ゼネラルビジネス SAP Concur ユーザーコミュニティ〜第３回 意見交換会　開催レポート〜

2023年3月に第１回を開催した「ゼネラルビジネス SAP Concur ユーザーコミュニティ」。コンカーからの情報提供だけでなく、コロナ禍で難しくなっていたユーザー様同士の情報交換・繋がりを作っていただける場として開催してまいりました。

第３回は、過去２回と同様、お客様同士のネットワーキングの時間を設定させていただいたほか、3社の方々に「キャッシュレス」をテーマに自社状況を事例としてご紹介いただきました。また、ディスカッションの時間を多めに設け、インボイス制度対応のご状況や分析ツール（BIツール）活用状況についても情報共有していただきました。
大盛況だった当日の模様をご紹介いたします！

法人カードをうまく活用して「キャッシュレス」

―――それではキャッシュレスの事例についてご紹介いただきます。

キャッシュレスの手段の一つとして「法人カード」をどう活用するかということがあると思いますので、本日はその辺りを聞いていきたいと思います。

【事例発表いただいた企業のご状況】

（Concur Expense：経費精算、Concur Invoice：請求書管理、Intelligent Audit：監査サービス）

―――法人カードの利用だと、会社決済型、個人決済型どちらかでご利用されていることが多いと思います。また、社員全員が使うのか、限定しているのかなども各社それぞれかなと思いますが、どのようなご状況でしょうか？

A社：会社決済型ですね。契約社員も含めて、全社員に配布しています。

B社：うちも会社決済型です。一部部署ではマネージャー職以上ですが、ほぼ全社員に配布しています。

C社：会社決済型で、正社員のみが持っています。

 

―――なるほど、みなさんご状況が異なりますね。法人カードを活用し、キャッシュレス決済でSAP Concurに利用データを連携させると、入力の手間やミスが削減されるので、業務効率化が図れますが、一方でまだ取り組まれていないお客様もいらっしゃいます。どのようにカード利用を進めたかを教えていただけますか？

 

B社：では弊社から。社員の、海外出張も含む旅費の立替精算の負担が多大きいということで総務が主導で検討を進めました。月に100万円を超えるような経費精算もあったので・・・。それでも、航空券はまとめて取得していたのですが、細々した旅費で結構な金額になってしまいます。

A社：弊社もそうですね。社員によって数十万円〜100万円を超えるような立替があり、検討することになりました。

 

―――不動産業ということで、現金の残る業務もあるのではないかと思います。使い分けという点でデメリットを感じられたりということもあるのではと思いますが、どうでしょうか？

 

A社：印紙は現金でしか支払いができないので、そういうものは確かに現金払いになりますね。ただ、運用を分けなければいけないというデメリットより、メリットの方が大きいと思っています。これは弊社の運用上の事情ですが、まだ紙の領収書も提出してもらう運用にしているんですね。紙は複製できてしまいますが、法人カードでの精算だと、1明細と、1つの紙（PDF）が紐づくので、複製ができない。不正が起きにくいという点が特にメリットだと思います。

C社：検討のきっかけは2社とほぼ同じです。またA社さんがおっしゃっていた不正が起きにくいというのも同意見です。ミスの防止も含め、とても役にたつと思います。

―――社内への展開、という部分についてお伺いします。個人カードを使っていれば個人にポイントがつくのに法人カードにするとそれがなくなる、会社決済型なのに精算してこない社員がいるのではないか・・・などの理由で、法人カード導入までの社内調整が大変というお客様もいらっしゃいますが、いかがでしたか？

 

C社：反対意見はあまりなかったですね。法人カードの利用を推奨していますが、個人カード・現金での精算もOKにしているので、それもあるかもしれません。会社決済型なので経費精算をしない社員には声がけする、などはしています。最終手段として、法人カードの上限金額を下げるなど手段を取ることも、ごく稀ですが、あります。

B社：ポイントの件は、心の中で思っている社員はいたかもしれませんが（笑）、表立っての話はなかったですね。弊社は個人決済型ですが、それでも精算を溜めてしまう社員もいますが、本人や上司へのリマインドで解決できています。

A社：弊社も、ポイントの話にはなりませんでした。精算を溜めてしまった場合には、上司を含めて状況のレポートを配信することもあります。

 

―――先ほどから少し導入メリットについてもお話しいただいておりますが、不正の抑止という点以外でのメリットはありますか？

 

B社：小口現金・仮払いがほとんどなくなったことですね。高額の支払いには法人カード、それ以外でカードが使えない場所（本社付近の100円ショップではカードが使えないんですよ）では個人立替、その両立でやれています。

A社：営業社員、特に若手社員が接待の立替をすることが多く、高額になることもあったのですが、それがなくなったのがメリットですね！ほとんどの社員が東京本社におり、小口現金は少しだけありますが、立替が難しい場合に限っていて、数はかなり減りました。

C社：精算を滞納している社員がいても、それがレポートで見れることですね。カード会社から来る利用明細と経費精算状況を見ればすぐわかります。現金での精算はほどんどなしにしているので、だいぶ経費の状況が可視化されるようになりました。

 

―――それぞれの企業様で運用の仕方は違うものの、みなさん「キャッシュレス決済」にメリットを感じていただいているようですね！
それではここから、参加の皆さんのご質問にも答えたいと思います。

★弊社は現在SAP Concur導入中で、法人カードも検討しております。私的利用の精算をきちんとしない社員が出てきてしまうかもというのがネックになっているのですが、誓約書をとるとか、そういうことはしていらっしゃいますか？

A社：誓約書まではしていませんが、3ヶ月以上遅れるということは今までありません。

B社：同じく誓約書はないですね。雇用契約書に、会社の規律を守ることという旨の記載はあるので、それで担保できていると思っています。

C社：以前は署名・捺印をやっていたのですが、中途入社が多くなってきて、取りやめました。正しい運用をすること、というような項目に、システム上で、チェックボックスにチェックを入れてもらう形で進めています。

 

★法人カードは導入しているのですが、利用用途を絞った運用に変更しようとしています。用途を絞る、などのルールがあれば教えてください。

C社：業務活動に関連する支出なのかは上司がみて、妥当性を判断することになっていますので、上司決裁が通っていれば経理としては基本OKです。明らかに金額が大きく、支払い先が通常と違うかなと思うものはレポートで抽出したりもしています。

B社：弊社も妥当性を見るのは部門上司で、経理では見ていません。使用用途も限定していないです。

A社；ほぼ2社と同じです。妥当性は申請の過程で確かめる運用にしています。ただ、間違って私的利用をしてしまった従業員がいたときに、一度カード会社へは会社から支払うので、従業員から返金してもらったり経費の消し込みが発生したり、そういうちょっとズボラなといいますか（笑）、従業員がいることで発生する作業がやっぱりありますね。

 

―――ご質問いただいた皆様、ありがとうございます。

お話を聞いていて、ただ法人カードを連携させるだけではなく、可視化のレポートなどでリアルな状況を把握するというのが共通した工夫点かなと思いました。それではこれで、事例紹介のセッションは完了させていただき、次のアジェンダに移りたいと思います！3社の皆様ありがとうございました！

インボイス制度に関する情報共有

さて、事例紹介の後は、インボイス制度の対応が始まったばかりでどのように各社対応されたのかを共有いただく、ディスカッションの時間を設けさせていただきました。

ディスカッションのテーマとしては事前にヒアリングさせていただいた

―――

インボイス制度施行後の法人カードの利用について

ユーザーにどこまで、どう周知したか

経理としてのお困りごと

事業者登録番号の照合をどうしているのか

―――

など、その他その場でざっくばらんにさまざまなことを共有いただきました。

BIツール（分析レポート）の活用のポイントとは？

コンカーのビジネスインテリジェンス製品担当から活用のポイントをご説明させていただいた後、改めてディスカッションの時間を設けさせていただきました。

まずご紹介させていただいたのは「アクションにつながるレポートを抽出することの重要性」です。システムの導入効果を最大化させるには、改善サイクルを回すことが必要不可欠。日々SAP Concurに蓄積されていくデータから、自社ではどのようなことを達成したいのか、改革テーマに沿った抽出をすることで、データに基づく改善ポイントを明らかにすることができ、最適なアクションを計画・実行することができます。

当日は、改革テーマに合わせた例もご紹介させていただきました。

次にご紹介したのは「ジャーニーマップ」です。まずは使ってみる、という段階なのか、より良い活用をしたいのか、各社状況が違う中で、コンカーとしてご支援できることをご紹介させていただきました。

コンカーのユーザー様向けポータルサイトには、どういう分析ができるのかといった、事例集もございます。イベントでは「重複チェックレポート」についてご案内しました。

さて、ここからはBIレポートに関してもディスカッションを行いました。

取り組み状況や、こういうことがしたいけどできないか？うちではこんなことをしている！など、こちらのセッションでも参加企業様同士で大きく話が盛り上がりました！

第３回を終えて

１年間、３回に分けて開催をさせていただきました。毎回参加企業が増え、今回初めてご参加いただいた企業様にも有益な時間となったのではないかと思います。
アンケートをご用意し、お話を伺いましたが、来年も参加したいというお声が多く、大変励みになりました。アンケートの満足度は100%！より良い会にしていくためのフィードバックもたくさんいただいたので、ぜひ来年はそういったお声も生かし、活動していきたいと思っております。

 

ご参加くださった皆様、本当にありがとうございました！また、2023年は残念ながら予定が合わなかった企業の皆様も、2024年の開催時、心よりお待ちしております。ぜひ会場でお会いしましょう！