旅費交通費などの経費精算に用いられる実費・実費精算とは

従業員が出張などをする際の旅費交通費の精算は「実費精算」という方法で行われるケースが多々あります。それでは実費精算とは、また実費とはどのようなものなのでしょうか。このページでは、実費・実費精算の基礎知識と、「立替え」「仮払い」という実費精算の具体的な方法について解説します。

経費精算における実費、実費精算とはどういう意味?

従業員が仕事で出張するときなどの経費は、出張する本人がホテル代や交通費を支払い、その金額を領収証に基づいて会社から精算してもらうという形が通常です。ホテル代や交通費の実際にかかった費用のことを「実費」、それを領収証に基づいて会社に請求することを「実費精算」といいます。ホテル代が8,000円であれば、会社を宛名とした領収証をもらい、会社に8,000円を請求します。

実費精算以外の方法として、あらかじめ決められた金額で精算する方法もあります。例えば、出張するときのホテル代をあらかじめ10,000円と決め、実際に支払った金額にかかわらず、決められた金額で精算する方法です。金額が固定なので、会社からするとチェックや精算事務の負担が軽減されます。一方で、従業員が決められた金額より安いホテルに宿泊すると、その差額は従業員の利益となるので、精算する金額は出張先地域の相場などを調査した上で決める必要があります。

実費精算の2つの方法「立替え」と「仮払い」

実費精算には「立替え」と「仮払い」の2つの方法があります。これらがどのような方法なのか、具体的な精算の流れとともに見ていきましょう。

実費精算における「立替え」とは

従業員が経費を支払い、後日、領収証や精算書に基づいて会社に経費精算を求める方法です。出張を例にして、立替えの場合の経費精算の流れを見ていきます。

  1. ホテルに泊まったときの宿泊費や交通費を従業員が支払い、その際に会社宛の領収証を入手しておきます。
  2. 立替経費精算書に支出先や立て替えた金額を記入し、領収証を添付して、会社の経理部門に提出します。
  3. 会社の経理部門が、金額の記載に誤りがないか、出張の場合は適切な出張命令に基づくものかをチェックします。問題がなければ、立替分  の金額を従業員に支払います。支払いは給与と合わせて行われることもあれば、それだけを別に支払うこともあります。

実費精算における「仮払い」とは

出張などに要する概算額の費用をあらかじめ会社が従業員に渡しておき、後日、実際にかかった金額との差額を精算する方法です。同じく出張を例にして、仮払いの場合の経費精算の流れを見ていきましょう。

  1. 従業員は出張に要する費用の概算額を記入した「仮払申請書」を作成し、経理部門に提出します。
  2. 経理部門では「仮払申請書」をチェックした上で、その金額を従業員に支払います。
  3. 従業員は、受け取ったお金でホテル代や交通費などを支払います。支払った際は会社宛の領収証を入手しておきます。
  4. 出張が終わったら、従業員は支払った金額や支出先をまとめた「仮払金精算書」を作成し、領収証を添付して経理部門に提出します。あわせて、仮払いを受けた金額と実際に支払った金額との差額を精算します。

立替えを選ぶか、仮払いを選ぶかは、会社の方針や従業員が支払うことになる経費の金額によって異なります。会社と従業員の間でのお金にかかわる大切なことなので、その流れをしっかりと理解しておきましょう。

 

 <プロフィール>

 松本 佳之(まつもと よしゆき)

 公認会計士・税理士 みんなの会計事務所(大阪市)代表

 「税理士のノウハウを会社成長の力に」をモットーに、大阪で起業支援、中小・ベンチャー企業の支援や税務のほか、個人確定申告、相続・相続対策等の税務業務を手掛ける。

 URL:http://www.office-kitahama.jp/

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