経費精算から働き方改革に着手しよう！
悲しき日本の経費精算業務の実態「経費精算に生涯52日。。。」
月末の恒例行事の経費精算。この業務に日本のサラリーマンは生涯52日、のり付けに12日間も費やしています。自分のお金を取り戻したい現場社員もそれをチェックする経理部門も月末の繁忙期に集中し、この「経費精算という業務に疲れ切っています」。。。
働き方改革は、そんな働く人、一人一人の立場に立って、それぞれに期待される役割に配慮した働き方を推進し、具体的には総労働時間の削減とテレワークなどを活用した生産性の向上、および、柔軟な働き方の推奨などを求めています。
経費精算業務の特徴としては「小額」かつ「大量」の申請が「繁忙期に集中」します。
以下の課題が考えられます。
- 数字が少しでも合わないと作業が完了せず、残業となる
- 処理量が大量で、ミスが起こりがちで対応のため、残業となる
- 決算期に集中、リソースを割きづらく、時間がかかり、残業となる
経費精算で起こるミスをいかに減らし、プロセスを改善しつつ、イレギュラー対応もスムーズにこなせるか？このポイントが経費精算に関わる、特に、経理財務部門の働き方改革で早急に実現すべきことと考えられます。
働き方改革をどこから始めるべきか？
AI / RPAで定形業務を自動化する
ホワイトカラーの定形業務を自動化するRPA（Robtic Process Automation）が注目され、経理財務、総務、人事、営業管理といったバックオフィス領域での導入も進んでいます。わかりやすく言えば、人が行う定形業務をロボットが代行してくれます。さらに、AIと組み合わせることで、機械学習やディープラーニングなどによる自動認識や自動判断ができるようになり、劇的に性能も向上しています。これらロボットや進化するIT技術に定形業務をまかせてしまうことで、大幅な労働時間の削減が見込まれます。
経費申請や承認プロセスの見直し、さらに効率化
定形業務の自動化は実現できても、例外対応や複雑な業務には、依然、人間による対応と判断が必要になります。例えば、社員の経費申請や承認といったプロセスは、どこかで遅延、ストップすると、たちまち業務効率が失われます。会社の成長を牽引する社員の生産性を維持するためにも、攻めと守りの両面の観点からプロセスを見直し、社員へ呼びかけ、ベストなバランスを探しながら効率化を図ることが重要です。
経費精算クラウドの利用を検討する
経費精算という業務自体を経費精算クラウドの利用で短期間に最適化、自動化してしまう方法もあります。経費精算に関係する業務プロセス全体を視野に入れながら、経費精算クラウドでできること、できないこと、得意なこと、不得意なことを確認しながら、検討を進めると良いでしょう。
経費精算クラウドへ期待することは、以下のようなものです。
- 社員が外出先でも経費精算できるようにしたい
- 経理部門、管理部門もペーパーレスでテレワークできる環境にしたい
- 経費規定を社員に徹底させ、不正を未然に防止したい
- 経費の透明性をもっと上げたい
- とにかく紙をなくしたい！自動化したい！経費精算自体をなくしたい！
実は経費精算は出張手配の情報をそのまま引き継ぐことで、経費情報の入力作業から解放されます。出張手配や予約、申請といった上流工程と合わせて、経費精算の全体プロセスと捉え、クラウド製品を検討すると改善の幅は一層、大きくなると思われます。
結論とまとめ
IT技術が進化したとはいえ、世界の出張人口は逆に増加の一途を辿っています。テレワークの進展は逆に対面コミュニケーションの重要性にも気づく転換点となっています。RPA/AIなどを活用し、定形業務を自動化しつつ、経費精算のようなシンプルな業務プロセスからクラウド化とデジタル化を進めていくことで、コア業務に集中できる環境を整え、真の働き方改革の成功につなげられると考えられます。
