経理・総務の豆知識
旅費精算の煩雑さを軽減し、効率的な精算業務を行うためのポイントを解説
出張の際は、電車やバス、飛行機などの移動手段の交通費、ホテルの宿泊費、そして日当とさまざまな費用が発生します。そのため、旅費精算業務の負担が重くなりやすく、経理部門の責任者は負担の軽減や業務効率化に頭を悩ませているのではないでしょうか。そこで今回は、旅費精算の煩雑さを軽減し、効率的な精算業務を行うためのポイントをお伝えします。旅費精算の効率化が思うようにすすまないといった際にはぜひ、参考にしてください。
関連記事：出張・経費管理ソリューションを正しく選択するためのebook
旅費精算とは？
旅費精算とは、国内海外を問わず、従業員が出張した際の交通費、宿泊費、日当などを精算する業務を指します。旅費、旅費交通費、出張費など呼び方はさまざまですが、内容的にはどれも同じです。ただし、出張中にかかった費用のすべてが旅費になるわけではありません。例えば、出張中に取引先と飲食を伴う打ち合わせや懇親会などを行った際の費用は、旅費ではなく交際費です。
また、宿泊先でかかった費用をすべて旅費として精算するかといえばそうでもありません。宿泊を伴う研修を行った際の費用は「研修費」、社員旅行の場合は交通費や宿泊費は「福利厚生費」として処理します。
ほかにも、日帰り出張の場合は旅費交通費ではなく、通常の交通費ではないかと考えるかもしれません。しかし一般的に、出張かどうかの区別は、宿泊を伴うかどうかではなく、距離を基準にします。例えば、移動距離が100キロメートルを超えたら旅費、それ以下の場合は交通費といった具合です。
ただし、これらを区別する法律があるわけではないため、その判断基準は各企業が規定します。そもそも旅費や交通費は会社に支払い義務はありません。そのため、日当は出ない、宿泊費は1日5,000円までといった企業もあれば、全額支給するうえに昼食代補助も付けている企業もあります。
※旅費、交通費、通勤費などの違いについて詳しくは、「交通費精算のポイント、通勤費との違いや計算方法について解説」をご覧ください。
旅費精算の処理方法
旅費精算の経理処理について見ていきます。
仮払いと立替払いの違い
旅費精算の処理方法は、仮払いもしくは立替払いのどちらかです。それぞれの違い、処理の流れについて解説します。
- 仮払い：出張する従業員が事前に必要な旅費を申請し、出発前に支払いを受ける方法です。
＜旅費精算の処理方法（仮払い）の流れ – 概要＞
- 事前申請：出張する従業員が仮払金申請書を経理部に提出します。経理担当者は申請内容を確認し、問題がなければ仮払金を出張者に支払います。
- 旅費精算の申請：出張を終えた従業員が仮払金精算書を作成し、上長の確認をとったうえで経理部へ提出します。事前に受け取った仮払金が余った場合は返金が必要です。出張先で仮払金が足りず従業員が立替払いをした場合は、その旨を仮払金精算書に記載して返金請求します。経理担当者は仮払金精算書の内容を確認し、問題がなければ立替払い分を返金して金銭のやりとりは完了です。
- 旅費精算の実施：経理担当者は経理処理として、出張前に仮払金として行った仕訳を旅費交通費に計上し、旅費精算の処理も完了します。
- 立替払い：出張する従業員が必要な金額を経理部に申請する点では仮払いと変わりません。異なるのは、旅費を従業員が立替払いをし、出張後に使用した金額を旅費申請書に記載して請求する点です。
＜旅費精算の処理方法（立替払い）の流れ – 概要＞
- 事前申請：出張する従業員が事前に必要な金額を経理部に申請します。通常の交通費とは異なり、出張にかかる旅費は高額になる場合もあるため、事前にある程度の予算を伝えたほうが精算時の処理がスムーズになるからです。
- 旅費精算の申請：出張を終えた従業員が立替払金申請書を作成し、上長の確認をとったうえで経理部に提出します。出張先で使った費用で領収書、レシートが出るものはすべて記載するのが基本です。
- 旅費精算の実施：経理担当者は申請内容を確認し、問題がなければ立替金を従業員に支払います。このときの仕訳は、旅費交通費です。
仮払いと従業員による立替払では、立替払いを行う会社が一般的なようです。経理部門としても、立替払いであれば、旅費のための小口現金を用意しておく必要がありません。
仮払いは、余った場合や足りなかった場合の処理が発生しやすく、手間がかかるのがデメリットです。しかし従業員にとっては、高額な旅費をすべて立替払いしなければならない方式のほうがデメリットだといえるでしょう。
仮払いと立替払いでは、立場によってメリット・デメリットは変わりますが、経理部門の手間を考えると、ミスを減らし効率的に旅費精算ができる立替払いが望ましいでしょう。
効率的に旅費精算を行うためのポイント
仮払いよりも立替払いのほうが、経理業務を効率化しかつミスも減らせるメリットはあります。しかし、それでも旅費精算自体が手間のかかる業務であることは間違いありません。少しでも効率的に旅費精算を行うには何に注意する必要があるのでしょう。そのポイントを解説します。
従業員向けに旅費精算書のテンプレートを作成する
旅費精算でミスが起こりやすく、効率化の妨げとなるのは旅費精算書にかかわる業務です。出張した従業員側からすれば、通常業務に戻った忙しい最中に旅費精算書を作成するのはかなりの負担といえます。
また、頻繁に出張している従業員でない限りは、精算書の作成ルールがわからず記入間違いも多くなりがちです。経理担当者にとっても、精算書と領収書、レシートを一つひとつ照合するのは大きな負担となります。忙しいという理由で提出が遅れれば、その分精算業務も遅れてしまうため、ほかの業務にも影響が出てしまうでしょう。
そこで、旅費精算書の提出が初めての従業員でも簡単に作成できるよう、テンプレートを作成します。どこに何を書けばよいか、必要項目をまとめておけば作成の効率化、ミスの軽減が可能です。
経理担当者は勘定科目の把握を徹底する
旅費は交通費、宿泊費、日当などのさまざまな科目の仕訳が必要になります。しかし、それを出張する従業員が把握するのはかなり困難なため、経理担当者が把握を徹底しましょう。
申請書の確認をする経理担当者が勘定科目を把握していないと正確な精算業務が行えません。かりに従業員が不正受給をしていた場合もそれを発見できず、会社に損害を負わせてしまうリスクもあります。スムーズな精算業務を実行するためにも必ず、勘定科目を正確に把握します。
※旅費の交通費については、不正受給のリスクもあります。詳しくは、「交通費の不正受給を防ぐには？ 会社側が考えるべき手段を解説」をご覧ください。
経理精算システムの導入を進める
精算業務のミスを防ぎ、効率化を進めるには、経理精算システムの活用をおすすめします。ポイントは、単純に仕分け作業だけを自動化できるシステムではなく、デジタル明細の取り込みや、デジタル上で申請・承認業務までを行えるシステムを選択することです。Concur Expenseであれば、申請・承認作業がスムーズに行えます。
申請書を使った精算処理では、作成は終わっていても上長の確認がとれずに処理が止まってしまうケースも珍しくありません。デジタル上で申請・承認業務もできれば、上長が出張や在宅勤務でオフィスにいないときでも、処理を止めることなくスムーズに進められます。また出張者自身も、出張中や帰宅途中などの空き時間を活用して効率的に申請することが可能です。
なお、Concur Expenseの活用をより効率的に進める手段としては、ガイダンス機能によって、スムーズな旅費精算のサポートを可能にするツール、「Concur User Assistant by WalkMe」の導入もおすすめです。
詳しい資料も用意しています。「社員のITリテラシーの垣根をこえ システム導入の効果を最大化 Concur® User Assistant by WalkMe」をご参照ください。
旅費精算を効率化するポイントはシステム活用による自動化
紙の領収書やレシートを提出して行う旅費精算は、出張した従業員、確認をする経理担当者双方に大きな負担がかかります。そのため、ペーパーレス化を進め、できる限りキャッシュレス決済で出張を行えるようにすることが重要です。
ペーパーレス化を促進する場合におすすめしたいのが、経費精算システムの導入です。交通系ICカードや法人カードの取り込みが可能なシステムを使えば、利用履歴をデジタル上で確認できるため、ミスが軽減するうえ、不正受給のリスクも減少します。
「Concur Expense 経費精算システム」は、多くの経費精算業務を自動化し、経理担当者の大幅な負担軽減を実現します。ペーパーレス、キャッシュレス、承認レス、入力レス、運用レスの5つのレスで経理部門のスムーズな経費処理が可能です。旅費精算業務の効率化を検討している際は、ぜひお気軽にご相談ください。