経理部長必見！会計ソフトをクラウド化して「働き方改革」を実現

経理業務を効率よく進めるため、会計ソフトのクラウド化を検討する企業が増えてきました。企業の「働き方改革」が叫ばれていますが、特に経理部門に関しては業務を紙に頼る企業が多いため、作業に無駄が多く、結果的に残業が増えてしまうといった課題があります。クラウド会計ソフトは従来のインストール型会計ソフトなどに比べ、どのようなメリットがあるのかを例に、自社に合ったソフトの選び方を解説します。

会計ソフトのクラウド化とは？

そもそも会計ソフトのクラウド化とは、いったいどのようなものなのでしょうか。

会計ソフトのクラウド化とは、ソフトウェア自体を量販店などで購入するのではなく、サービスを提供する業者に料金を支払い、インターネットを通して会計ソフトを利用することを指します。インターネット接続をしているパソコンがあれば、難しい設定なしで会計ソフトを利用できるのが特徴です。そして、自社の会計データはクラウドサーバー上にアップロードされていきます。

こんな企業は会計ソフトのクラウド化が必要

それでは、どのような企業が会計ソフトのクラウド化を必要としているのでしょうか。具体例を以下に挙げてみます。

• 現在、紙ベースで経理業務を行っている企業
• インストール型の会計ソフトを使っているが、経理担当が十分に使いこなせていない企業
• 他部署はIT設備が整っており、ネットバンキングやクレジット決済などをオンラインで行う必要が出てきた企業

これまでのインストール型会計ソフトを使っている経理担当なら、より作業効率が良くなる会計ソフトのクラウド化を拒むことはあまり考えられません。

クラウド会計ソフト導入のメリット

会計ソフトのクラウド化が必要だという話を耳にしても、現在の環境に比べてどのようなメリットがあるのかを理解していないと、システムの入れ替えは難しくなります。それでは、会計ソフトをクラウド化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

常にアップデートによって最新のソフトを利用可能

まず、もっとも大きなメリットは、アップデートによって常に最新のソフトを利用できる点です。従来のインストール型会計ソフトは、パソコンにインストールしていても、バージョンアップした場合はまた新たなソフトを購入しなければなりませんでした。

これに対し、会計ソフトをクラウド化した場合は、常に最新のバージョンでソフトを利用できるようになります。もしパソコンを買い替えた場合でも、すぐに会計ソフトを利用できるのも大きなメリットです。

銀行口座やクレジットカードとデータを連携できる

次に、会社の銀行口座の入出金明細や、法人クレジットカードの明細を自動取得できるネットバンキング機能を利用できる点です。これまでは、こういった利用履歴はすべて手作業で入力する必要がありました。会計ソフトをクラウド化することによって、これらのデータが自動で連携されるため、入力作業を省力化することが可能となります。

自社のサーバーが不要で設備投資のコストを削減できる

従来は会計ソフトで入力したデータを会社のパソコンに保存していましたが、これをインターネット経由でクラウド上のサーバーに保存することが可能となります。自社のパソコンや社内サーバーに保存する場合、年々データが蓄積されるため、保存用のハードディスクを買い足したり、設置場所を必要としたり何かと困ることが多いのです。

会計ソフトをクラウド化することで、こういった無駄な手間やコストを省くことができます。しかも、データを管理するのは自社から離れた場所なので、ネットワークトラブルや自然災害などでデータが消失してしまうといったリスクは最小限に抑えられます。

クラウド会計ソフト導入のデメリット

良いことづくめのように感じる会計ソフトのクラウド化ですが、デメリットもあります。それは、月額で利用料を支払うために、一度購入したら追加のコストを必要としないインストール型会計ソフトに対して、ランニングコストが発生するという点です。インストール型のソフトウェアでも保守料などのランニングコストが発生するものもありますが、ランニングコストが妥当かの認識は必要でしょう。

また、会社が契約しているインターネット環境によっては、インストール型の会計ソフトよりもパソコンの動作が重くなってしまう可能性があります。

自社に合うクラウド会計ソフトの選び方

それでは、クラウド会計ソフトはどのように選んだら良いのか、選び方をチェックしていきましょう。

ポイントとしては、自社が必要としている機能があり、これまで円滑に進んでいて必須の業務を滞りなく引き継げるかどうかです。具体的には、以下のポイントをチェックするようにしてください。

• 自社が利用している銀行口座やクレジットカード、POSなどと自動的に連携できるか
• 実際に利用する経理担当者が作業しやすい管理画面か
• 月額利用料などランニングコストが適正で負担にならないか
• サービス提供業者のサポートは納得できるものか

会計ソフトをクラウド化するのに経理部長の一任で決めることが難しいのがIT設備投資。実際に、会計ソフトのクラウド化を提供する業者の担当と綿密に打ち合わせをして、納得できるクラウド会計ソフトの導入を検討しましょう。

まとめ

クラウド会計ソフトは、従来のインストール型会計ソフトの欠点などを改善し開発された次世代型の会計ソフトです。しかも、常に改善がアップデートしているので、今後ますますシェアが拡大していくことは間違いありません。

導入メリットとデメリットを理解して、導入の判断を検討してみるのはいかがでしょうか。経理業務の効率UPとスリム化を目指しましょう。