印鑑がない領収書も経理上は問題ない?領収書の記載事項について知る

会社の従業員が、接待をしたり、業務上必要な物品を購入したりした際には、従業員が店舗などから領収書をもらい、経費精算を行うのが通常です。しかし、従業員から提出された領収書に印鑑が押されていなかったり、空欄があったりすることがあるかもしれません。このページでは、印鑑がない領収書の有効性や領収書の正しい記載事項について解説します。

印鑑の押されていない領収書も経理上は有効

業務上、必要な物品などを購入した際、その支出を経費として処理するために必要なのが領収書です。一般的に領収書には、宛名、金額、但書き(ただしがき)が記載され、発行した店舗や会社の角印や担当者の印鑑が押されています。しかし、ときに印鑑が押されていない領収書を従業員が受け取り、経費精算時に提出されることがあります。印鑑が押されていない領収書は経費精算において問題が発生することはないのでしょうか。

結論からいうと、印鑑がなかったとしても、後述する必要事項が記載されていて、正しく発行されたものであれば、経理上は有効な領収書として処理できます。領収書を作成した店舗名や会社名が手書きや印刷で記入されていれば、それが領収書の作成者を証明するものとなるのです。

それではなぜ、領収書には印鑑が必要だという先入観がなぜあるのでしょうか。日本には印鑑を押すことによって、「押印した者が間違いなく発行したものであるという証明をする」という印鑑の文化があります。そのため、領収書には押印が必要というイメージが定着しているのかもしれません。確かには強い証明力がありますが、領収書が有効なものかどうかとは別の問題なのです。

領収書の正しい記載事項とは

領収書は、会社に対して経費精算をする際に必要なものであると同時に、税務上、会社の経費であったことを証明するために保存が必要な書類でもあります。会社が正しく納税を行っているかを確認するために税務署による税務調査が行われることがあります。このとき、会社の帳簿がチェックされ、記載された経費の支出の事実を裏付けるものとして、領収書の提示を求められることがあるのです。

領収書が適正なものでなければ、経費として認められなかったり、消費税の仕入税額控除が認められなかったりと問題が起こる可能性があります。つまり、領収書の記載事項は、「税務上問題がないかどうか」という視点で確認する必要があるということです。領収書の正しい記載事項について、最も具体的に定められているのが消費税法です。消費税法には、請求書等の書類に記載が必要な事項が以下のように規定されています。

  1. 書類を作成した者の氏名・名称(領収書の作成者)
  2. 課税資産の譲渡等を行った年月日(領収書日付)
  3. 課税資産の譲渡等に係る資産や役務の内容(領収書の但書き)
  4. 書類の交付を受ける事業者の氏名・名称(領収書の宛名)

仕入税額控除を行うためには、原則として、帳簿及び一定の事項を記載した書類(課税仕入れの事実を証する「請求書等」)の保存が義務付けられています。上記4項目の記載がなければ、仕入税額控除ができなくなる(=会社は消費税を余分に支払わないといけない)ので注意しましょう。

なお、消費税法において、合計金額が3万円未満の場合や止むを得ない理由がある場合には、領収書などの書類の保存がなかったとしても仕入税額控除することが認められています。また消費税上でも、やはり作成者が捺印することは要件とされていません。

経費精算と領収書の疑問点・注意点

1.レシートは領収書として認められる?

レシートはお金を受領した店舗名や会社名、購入したものの内容、金額が記載されている点で領収書とほぼ変わりません。そのため、経費精算時にはレシートも領収書として認めるケースが多いはずです。ただし、レシートと領収書の大きな違いとして、レシートには宛名が記載されていないことがあげられます。極端なことをいえば、宛名の証明がないため、個人的な支出についても会社に請求することができてしまうのです。

経費精算時、会社はレシートの内容を確認して個人的な支出か業務上必要な支出かをチェックできますが、税務調査において税務署にはその違いを判別できないことがあります。少額であれば問題になることは少ないのですが、基本的にはお金を支払った相手先から、宛名が記載されている領収書をもらうよう周知するといいでしょう。

2.収入印紙の未貼付の領収書でも経費精算はできる?

収入印紙が貼られていない領収書であっても、有効な領収書として経費精算をすることが可能です。収入印紙を貼ることは印紙税法で定められた義務で、領収書の作成者は記載金額が5万円以上の領収書には収入印紙を貼り付けなければなりません。ただし、収入印紙を貼って印紙税を支払わなければならないのは、あくまでも領収書を作成する店舗や会社側です。経費精算について有効かどうかには関係がないのです。なお、領収書を受け取った側があとで印紙税を支払うこともありません。

3.宛名が空欄の領収書は有効な領収書として認められる?

領収書は本来、お金を受け取った者が作成する、お金を受け取った事実を証明するための書類です。そのため、宛名が空欄だったり、空欄の宛名にお金を支払った者が自ら記入したりした場合には、有効な領収書とはいえません。領収書の宛名は、必ずお金を受け取った者に記入してもらうようにしましょう。また、日付が空欄の領収書を受け取ることもありますが、これも同様です。必ず空欄のない領収書をもらうようにする必要があります。

経費精算を行う際、領収書に必要な事項が記載されていないと、あとで問題が発生する可能性があります。領収書が有効と認められる要件をしっかりと確認しておきましょう。

経費精算システム
 

 <プロフィール>
 松本 佳之(まつもと よしゆき)

 公認会計士・税理士 みんなの会計事務所(大阪市)代表

 「税理士のノウハウを会社成長の力に」をモットーに、大阪で起業支援、中小・ベンチャー企業の支援や税務のほか、個人確定申告、相続・相続対策等の税務業務を手掛ける。

 URL:http://www.office-kitahama.jp/

 

 

 


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