経理・総務の豆知識
立替金と仮払金の違いとは？それぞれの勘定科目について説明！
「立替金」と「仮払金」は、どちらも、会社の経理において使用される勘定科目です。どちらも、会社の「資産」として分類され、会社が「一時的に支払う」という点で共通しています。それでは、立替金と仮払金の違いとは、一体何でしょうか。以下では、これらの違いと勘定項目について、みていきましょう。
立替金とはどんなもの？
立替金とは、「会社内外に関わらず、従業員や取引先等が負担すべき金銭を、会社が一時的に立て替えたときに処理する勘定科目」であると定義されています。
つまり、立替金とは、会社が金銭を立て替えた時に、その金額を記録するための勘定科目であるといえます。また、立て替えた金銭のやり取りは一時的なものであり、将来的には立替分を回収するため、「貸付金」とは区別され、利息が付かないとされています。金銭を立て替える期間が長期になる場合、貸付金とされてしまう場合もあります。そのため、金銭の立て替えが、「一時的」である、という点がポイントとなってくるでしょう。
立替金の勘定科目に含まれるもの
具体的には、以下のものが含まれます。
- 本来、役員や従業員が自分で支払うべき私的なお金を会社が立て替えた場合
- 本来、取引先が負担すべき配送料などを会社が立て替えた場合
- 従業員が支払うべき雇用保険料などを会社が立て替えた場合 など
仮払金とはどんなもの？
仮払金とは、「会社の経費として使用される予定であるものの、その経費の勘定科目や金額がまだ決定していない金銭を会社が支払った場合、それらが確定するまで、一時的に使用する勘定科目」であると定義されています。
つまり、会社の経費となることが予想されてはいるものの、何の経費になるのか、また、金額がいくらになるか決まっていないような場合に使用される勘定科目であると言えるでしょう。立替金が会社の経費にならないのに対して、仮払金は会社の経費となることが見込まれているものであると言えます。
また、立替金は、費用が発生した「後」に処理するため、その金額が決定しているのに対して、仮払金は費用が発生する「前」であり、その金額が決定していないものであるとも言えるでしょう。
仮払金の勘定科目に含まれるもの
具体的には、以下のものが含まれます。
- 従業員が出張する際、出張前に出張費用に充当するために会社が従業員に現金を支給した場合
- 取引先との食事をする際、その費用が会社の交際費として経費処理されることを前提に、事前にある程度の金銭を会社が従業員に渡しておく場合
- 交際費が認められている役員などに対し、その用途は未定であるが、会社の経費となることが予測される金額を前もって渡しておく場合 など
上記の通り、仮払金は、従業員などが会社の経費を立て替える際に発生します。主に、従業員が経費を立て替える場合の金銭的負担を減らすために、先に会社が一時払いするものであるということが言えるでしょう。
「立替金」と「仮払金」の共通点と異なる点について、まとめてみましょう。
立替金と仮払金の共通点
共通点は、以下の通りです。
- どちらも、「勘定科目」の名称です。
- どちらも、会社の「資産」に計上されるという点で共通しています。
- どちらも、「会社が」支払うという点で共通しています。
- どちらも、会社が「一時的に」支払うという点で共通しています。
立替金と仮払金の違い
異なる点は、以下の通りです。
- 立替金は、会社の経費ではありませんが、仮払金は、会社の経費となることが見込まれているといえます。
- したがって、一般的に、立替金は、会社の経費に振り替えられることはないですが、仮払金は、会社の経費に振り替えられることが想定されています。
- 立替金は、対象となる費用の金額が分かった「後」で立て替えますが、仮払金は、対象となる費用の金額が分かる「前」に、概算で金額を支払う場合が多いでしょう。
- そのため、立替金は金額が確定した「後」に、仮払金は、費用となる金額が確定する「前」に出てくる勘定科目であるということができます。
立替金と仮払金の具体的な例
例えば、出張費用に充当するため、出張前に会社が従業員に現金10万円を支払った場合を考えてみます。現金を支払った時に、10万円は「仮払金」として計上されます。出張から戻った後、従業員は、交通費6万円と宿泊費3万円の合計9万円の経費精算をするため、残りの1万円を会社に返金しました。
しかし、交通費6万円のうち、1万円分は私的に使用したタクシー代だったとします。この場合、交通費5万円と宿泊費3万円は、それぞれ「仮払金」から経費に振り替えられますが、私的に使用したタクシー代の1万円分は、会社の経費とはならないため、従業員が自分で支払うべき私的なお金を会社が立て替えた場合に該当し、「立替金」として会社に計上されます。
仮払金を無くすことで経費精算の手間を省く近道
仮払金は経理部門の負担を大きくします。例えば、仮払金を支給するというプロセスは、数十人以上となると、それだけの現金を準備したり、口座振込をしたりなど、管理が煩雑となり経理部門の手間や時間がかかってしまいます。
仮払金を無くすことで、経費精算を効率化し、経理部門の作業負担を軽減することが可能です。
- Suica, PASMOなどの交通系ICカードの利用
外出の多い営業担当者などが一番使う交通手段は電車です。会社専用のオートチャージ式のSuica、PASMOを従業員に支給すれば、会社口座から自動で引落されるので、仮払金を支払う手間を省くことができます。 - コーポレートカードの利用
遠距離の出張などの多い営業担当者などには、会社口座から引き落としされるコーポレートカードを支給することをお勧めします。ホテル代や新幹線代など、金額の高い経費でも従業員の負担もなく、また経理部門での仮払金の処理も不要です。 - Concur Expenseなどの経費精算・管理システムの利用
交通系ICカードやコーポレートカードを会社口座から自動で引き落とされるのは不安と感じる企業もいるでしょう。
そういう場合は、交通系ICカードやコーポレートカードとデータ連携する経費精算・管理システムの導入がおすすめです。Concur Expenseであれば、交通系ICカードやコーポレートカードの利用明細と連携。経費規程違反もConcur Expense上で自動チェックするため、不正経費の申請を防止することが可能です。また、会計システムとの連携もできるため、経費精算処理の経理部門の負担を軽減することができます。
以上、立替金と仮払金の違いを知り、会社の経理や経費精算に生かしていきましょう。
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※この記事は2019年4月に公開した内容を更新したものです。
コンカーの経費精算システムを詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
＜プロフィール＞
細田 聖子（ほそだ せいこ） 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。
（執筆：細田聖子）
