出張経費規程とは？作成目的や平均相場を解説

出張の手配や帰社後の経費精算は、非常に手間がかかるものです。出張の多い企業では、経理部での作業にも人手が必要となるため、この部分を効率化したいと思っている経費担当者も多いでしょう。
そこで役に立つのが出張経費規程です。出張経費規程は出張の際に必要な交通費や宿泊費などについての規程で、経理処理の基準になります。
しかし、中小規模企業では規程を作成していないところも少なくないようです。それでも、一度作成すれば出張に関する経費処理作業を大きく削減でき、そのメリットを感じられることでしょう。

本記事では、出張経費規程の概要や目的、相場、作成方法などを解説します。

出張経費規程とは

出張経費規程とは、出張費を精算する際の基準となる規程です。出張経費規程を作成しておけば、出張に関する経理処理もその規程に従えばよいので、作業を大幅に効率化できます。出張の多い企業では、あらかじめ出張経費規程を用意しておくと便利です。

特に出張経費規程の内容や数値を法律などで定められていないため、社内で規定することができます。

出張経費とは

出張経費規程で計算する「出張経費」とは、企業が出張する従業員に支払う経費をまとめたものです。内容は次の2つに分かれます。

• 旅費交通費

出張の際に必要な移動費、宿泊代、食事代などの旅費と、自宅から会社までの通勤や業務上必要であった移動にかかった移動費である交通費を合わせたもの。

• 手当

出張の日当。

これらは両方とも出張経費として経費処理が可能です。ただし、上記のうち「食事代」は経費としない企業もあるようです。

出張経費規程は就業規則の一部

出張経費規程は原則として全従業員に適用されます。そのため就業規則の一部として扱われ、労働基準法への準拠が必要です。

就業規則は、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の2つに分かれます。うち出張経費規程は相対的必要記載事項にあてはまるものです。作成した出張経費規程は就業規則に明記し、労働基準法の規程に則って全従業員に周知徹底する必要があります。

出張経費規程の目的やメリット

出張経費規程を作成・整備する目的やメリットは大きく分けて3つあります。

出張に関する経費の基準を作成する

出張経費規程を作成することで、支給する金額を標準化できます。

職位によって金額に差はありますが、固定支給額や上限金額を設定することで出張者ごとに使う経費の金額が異なるという不公平をなくすことができます。また、高額な経費請求を防ぐことも可能です。

さらに基準を作成することで経理の作業の手間も省けるので、経理部門の業務効率化になります。

節税対策になる

出張旅費規程を作成することは、企業にとっても従業員にとっても節税になります。

企業にとっては、出張経費規程を作成することで、旅費交通費だけでなく出張日当も経費に算入できます。それによって、これらの経費を非課税にすることが可能です。

また従業員にとっても、受け取る出張手当が非課税所得となります。その部分には、所得税と住民税がかかりません。

従業員の安全管理にも効果がある

出張経費規程は、企業が一定の旅費交通費を負担することを定めています。従業員が移動手段や宿の金額を負担する必要がないので、想定外の事態に直面したときは、多少の費用がかかっても安全で適切な移動手段、宿の利用を促します。これによってトラブルやリスクを避け、従業員の安全を確保することができます。

また、出張経費規程のなかには緊急時の対応も規定されます。内容は次のようなものです。

• 国内外を問わず、出張先で交通事故や災害などにあった場合の対処法
• 海外出張でトラブルが生じたときの現地の相談先や自社の連絡窓口、対処法

これによって予想外のトラブルに対する対処がしやすくなり、出張中の従業員の安全の確保につながります。

出張時の安全配慮については「安全配慮義務とは？義務の範囲や罰則、具体的な解決策をわかりやすく解説」もご覧ください。

出張経費規程の相場

出張経費には、旅費交通費と出張手当の2つがあります。どちらも金額は各社で自由に決めることができますが、一般的な相場があります。相場を大きく超えると経費として非課税扱いにすることができない可能性もありますので、注意が必要です。

精算方法には、次の2通りがあります。

• 固定費を支給する場合
• 実費精算する場合

実費精算の場合は、あらかじめ上限金額が決まっている場合が多いです。

旅費交通費の相場

旅費交通費は「出張旅費」「出張経費」ともいいます。内容は宿泊費と交通費に分かれます。

• 宿泊費

固定費でも実費精算でも、予算としては国内出張で1万円前後が相場です。役職のない社員は8,000～9,000円程度が目安です。課長クラスではそれより1,000円程度増加したりすることがあります。

• 交通費

企業により固定費か実費精算かは異なりますが、対象となるのは次のようなものです。

・出張先と自宅もしくは自社との往復にかかる費用
・出張先での移動で使用する交通機関の費用

長距離移動では、座席のグレードによって価格が変わります。多くの企業では、役員クラスはグレードの高い席を利用可能です。

出張経費の相場について詳細は「出張費とは？相場を見たうえで節約のポイントを解説～次世代経理を目指す～」をご覧ください。

出張手当の相場

手当の相場は出張する従業員の役職によっても異なります。役職が上になると手当も高くなるものです。
国内出張の場合、1日当たりの出張手当相場は2,000～3,000円程度です。役職が上がれば相場は上がりますが、差額は最大で1,000円程度になります。

出張経費規程の作成方法

出張経費規程に特定の作成形式はありません。経費精算システムやツールと一緒にテンプレートの提供や作成ポートを提供しているベンダーもいます。できるだけ簡単に作成したい場合は、そういったシステム・ツールを活用するといいでしょう。

作成した出張経費規程は、就業規則とあわせて所管の労働基準監督署に提出しなければなりません。また、株式会社の場合は、作成した規定を株主総会で承認を得る必要があります。

出張経費規程の記載項目

• 出張経費規程作成の目的

社命により出張する場合のルールであること、就業規則に基づいていること、など

• 出張経費規程の対象範囲

すべての従業員を対象とする、など

• 出張の定義

最低何キロメートル以上の移動を必要とする、など

• 旅費交通費の金額・内訳

精算方法、上限額、役職により異なる上限金額、など

• 宿泊費の金額

精算方法、上限額、役職により異なる上限金額、など

• 日当の金額

役職により異なる金額の設定など

• 国内・海外別など行き先による注意事項

海外出張に関する注意事項、行き先ごとの個別の注意事項、など

• 緊急時の対応

国内外で交通事故、災害、テロにあった場合、また海外でトラブル（ケガ・病気・通信障害等）にあった場合、など

• ポイントやマイルの取扱い

出張経費で貯まるポイントやマイルはどう精算するか、など

作成時の注意点

• 対象はすべての従業員

出張旅費規程は、正社員に限らず、パートや派遣も含めて全従業員が対象となります。

• 作成後は周知が必要

就業規則の一部であり、全従業員が対象となるもののため、周知することが必要です。

• 余裕が必要

設定金額や対応には、想定外の事態に対応できるような余裕を持たせておきます。

• 金額は定期的に見直す

宿泊費の相場は変動が激しいものです。また、旅費交通費も月や年により変動する場合があります。そのため、上限金額や固定金額は定期的に見直す必要があります。

• ポイントやマイルの取扱いに注意

経費で発生したポイントやマイルは、基本的に会社に属します。しかし取扱いは企業により異なり、従業員が利用できる企業もあります。そのため自社での取扱いを決めておきましょう。

また、従業員が経費立替時に個人のポイントやマイルを利用した場合は、ポイントやマイルも現金同様に立替分として請求できます。

出張経費規程作成とITツール導入で出張関連業務を大きく効率化できる

出張経費規程を作成することで、出張に関わる経費精算の手間を大きく省くことが可能です。さらに高額な出張経費請求を防ぎ、節税や適切な従業員の安全管理にも効果があります。出張旅費規程を最初に作成するときには少し手間がかかりますが、それ以上のメリットがあるといえるでしょう。

出張経費規程の作成自体に多くのメリットがありますが、出張管理システムを導入することで、さらに業務を効率化できます。システム上で手続きができるので出張中でも経費申請・承認が可能なうえ、出張中のトラブルにも対応しやすくなるからです。

出張管理システムには、SAP Concurの出張管理システム「Concur Travel」がおすすめです。出張管理に必要な業務を一元管理でき、経費精算レポートの簡素化と効率化を可能にします。さらに外出先での出張管理やコンプライアンス遵守にも有効です。

また、出張申請システム「Concur Request」や旅程アプリ「Triplt Pro」と連携させ、出張の手配や予約確認、経費精算をトータルに管理することもできます。

出張経費の精算に悩んでいる方は、一度ご相談ください。