経理・総務の豆知識
請求書管理システムで業務を効率化｜必要性・選び方・導入しない場合のリスクを解説
毎月やってくる備品や光熱費などの支払請求書。
これらの処理を管理を紙や表計算ソフトで実施している企業も多いのではないでしょうか。
紙や表計算ソフトによる請求書管理は、データ入力の手間だけでなく承認プロセスの観点からも改善点が多く存在すると言われています。
さらに近年は、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も求められるようになり、これまでのやり方では追いつかない場面が増えてきました。
請求書管理システムの見直しやシステム化を検討する企業が増えているのも、こうした背景があるからです。
今回の記事では、請求書処理に関する業務の実態と課題を整理しながら、および請求書管理システムを導入することによってどのような変化がもたらされるかについて解説します。
請求書管理システムとは
請求書管理というと、請求書を保管する業務というイメージを持つ方も多いかもしれません。ただ、実際にはそれだけではありません。請求書の受領・承認・支払・保管まで、この一連の業務全体を含めて「請求書管理」と呼びます。
これらのどこかでミスや遅れが発生すると、支払遅延や確認漏れにつながりかねません。場合によっては、取引先との信頼関係に影響することもあります。
請求書管理は正確さだけでなくスピードも求められ、実務のなかでも重要な業務のひとつです。
請求書管理業務の流れ（プロセス）
請求書処理はいくつかの工程に分かれています。
一つひとつはシンプルな作業でも全体を通してみると意外と手間がかかるのが特徴です。ここでは、一般的な請求書処理の流れを見ていきます。
請求書の受領・内容確認
まずは、請求書の受領です。
宛名に誤りがないかを確認し、自社宛てのものであることをチェックします。これらを確認したあとに、取引内容や金額が注文書・納品書と一致しているかを照合します。あわせて、振込先や振込手数料の負担区分も確認しておきましょう。
意外と見落としがちですが、振込手数料は認識の違いからトラブルになりやすいので注意が必要です。
支払い依頼書の作成
内容に問題がなければ、支払い依頼書を作成します。
これは、経理部門へ支払いを依頼するための社内書類のことです。請求書が各部署に届くケースも多いため、そのままでは経理処理に回せないこともあります。そのため情報を整理したうえで社内用の申請書としてまとめる工程が必要です。
支払い依頼書に記載する、主な内容は以下の通りです。
- 作成日
- 申請者名
- 所属部署名
- 請求書番号
- 請求日
- 取引先企業名
- 振込口座情報
- 支払金額
- 支払期限
- 支払方法
また、納品書や発注書を添付しておくと、内容の確認がしやすくなり、承認もスムーズに進みます。
取引内容の記帳
支払い依頼書を確認したあと、経理部門はその内容をもとに取引内容を帳簿へ記録します。勘定科目の選定や消費税の処理などは、正確な対応が求められる部分です。
入力ミスを防ぐために入力担当と確認担当者を分けるなど、チェック体制を整えている企業も多くあります。
支払いの承認・実行
次に支払いの承認と実行です。
金額や支払先に誤りがないかを確認し、承認後に振込処理をおこないます。
支払い後は、支払い証明書や振込明細書などの証憑を保管しておきましょう。あとから確認が必要になるケースもあるため、取引記録として残しておくと、不正防止やミスの抑制につながります。
消込処理
支払いが完了したら、消込処理をおこないます。
消込処理とは、帳簿上の売掛金や買掛金を実際の支払いと照合し、未処理の状態を解消する作業のことです。この処理をおこなうことで、支払い漏れや二重支払いを防ぎます。
請求書の保管
最後に、請求書の保管です。
法人の場合は、原則7年間の保存が義務付けられています。
また、電子帳簿保存法の改正により、電子データで受領した請求書は電子データのまま保存しなければなりません。紙だけでなく、電子データを前提とした管理体制への移行が、今後ますます求められていきます。
なお、請求書を含む帳簿の保管期間は、事業年度の確定申告書提出期限の翌日から起算されるため、この起算点も正しく把握しておきましょう。
請求書管理の基本や業務フローについて、詳しくはこちらもご覧ください。
請求書管理システムを導入しない場合の負荷・課題
ここまで見てきたように、請求管理は工程が多く、手作業に頼る部分も少なくありません。システム導入していない場合、現場ではどのような課題が起きやすいのでしょうか。
紙・PDF・メールで受領方法が分散している
請求書の受領方法は、郵送・メール添付のPDF・専用サイトからのダウンロードなどさまざまです。取引先ごとに対応が異なると管理が煩雑になり、確認漏れや二重登録といったトラブルが起きやすくなります。また、フォーマットが統一されていないことから、金額や消費税などの確認項目も異なり、業務の属人化を招く要因にもなっています。
承認・保管の管理が属人化している
承認フローや帳簿記帳、支払い実行、保管といった各工程を担当者ごとに分けて管理している場合、進捗状況が見えにくくなりがちです。
誰がどこまで処理したのかが把握できない状態が続くと、内部統制が機能しにくくなり、不正や処理漏れが発生するリスクも高まります。
また、特定の担当者に業務が集中していると、休職・退職時の引き継ぎにも支障が出やすく、会社全体の業務にも影響しかねません。
手入力・転記作業に依存している
請求書の内容を手入力・転記して経理システムへ登録する作業は、一見シンプルに見えて、実は入力ミスや計算誤差が起きやすい工程です。
件数が増えるほど処理工数も膨らむため、担当者の負担は月末に向けて積み重なってます。入力だけでなく、その後のチェック作業もまた、見落とせない負担のひとつです。
請求書管理システムの導入メリット
手作業による管理では、入力ミスや処理遅延、法令対応の遅れといったリスクがつきまといます。請求書管理システムを導入すると、こうした課題にどう対処できるのか、具体的なメリットを見てみましょう。
法制度（インボイス制度・電帳法）対応による法令違反の回避
インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書の保存・管理方法に影響を与える法制度はすでに導入されています。
手作業による管理体制では、制度変更への対応が後手に回りやすく、法令違反につながるリスクもあります。システムを活用することで、迅速に対応しやすくなります。
適格請求書について、詳しくはこちらもご覧ください。
適格請求書（インボイス）とは？請求書・領収書の対応方法を発行側と受領側別に解説
ヒューマンエラーの防止
入力やチェックを自動化することで、これまで手作業に頼っていた工程でのミスを大幅に減らせます。
属人化しやすい管理体制のもとでは不正や処理漏れが生じやすいのが課題ですが、システムによって業務フローが統一されることで抑制しやすくなります。
また、担当者が変わっても同じ精度で業務を進められるため、組織としての運用品質の安定にもつながります。
慢性的な人手不足の解消
月末の締め処理や支払い業務など、業務が集中する時期は担当者の負担が増しがちです。
定型作業を自動化することで負担を軽減でき、より重要な業務に時間を充てられるようになります。同じ人数でもこれまで以上の処理量をこなせるのは、大きな利点です。
請求書管理システム化で変わる経理業務の3つポイント
請求書管理をシステム化すると実際にどのような変化が訪れるのでしょうか。
今回は①自動化、②可視化、③ペーパレス化という３つのポイントをご紹介します。
①自動化｜手入力・転記作業の自動化により処理工数を削減
請求書の手入力にかかる手間は非常に大きなものです。また、入力時の規程チェックが不十分だと差戻しも発生します。
請求書管理がシステム化されていない状態では、社内規定の不徹底を人力に頼って徹底しようとしているようなもの。コンプライアンスの観点でも限界がありますし、かかる負荷や工数も莫大です。
請求書管理システムは、入力作業や規定チェックを自動化。これにより、入力負荷の軽減やコンプライアンス徹底、精査の負荷軽減などを可能にします。
②可視化｜支払予定や未処理請求書の可視化により資金管理を最適化
請求書の業務を紙ベースでおこなうと、業務が属人化しブラックボックスになりがちです。請求書管理をシステム化をすると、請求書支払いに関するデータを可視化することが可能です。
例えば、以下のような点を把握できます。
- 資金繰りに問題はないか
- 取引先との取引条件が妥当か
- 特定の社員に高額な取引が集中していないか
- 請求書の受領から支払いまでのどの工程で遅延が発生しているか
こういったポイントを可視化し分析することで、課題抽出をおこなえます。その結果、透明性が高く適切でタイムリーな請求書支払い業務が実現します。
③ペーパレス化｜紙・PDF・メールに分散していた証憑を一元管理
請求書業務を紙でおこなっていると、一度保管した請求書をあとから探し出す作業が手間になります。
会計士監査、 税務調査や内部監査あるいは数ヵ月ぶりに届いた請求書処理の仕訳の確認。何か問い合わせや調べごとがあるたびに必要な文書を探しだす時間はきわめて非効率になりがちです。
請求書管理をシステム化し、システム内にデータを保管しておくことで、検索性が向上し、必要な書類をすぐに見ることが可能になります。郵送費や封入・発送作業などにかかっていたコストや工数も削減でき、紙にまつわる無駄を省けるのも大きなメリットです。
また、せっかく社内でテレワークを進めても『原本文化』『ハンコ文化』のもとではなかなか実現が難しいものです。
請求書管理をシステム化し、可能な限り電子で請求書を受領して電子でワークフローを回すことはバックオフィスのテレワークを大きく推進してくれるでしょう。
請求書管理システム選定で失敗しないための比較ポイント
導入を検討する場合は、いくつかのポイントを押さえておきましょう。
機能や操作性の確認
請求管理システムを導入する際は、承認ワークフローやAI-OCR、通知機能など、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
AI-OCRとは、紙の請求書や領収書などをAIが自動で読み取り、金額や日付、取引先情報などをデータ化する機能です。
機能が充実していても、操作性が悪いと実際の業務負担が軽減されないだけでなく、従業員が直感的に使えないことで定着しないこともあり得ます。
よくありがちな失敗は、機能面のみを重視して選んでしまうことです。
実際に請求書を受け取り、申請を行おうとしても、現場で使い勝手が悪ければ、浸透せずに形骸化してしまいます。
可能であればトライアル期間を活用し、実際の使用感を確認したうえで導入を検討すると安心です。
既存システムとのシームレスなデータ連携
すでに会計ソフトやERPを導入している場合は、請求管理システムとのデータ連携が可能かどうかも確認しておく必要があります。
データ連携ができると、データの二重入力や転記ミスを防ぐことができ、業務上のトラブルを最小限に抑えることが可能だからです。また、請求情報を一元管理できるようになることで、内部統制の強化にもつながります。
セキュリティ対策とサポート体制
長く使うシステムだからこそ、セキュリティ対策やサポート体制も重要な選定基準です。アクセス制御や監査ログといった不正利用防止のためのセキュリティ機能が備わっているかも確認しておきましょう。
サポートについては、導入時の対応だけでなく、日常的な操作支援やトラブル発生時の対応時間など、サービスごとに異なります。
いざというときに頼れる体制かどうかもチェックしておきましょう。
法律への対応
インボイス制度や電子帳簿保存法など、最新の法制度や税制改正に対応しているものもあります。このようなシステムを選定すると、法改正が行われた場合でも追加対応の負担を抑えながら、スムーズに運用ができるでしょう。
初期費用とランニングコスト
導入にあたっては、コストパフォーマンスの視点も欠かせません。
初期費用だけで判断するのではなく、運用・保守といったランニングコストや、必要に応じて発生する追加機能の費用も含めて検討しましょう。
自社にとって無理のない範囲で、費用対効果を見極める必要があります。
今後の請求書管理のトレンド
今後は、請求書をPDFで送付するこれまでの方法に加え、システム同士がデータとして直接やり取りをおこなう「電子インボイス」の普及が進むと考えられています。
国際的には請求書の標準規格（Peppol）の導入が推奨されており、各国でデジタル化を後押しする動きも広がりつつあります。システム同士でデータをやり取りできるようになることで、これまで発生していた入力や転記の手間が減り、業務の進め方が変わりつつあります。将来を見据えるなら、Peppolに対応した仕組みを早めに整えておくことが、今後の対応をスムーズにする近道です。
なお、ConcurではPeppolにも対応しています。詳細については、以下の記事をご覧ください。
ぺポル（Peppol）とは？電子インボイス実現に欠かせない国際基準ぺポルを解説
コンカー、電子インボイスを実現する、 請求書の国際標準規格｢Peppol(ペポル)｣への対応を発表
まとめ
請求管理は、受領から保管までの工程が多く、正確さとスピードも求められる業務です。手作業中心の運用では、ミスや属人化、法令対応の遅れといったリスクがどうしても生じやすくなります。
こうした課題を抱えているなら、システム導入を一度検討してみる価値はあります。自動化・可視化・ペーパーレス化をつうじて、経理業務の負担は大きく変わります。
Concur Invoiceなら、請求書の受領・承認・支払いを一元管理でき、処理工数の大幅な削減が実現します。
インボイス制度や電子帳簿保存法、Peppolへの対応も視野に入れながら、自社に合ったシステム選びのご参考にしてみてください。
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