市光工業様事例:Concur 導入で、紙に依存した経費精算業務を刷新。海外出張の多い社員や、経理部の労力が激減し、働き方改革を前進

モバイルで経費精算の申請・承認がいつでも可能となり、出張者の経費精算の遅延が激減。
また全社員の規程チェックや日当計算に追われていた経理部門の業務も大きく削減。
社員の働き方を改善することができました

市光工業株式会社 業務システム統括部 部長 ラムカイウィング氏

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市光工業株式会社(以下、市光工業)は1903年創業。自動車用電装品(ランプ類)、バックミラー、自動車用品・開発用品などを製造するメーカーである。近年は電力消費、環境対応を意識し、LEDを活用した技術のリーダーシップを取っている。1987年に米国に進出、続いて台湾や東南アジアに拠点を設立するなど、早くから海外に進出してきた。近年はグローバル化をさらに進め、海外売上比率も高く、経営や開発の世界標準化に積極的に取り組んでいる。

紙ベースの経費精算のため、海外出張者の経費精算の遅延や経理部門の疲弊などの問題が発生

近年、着々と経営のグローバル化を進める市光工業にとって、社内のシステムを世界標準で効率化することは、経営強化に欠かせない要件である。 そうした中で、課題になっていたのが経費精算の非効率、負担の大きさだった。
「従来のシステムは、紙や印鑑の使用が前提で、それがさまざまな問題につながっていました」と、同社の業務システム統括部 部長のラムカイウィング氏は振り返る。
通常の経費精算は次のような手順だった。社員は、既存のワークフローシステムを使って金額などを入力したものをプリントアウトし、必要な領収書を添付してから、上長へ提出・押印してもらう。一方、経理部はワークフローシステム上で承認したうえでSAP転記用のファイルを外部ベンダーに依頼し作成、SAP ERPシステムへのデータ入力を行っていた。
起こっていた問題は次のようなものである。まず部内承認は印鑑での押印が必須であるため、社員は帰社し、上長に押印してもらわないと申請ができない。特に海外担当者は、規程上、帰国するまで申請ができなかった。逆に上長が出張などで不在の場合も、経費精算は滞る。また、海外・国内問わず出張者が多いことから、記入漏れやミスで差戻す場合には、電話などで本人と連絡を取り対応しなくてはならなかった。そして紙ベースの作業であったため、経理はデータ確認や、規程に従った申請になっているかなどのチェックをすべて目視で行わなければならなかった。特に日当は、日当起算開始日などをチェックするなど、チェック工数が多い上、人事規程に精通したに精通した専門の経理担当者を立てる必要があった。とはいえ、目視では確認しきれないミスも発生する。間違えて不必要な日当を付け支払ってしまった場合、後から返金してもらうことは難しい。経理がチェックの最終関門ということもあり、こうした煩雑で膨大な業務に追われ、経理担当者が疲弊してしまうという問題も生じていた。

経費精算の業務の効率化と Concur の発展性、将来性により採用を決定

そこで、市光工業は経費精算システムの刷新をめざし、Concur Expense を含め複数の製品を検討した。「コンカーの方に説明を受けただけでなく、Concur を実際に使われている弊社取引先企業の方にデモをしてもらいました。ユーザーから直接お話を聞くことで弊社内の活用イメージが明確になり、この製品で間違いないと決意も固まりました」。
Concur はクラウド上で申請・承認が完結できるため、社員が経費精算のために帰社したり、上司の帰社を待つ必要がなくなる。また事前に経費規程を設定しておけばチェックも自動化できる。さらに業務効率化に加え、多言語・多通貨対応といったグローバル標準、SAPとの統合、オープンプラットフォームで実現する外部サービス連携、改正電子帳簿保存法による領収書の電子化対応など、発展性、将来性にも注目し、Concur の採用に至った。

業務変更せず必要に応じて導入後にチューニング。その結果2カ月半の短期導入が実現

市光工業では、Concur の導入を決めてから稼働までわずか2カ月半しかなかった。「ワークフローを含めた当社のシステム全般の保守契約が切れる時期が迫っており、それに合わせて Concur 導入を完了させる必要がありました」。
短期での導入を可能にするため、実現すべきポイントを絞り込んだ。今回の導入ではワークフローと経費タイプの精査をメインとし、経費規程は変更せずに規程チェックを強化する方向で進めた。Concur はクラウドシステムであるため、導入後でも柔軟に設定を変更することが可能である。実状に合わせたチューニングは導入後に行うことにした。「現状の業務を変えずに導入をしたことが、無理なく短期導入を実現できたポイントだと思います。Concur の導入チームには非常に手際よく作業を進めていただけました。システム設定自体は2カ月。導入までの期間も、トレーニングの準備期間などを除くと2カ月半で完了しました」。

入力・規程チェックの自動化で経費精算作業が激減出張者、経理部門の働き方改革が前進

導入後の効果は、期待を裏切らないものだった。まずペーパーワークが激減した。例えば出張の場合、これまで社員はExcel上で入力して印刷した紙を精算書と合わせて経理に提出していたが、Concur ではデータ入力だけで済むため、紙での作業が不要になった。また上長の承認を得る場合は、印刷した精算書に押印してもらい、経理に出す必要があったが、Concur では、PCやスマートフォンなどのモバイル機器から申請・承認が可能なので、社員、上司ともに、経費精算のために帰社してから作業するといった時間ロスがなくなり、迅速、柔軟に手続きができるようになった。
「コーポレートカードとの連携も採用しました。使用履歴がConcur に反映され、経費精算に使えるため、経費精算申請が非常に楽になりました。また、ジョルダン経路検索や交通系ICカードの取り込みも利用し、データ入力作業の削減を徹底しています」。
 こうして Concur によって経費精算業務の電子承認プロセスが確立されたことで、経理業務も大幅に効率化され、遅延がなくなった。規程チェックの自動化も非常に効果的だ。「Concur の経費精算レポートに、経費タイプをもとに領収書の要・不要を自動的に表示するようにしたため、申請する社員側のミスも減り、経理実務においてもチェック工数が激減しました。さらに一番の課題となっていた日当計算も自動化できており、専任の担当者も不要です。また、一定の金額を超えた経費精算の場合、事前申請と紐づけしないと精算できないルールを設定したことで、ガバナンスの向上にもつながっています」。経費精算の効率化は社員、経理部門の働き方改革の一助となっている。
Concur の活用は軌道に乗って、現在の利用件数は月間1200件におよぶ。それに伴い、今後の期待も大きくなっている。第一にConcur Travel の利用だ。Concur Travel を使えば出張規程に沿ったホテル・飛行機の手配が可能となり、経費発生時点からガバナンスを強化することができる。海外出張の多い市光工業では、出張経費の管理全体がより透明化されると考えられる。第二に、App Center の利用だ。App Center は、Concur が提供する外部サービス連携で、タクシー、レストラン、出張旅費コンサルティングなどの提供企業と連携できるものだ。出張の多い同社では利用価値が大きいという。Concur は将来の可能性は大きく、利便性はさらに広がると期待している。

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