経理・総務の豆知識

新幹線や電車の領収書は交通費精算に必要?領収書のもらい方や注意点などを詳しく解説

SAP Concur Japan |

ビジネスシーンにおいて、出張や営業活動で利用する交通費の精算は欠かせない業務の一つです。特に新幹線などの高額な交通費については、会社の経理処理や税務申告の際の証憑として、正確な記録と適切な証明書類が求められます。また、経費の不正使用を防ぎ、透明性の高い会計処理を行うためにも、領収書の提出は重要な役割を果たしています。本記事では新幹線や電車などの交通費精算に関わる領収書について取得・保管方法、注意点について解説します。

質問:
新幹線や電車の領収書は交通費精算に必要になるのでしょうか?

回答:
場合によっては領収書が必要になります。なぜなら、後述で詳しく解説しますが、支払金額が30,000円以上の交通費は高額支出として税務調査の対象となりやすいためです。

一般的な在来線の場合、金額が少額で日常的な支出であることから、経費精算書の提出で済むことが多いですが、新幹線利用では料金が高額になりやすく、税務署から指摘を受けるリスクがあります。そのため、多くの企業では社内規定で新幹線や電車に限らず高額な交通費の場合は利用時の領収書提出を義務付けています。そのため領収書は交通費の金額次第で必要になるのです。また、そもそも新幹線と電車では領収書の扱い方が異なります。それぞれの違いとICカードやモバイルチケットとの違いもあわせて解説します。

一般的な電車と新幹線の領収書の違い

一般的な電車(在来線)と新幹線では、領収書の扱い方が大きく異なります。

営業活動などで日常的に発生する少額の電車賃に関しては、社内規定で交通費の精算時に領収書の提出を不要としていることが多いようです。少額の電車賃の場合、日付、金額、乗車区間などを記載した、経費精算書を提出することで交通費精算を行う形になっているのが一般的です。

これにはいくつかの理由があり、消費税法上、「支払額が30,000円未満の場合」「支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」について、そのことを帳簿に記載した場合は、領収書の保存が求められていないというのが大きな要因です。経費精算書という証拠となる書類があること、金額が少額であることなどから、税務調査が行われた場合においても問題とされることは少ないはずです。

また、日常的に発生する電車賃に対して領収書の提出を求め、処理をするのは非常に面倒なこと、電車の料金はインターネットなどで簡単に調べることができる点なども、社内規定で領収書の提出を不要としている要因の1つです。

一方、支払う金額が高額になる新幹線については事情が異なります。新幹線を利用した長距離移動では、料金が30,000円以上になることは珍しくなく、後述するように領収書をもらうケースが一般的です。また、多くの企業では、税務署による税務調査が行われた場合を想定して、社内規定に領収書の提出が必要となる金額を定めています。しかし、社内規定で領収書不要と定めていても、税務調査においては、高額な交通費について領収書がないことが不適切という指摘を受ける可能性があるのです。これらの理由から、新幹線の切符代の精算には、領収書が必要になるケースが多くなります。

ICカード利用時の領収書(Suica、PASMOなど)

ICカードでの支払いの場合も、基本的には先述の通り少額の交通費であれば領収書の提出は不要です。ただし、以下のような場合は領収書を取得しておきましょう。

  • 高額な交通費(3万円以上)が発生する場合
  • 社内規定で定められた金額を超える場合
  • 特別な経理処理や監査対応が必要な場合

その理由は主に2つあります。

1つ目は社員の不正防止です。実際の交通費よりも高額な請求や、利用していない区間の経費申請といった不正を防ぐためには、領収書による客観的な証明が必要不可欠なためです。2つ目は新幹線と同様、税務調査への対応です。経費として計上した交通費について、その金額や利用目的を具体的な証拠で説明できなければなりません。これらの理由から、ICカードでの支払いであっても領収書として保管することが強く推奨されます。

モバイルチケット利用時の領収書

スマートフォンで購入するモバイルチケットは、ペーパーレス化の流れに沿った新しい形式のチケットです。「えきねっと」や「スマートEX」などのサービスを利用した場合、専用アプリやWebサイトから電子領収書をダウンロードすることが可能です。この電子領収書は、従来の紙の領収書と同様の法的効力を持っているため、このまま交通費精算に利用できます。ペーパーレス化によりスムーズな領収書発行が可能なため、経費精算業務も円滑に進めるでしょう。

領収書の取得方法

チケットの購入方法が変われば、領収書のもらい方も異なります。それぞれの領収書の取得方法を解説します。

券売機で購入時の取得方法

新幹線や特急券を券売機で購入した場合、支払い完了後に表示される「領収書」ボタンをタッチすることで領収書を発行できます。ただし、券売機で発行される領収書には宛名が印字されないため、宛名入りの領収書が必要な場合はみどりの窓口での購入をお勧めします。

在来線の切符についても、多くの券売機で領収書発行が可能です。もし券売機が対応していない場合や、領収書の発行を忘れた場合は、改札付近の窓口で切符を提示すれば発行してもらえます。ただし、無人駅では発行できない場合があるため、その際は有人駅の窓口に切符を持参しましょう。

窓口で購入時の取得方法

みどりの窓口やその他の有人窓口で切符を購入する場合は、購入時に「領収書をお願いします」と申し出るだけで簡単に領収書を発行してもらえます。宛名入りの領収書が必要な場合は「宛名は○○会社でお願いします」と伝えることで、宛名入りの領収書を発行してもらえます。窓口での購入は券売機と比べて待ち時間がかかる場合もありますが、必要な領収書を確実に入手できる利点があります。

ICカード利用時の取得方法

SuicaやPASMOなどのICカードを利用する場合、利用履歴が領収書の代わりになります。この利用履歴の取得方法は主に2つあります。1つ目は、駅の券売機での履歴印字です。ICカードを券売機に読み込ませることで過去の利用履歴を印刷でき、移動区間や金額を明確に証明できます。

2つ目は、スマートフォンのアプリを使用する方法です。ICカードをスマートフォンと連携させることで、デジタルで履歴を保存・確認することが可能です。なお、チャージ時にも領収書の発行が可能です。

モバイルチケットの取得方法

モバイルチケットを利用する場合、各公式サイトの会員メニューから領収書を取得できます。クレジットカードで購入した定期券やグリーン券などの購入履歴が確認可能で、必要に応じて領収書を印刷することができます。

ただし、チャージした電子マネーでの支払いについては、「利用明細書」の発行のみとなります。現金でのチャージの場合は、券売機やバス、コンビニなど、チャージを行った場所でその場で領収書を受け取る必要があります。

領収書を発行してもらえない場合の対応

万が一、領収書を発行してもらえない場合はどのように対応するとよいでしょうか。

切符の半券や乗車券

切符の半券や乗車券などを窓口に持っていくことで、後日領収書は発行可能です。万が一、領収書が入手できない場合、切符と利用区間、料金が記載された旅費精算書を組み合わせることで、交通費として認められるケースがあります。ただし、社内規定で半券による精算が認められているか確認が必要です。

また、領収書の再発行は1回限りとしている鉄道会社もあるため、注意しましょう。

クレジットカード明細

クレジットカードで支払った場合、カード会社から発行される利用明細書を領収書の代わりとして使用できます。明細書には取引日時、金額、利用先が記載されており、交通費支払いの証明として有効です。また、クレジットカードを利用するとレシートも発行されるため、利用明細書と同様に領収書の代わりとして使用できます。

その他の代替書類

もし領収書が発行されない場合、以下のような代替書類を準備しましょう。

  • レシート
  • 旅費精算書
  • 出金伝票

出金伝票とは、経理担当者が作成する書類の一つで、申請日や使用する勘定項目、支出内容など(出発地や到着地、移動の目的など)が記載されています。

このように移動記録が明確に確認できる書類を利用することで、領収書の代わりとして認められるケースもあるため、なくさずに保管しておきましょう。

領収書を紛失した場合

新幹線の領収書を紛失した場合は、どのような対応策があるでしょうか。以下の2パターンを見てみましょう。

切符がある場合の対応パターン

新幹線の領収書を紛失しても、まだ切符が手元にある場合は対処法があります。切符には乗車区間と運賃・特急料金が記載されているため、出張の事実と支払いを証明する有力な証拠として使用できる可能性があります。ただし、通常は改札を通過する際に切符は回収されてしまうため、係員のいる改札口で事情を説明し、切符を持ち帰る必要があります。また、切符での代用を認めるかどうかは会社によって判断が異なるため、事前に上長や精算担当者に確認しておきましょう。

切符がない場合の対応パターン

新幹線の切符は降車時に回収されるため、出張後に領収書を紛失した場合は切符での代用が困難です。クレジットカードで購入した場合は、利用明細や請求明細で支払いの事実を証明できる可能性があります。

現金で購入し、領収書と切符以外に証明するものがない場合は、まず上長や精算担当者に相談しましょう。運賃・特急料金は駅やインターネットで確認でき、出張の事実が確認できれば精算できる可能性があります。ただし、最終的な判断は会社の方針によるため、こちらも事前に担当者にチェックしておきましょう。

領収書の保管方法

交通費精算に必要な領収書は、適切な保管が重要です。しかし従来の紙ベースで保管する場合、領収書の紛失や破損のリスクがあり、また改ざんの可能性も否定できません。そこで、特に安全で効率的な保管方法である「経費精算システム」を活用した手法をご紹介します。

経費精算システムを活用する

経費精算システムの機能を活用すれば、領収書のデジタル化が簡単に行えます。スマートフォンに専用アプリを入れれば、カメラで領収書を撮影するだけで日付や金額、経路などの情報を自動で読み取り、すぐに経費精算ができます。大量の領収書を処理する必要がある場合は、専用スキャナーの導入も効率的な選択肢です。

すべてのデータはクラウド上で安全に保管されるため、経費申請の際にはすぐに必要な情報を呼び出すことができます。このようなデジタル化により、経費精算業務の効率は大幅に向上します。

経費精算システムとの連携

領収書の電子化に加えて、経費精算システムを導入することで、さらに経理業務の効率化を促します。

経費精算システムのメリット

経費精算システムの導入は、従来の紙ベースの精算作業を大きく効率化します。申請から承認、経理処理までの一連の作業がデジタル化されることで、処理時間が大幅に短縮されるだけでなく、人的ミスも最小限に抑えることができます。

特に便利なのが、交通費の計算や経路検索機能です。例えば、電車利用の場合、経路を入力するだけで運賃が自動的に算出されるため、これまで経路検索に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。

さらに、経費データがリアルタイムで集計・分析できるため、企業の経費状況を迅速に把握することが可能です。これにより、経営陣は正確なデータに基づいて、より的確な意思決定を行うことができるようになります。

領収書データの自動取り込み

多くの経費精算システムには、領収書のデータを自動で取り込む機能が搭載されています。スキャンした領収書をアップロードすると、OCR技術により日付や金額、利用内容を自動認識し、精算項目として登録してくれます。手入力の手間が大幅に削減されるだけでなく、入力ミスも防止できます。また、デジタル領収書の場合は、さらにスムーズにデータ連携が可能です。

スマートフォンのアプリとの連携

経費精算システムの多くは、専用のスマートフォンアプリを提供しています。このアプリを利用することにより、出張先で領収書を受け取ったその場で写真を撮影し、システムにアップロードできるため、紛失の心配がありません。また、リアルタイムで精算申請を行えるため、月末の経費精算作業の負担も軽減されます。

交通系ICカードの履歴データについては、一般的にはICカードリーダーを使用して読み取り、システムと連携させる方法が一般的ですが、コンカーの経費精算システム「Concur Expense」では、Tap to Expenseという専用アプリを使用することで、交通系ICカードの履歴を直接読み取って連携することができます

また、関連サービスである「ICCI」と連携すると、改札を通るだけでConcur Expenseに乗車データ(日付・乗降駅・金額など)が自動で取り込まれます。これにより、経費申請の手間が大幅に削減されるだけでなく、申請忘れも防げます。また、データが自動連携されることで、より正確な経費処理が可能になり、不正防止効果も期待できます。

Tap to ExpenseやICCIについて詳しくはこちらをご覧ください。

交通費精算に関する注意点

交通費精算に関する以下の注意点をよく理解しておきましょう。

海外で発生した交通費の交通費精算

海外出張における交通費の精算では、為替レートに注意しましょう。外貨での支払いやクレジットカード利用時には、それぞれの取引で適用された為替レートが記録されますが、実際の経理処理では、法人税法に基づいてTTM(仲値)での換算が求められるため、注意が必要です。

また、海外の領収書は外国語で記載されていることが多いため、経費申請の際には、利用した交通機関や経路、業務上の目的などを日本語で詳しく記載しておくと、後の確認作業がよりスムーズになるでしょう。

交通費に消費税は上乗せしない

交通費の精算処理で特に注意すべき点は、消費税の取り扱いです。交通費として支払う運賃や料金には、すでに消費税が含まれているため、精算時に改めて消費税を上乗せする必要はありません。もし誤って消費税分を上乗せして請求してしまうと、二重課税となってしまい、不適切な処理となってしまいます。

そのため精算時には領収書の金額をそのまま計上するだけで、正しい処理が完了します。

交通費精算に必要な領収書を電子化することで、業務効率を飛躍的に向上させる

新幹線の利用は、通常の電車代と比べて高額となるため、経費精算時には領収書の提出が不可欠です。従来は紙の領収書を保管する必要がありましたが、近年は領収書管理アプリの普及により、スマートフォンで撮影するだけで簡単に電子化できるようになりました。

例えば、コンカーの「ExpenseIt」を活用すれば、外出先で領収書を撮影し、メールに添付して送信するだけで経費明細が自動作成されます。手動でのデータ入力が不要となり、経費精算の手間を大幅に削減できます。

また経費精算システム「Concur Expense」を導入することで、領収書や請求書などの適切な保管が可能になるだけでなく、場所や時間を問わず経費精算業務を行えるようになります。結果として、経理業務の効率化とDX推進に大きく貢献することができます。

ご興味ある方は、是非一度この機会にご相談ください。

*本ブログは、2018年5月にリリースされ、その後アップデートをかけた内容となります。

経理・総務の豆知識
CIAの書庫にシンプルサボタージュフィールドマニュアルという公式文書が保管してあるのをご存じでしょうかこれは第二次世界大戦中に作成した米国の諜報員向けのマニュアルです このマニュアルの指...
もっと見る
経理・総務の豆知識
アイデアの多様性価値の多様性働き方の多様性などさまざまなシーンで語られる多様性という言葉しかし結局のところ多様性とは何を指しているのでしょうかこの記事ではビジネスにおける多様性をあら...
もっと見る
経理・総務の豆知識
チームワークを築くうえで大切な信頼関係信頼できる人がいる職場とそうでない職場は社員の満足度が異なるだけでなくチームの生産性にも影響を与えます今回は信頼される人の特徴や信頼関係に役立つ...
もっと見る