的イノベーションを起こすには、知識や経験が豊富なベテランとカッティングエッジな若手を組み合わせた少人数チームが最適です。新しい日常においてベテランと若手による少人数チームがディープワーク（複雑かつ困難な課題）に立ち向かうためにも、企業はデジタルトランスフォーメーションをさらに推進していく必要があります」（石川氏）
続いて行われた基調講演には、コンカー代表取締役社長の三村真宗、コマーシャル営業本部 部長の川縁啓介が登壇。「デジタルで変えるバックオフィス部門の新しい働き方 - 紙神話から抜け出す方法とは -」をテーマに講演を行いました。
基調講演の前半は、三村からコンカーが2020年6月にオンラインで実施した「アフターコロナの働き方調査」の結果が発表されました。それによると、テレワークの実施状況について大企業と中堅中小企業の間に大きな差があるとともに、中堅中小企業の多くがテレワーク実施時の業務に課題を抱えている現実が浮き彫りになりました。
調査結果では『資料作成』『商談』といったフロント業務に比べ、『契約書処理』『請求書受領』『経費精算』といったバックオフィス業務をテレワークで実施できなかったとする企業が目立ちました。そうしたバックオフィス業務の多くは紙書類や承認に押印が必要な業務プロセスであり、これらがテレワークを活用するうえでの障壁になっています。しかし実際にペーパーレス化を進めているのは企業の半数程度に過ぎず、従来の慣習や社内規定上の問題といった内部要因がペーパーレス化を阻んでいることも分かりました。
「ビジネスパーソンの大半は、経費精算や押印という従来からの慣習の廃止を強く望んでいます。ニューノーマル時代の新しい働き方のためにも、今まさに商習慣を再構築することが求められていると言えるでしょう」（三村）
基調講演の後半は川縁が、中堅中小企業のテレワーク実現に向けた業務改善のうち「領収書・請求書業務のデジタル化」をテーマに講演を行いました。これまでは紙ベースで行われてきた領収書・請求書業務は現在、デジタル管理によるペーパーレスオペレーションへと移行しつつあるところです。
「Concur Invoiceには、紙の請求書を画像化してタイムスタンプを付与する機能をはじめ、規定のチェックから承認・分析、請求書の保管という一連の業務をすべてデジタル化する機能が備わっています。また、Concur Expenseは電子帳簿保存法に対応したe文書機能を搭載しており、すでに国内346社が導入しています。AIで経費の自動入力を実現する『ExpenseIt』機能、法人カードやICカード、スマホ決済アプリとの連携によるキャッシュレス経費精算機能といった新機能も続々と実装され、まもなくデジタルデータですべての処理が完結するオペレーションが実現されようとしています」（川縁）
また、最後には業界最安標準となる月額29,000円からという Concur Expense Standardの新料金体系についても説明がありました。
コンカーで始めるバックオフィス業務のペーパーレス化
特別講演、基調講演に続いて行われたコンカーセッションでは、コンカー コマーシャル営業本部 SMB営業部 部長の間 大之、管理部 ファイナンス＆アカウンティング マネージャーの古川紗和子が「SAP Concurではじめる経理・財務のテレワーク - 働き方格差をなくすバックオフィスのペーパーレス化 -」と題した対談形式の講演を行いました。
コンカーは、当然のことながら自社製品を使用して経費精算や請求書処理の業務を行っています。そのためコロナ禍によって在宅勤務に切り替わった際、経費精算や請求書処理を担当する経理部門の社員も、完全テレワークへとスムーズに移行することができました。
「Concur Expenseを使えば領収書原本がなくても経費精算処理ができるし、ワークフロー機能を使えばわざわざ出社して承認するという作業は不要です。在宅勤務中でも経費精算ができないとか、予定通りに経費精算の支払いがされないのではないかとった心配はありません」（間）
「請求書はもともと7割が紙の請求書でしたが、在宅勤務に切り替わったのを機に郵送で届いていた紙の請求書を電子データで受領できるように取引先へ依頼し、現在は紙の請求書が約3割まで減りました。電子データの請求書をConcur Invoiceに入れれば、あとはConcur Invoiceのワークフロー機能で承認処理を行うため、すべてシステム上で完結します。承認印を押さなくてもシステム上に承認証跡が残るので、内部統制面でも有益です」（古川）
このように在宅勤務・テレワークを実施するには、システムを使って経費精算・請求書処理業務をデジタル化することが有効になります。さらにシステムを運用しながら電子帳簿保存法を適用すると、経理だけでなく全社員の生産性・働き方が変わると言います。
「電子帳簿保存法を申請すると紙保管が不要になってペーパーレス化をさらに推進できますが、適用しない場合でも過去の請求内容確認や監査対応などの際に請求書をすぐに検索できるという利便性があります」（古川）
「コンカー製品には監査ルールという制御機能があり、経費精算レポートや請求書処理レポート作成時に不正や不備データを自動検知するなどガバナンスを強化することができます。また、Intelligenceという分析ツールを使えば、経費が社内ルールに則して使われているのかを確認することも可能です」（間）
コンカー製品導入企業による最新事例を紹介
続いて、コンカー製品の導入企業による事例講演では、サッカーJ1リーグチーム「大分トリニータ」の運営会社である株式会社大分フットボールクラブ 経営企画部 部長の河野真之氏が登壇し、同社の導入事例を紹介しました。大分フットボールクラブでは従来、Excelを使って申請書を作成し、それを印刷して紙ベースで承認処理を行って経理部門に回すという経費精算業務を行っていました。そうした煩雑な経理部門の業務を効率化や間接費管理業務の省力化を図るため、同社は承認プロセスのワークフローから会計ソフト連携、支払いまでを一元管理・運用可能なシステムの導入を検討。そこで選ばれたのがConcur ExpenseとConcur Invoiceであり、2020年4月から運用を開始しています。
「コンカー製品は導入が容易であり、Jリーグ特有の勘定科目体系にも対応できることから採用することに決めました。導入後はシステム上で経費承認のワークフローを回せるようになったほか、規程チェックが自動化され、経理部門の管理業務が大きく軽減されました。また、モバイルアプリを使って領収書を撮影し、出張や遠征先からでも隙間の時間を使って経費精算申請・承認できるようになり、経費精算の負担を減らして本業に集中できるという効果も得られています」（河野氏）
続いて、一般財団法人日本気象協会 管理本部 財務部 財務管理課長の若原麻紀氏が登壇しました。日本気象協会では、2007年に運用を開始した経費精算システムのサポート終了期限が迫る中、新しい経費精算システムへのリプレースを検討しました。従来のシステムは他システムとのデータ連携が不十分であり、セキュリティ対策やモバイル対応の面でも課題がありました。そこで申請者と経理部門の負担を軽減し、経費精算処理を効率化できるConcur ExpenseとConcur Invoiceを導入。2019年3月に運用を開始しました。
「コンカー製品は、ユーザーインターフェイスが直感的で操作性が容易であり、タイムスタンプ機能を標準装備するなど電子帳簿保存法に対応したことが決め手となり、導入しました。導入後は申請者・承認者・経理部門の負担を軽減し、隙間時間を利用した経費精算が可能になるなど、事務の省力化に大きく寄与しています。2020年4月には原則テレワークに切り替えましたが、コンカー製品を導入していたため、経費精算や請求支払処理のために出社は抑えることができました」（若原氏）
オンラインイベントの最後には、コンカー 戦略事業推進室 室長／フェローの船越洋明による「キャッシュレス＝ペーパーレスへ！ 令和2年度税制改正で領収書受領が不要に！」と題したアンコールセッション（再放送）も行われました。
そして、2020年9月8日からは、SAP CONCUR FUSION EXCHANGE 2020 JAPANの第三弾が7日間にわたって開催されます。基調講演を始めコンカーの製品セッション、スポンサーのセッション、外部連携パートナーのセッションなど約100セッションを用意。経理財務部門の皆様のニーズに合わせた盛りだくさんのコンテンツをお届けします。ぜひご期待ください！！
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