請求書の電子化とは?請求書のために会社にいかなくても良くなるってホント!?

働き方改革やテレワーク推進のため、証憑類の電子化に注目が集まっています。なかでも、請求書は紙での承認フローやファイリングによる7年の保存義務など煩雑でアナログな作業が必要であり悩みの種。何とかしたい!とお思いの皆様も多いのではないでしょうか?今回の記事では、請求書の電子化の概要とメリット、及び業務のbefore/afterをご紹介します。

 

請求書の電子化とは?

本来紙での保存義務のある国税関係の帳簿書類(「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」)について、要件を満たすことで電子データによる保存を認めた法律である電子帳簿保存法。2005年のe-文書法の施行に伴い、請求書などをはじめとする証憑類は、スキャナで取り込んだデータも保存可能となりました。この制度を利用すれば、煩雑だった経費精算業務や、経理部門の集計業務を効率化でき、付加価値の高い本来業務に注力できるようになります。

記事:電子帳簿保存法はこう活用する!請求書電子化ガイド 第1回「請求書と領収書の電子化の違い」

 

請求書の電子化によるメリット

請求業務を紙やエクセルで行っている状態では、経理に業務負担は重くのしかかり、差し戻しも多く発生するなどガバナンスにもリスクがある状態です。会社としても請求書の保管料や倉庫への郵送費といった経済的コストが生じています。

記事:請求書管理システムはなぜ必要?請求書の受領や支払いプロセスの実態と課題!

では、請求書を電子化することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか?申請者、承認者、経理、企業とそれぞれの立場からみたメリットをお伝えします。

① 申請者のメリット 
ベンダーから電子で請求書を受領すれば、わざわざオフィスに請求書を取りに出社する必要がなくなります。もちろん請求書を上司に手渡す必要もなし!加えて、Concur Invoiceなら入力サポートや規定チェックを行う仕組みもあり、効率化とガバナンス向上が一度に図れます。

② 承認者のメリット
請求書画像が添付されているので、外出先や出張中、在宅勤務でも承認が可能に。いつでもどこでもタイムリーな請求書の承認が可能となり、請求書に印鑑を押すためだけに出社する必要はもうありません。

③ 経理のメリット
紙を睨みながらシステムに請求書を入力していましたが、PC画面だけで原本との突合が可能になります。税務調査など監査時にも、ファイルの束を取り寄せたり、請求書を探し回る必要もありません。

④ 企業のメリット   
請求書を電子化することで、事業所からの配送にかかっていた郵送費や7年間保管のために借りていた倉庫代といった経費が削減されます。ペーパレスによるテレワークの推進等、従来難しかったバックオフィスの働き方改革の推進も可能です。

記事:経理のテレワークはできない?その理由は「紙」にある!

 

お客様の声 : 一般財団法人日本気象協会

これまで請求書電子化の概要とそのメリットを説明してきました。ここでは実際に電子化を行っている弊社のお客様の事例をご紹介します。

一般財団法人日本気象協会(以下、日本気象協会)は、750名を超える全職員の経費精算と請求書管理業務にConcur Expense Concur Invoiceを採用し、同時に領収書や請求書の電子帳簿保存法対応を行っています。

導入前、経理部門では、伝票をチェックする 担当者の負担が増していたことに加えて、各地の事業所から東京本社に郵送する紙伝票の紛失も発生していました。そうした証憑書類の整理も糊付け やファイリングなど煩雑でアナログな作業が必要であり、保管スペースの増大も悩みの種でした。 

導入により、経費精算や請求処理を効率化するとともに、業務の在り方についても改善を遂げ、職員がより付加価値の高い仕事へ専念できるような環境を実現。社内のペーパーレス化も加速させています。

「法律も変わり規制も緩和されているなか、 経費精算や請求業務に関して、紙を印刷し 保存を続けるのは生産性が低すぎます。我々は 2016年から仕訳日記帳や元帳などの帳簿を 紙から電子ファイルへと保存形式を変えて いたので、領収書や請求書も電帳法対応を 進めることで、バックオフィスの仕事をより効率化したいと考えていました」

-  一般財団法人日本気象協会 管理本部 財務部 財務管理課長 若原麻紀氏

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まとめ:

電子帳簿保存法は、本来紙での保存義務のある国税関係の帳簿書類を一定の要件のもと、電子データで保存することを認めた法律であり、ITの発展により制度改正が繰り返されています。この制度を請求書で利用することにより、紙や印鑑に捉われる業務から経理部門をはじめとする請求書に関わる従業員を解放することが可能です。

ぜひ、ご検討の際はコンカーまでお問合せください。豊富なノウハウをご提供します。

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