これからは電子請求書の導入が必須になる?メリットと導入のポイントを解説

テレワークの普及が進むいま、これまで電子請求書を使っていなかった企業が導入を進めるケースが増えています。また、令和3年度(2022年1月)に電子帳簿保存法が改正され、電子取引データの出力書面等による保存措置が廃止(2年間の寛恕措置有)されたことが話題になっています。電子化が一段階進んだ今回の法改正に対応するため、現在電子請求書を未導入の企業でも、対応する必要が出てくるでしょう。

電子請求書について、その種類やメリットおよび注意点、導入のポイントなどを解説します。

電子請求書とは

電子請求書とは、電子データ化された請求書のことです。一般的に、従来は紙ベースで作成していた請求書を電子データ形式にして、メールやWebサイト、システムを経由して先方とやりとりすることを指します。

近年、これまで紙の請求書を扱っていた企業間でも、電子請求書に切り替えるケースが増えてきました。そこには次のような理由があります。

  • 電子帳簿保存法による帳票・帳簿類の電子化促進
  • コロナ禍や働き方改革の推進によるテレワークの増加
  • DX推進による、経理部門を含むバックオフィスのデジタル化

経理部門のDXについては、次の記事もご覧ください。

経理にもDX化が必要!DX化を行うメリットと実現する方法とは

また、これまでの請求書管理については次の記事をご参照ください。

請求書管理とは?その重要性と、かかる手間、もっと簡単にする方法を紹介!|SAP Concur

電子請求書が増えた理由は複数ありますが、そのなかでも特に重要なのが電子帳簿保存法の存在です。

電子帳簿保存法

1998年に施行された電子帳簿保存法により、条件を満たせば、国税関係の帳簿を紙ではなく電子データで保存できるようになりました。電子帳簿保存法はその後何度か改正され、電子データで保存するための条件が次第に緩和されています。

令和3年度の改正(2022年1月施行)により、2022年1月1日以降の電子取引ではデータの出力保存が廃止され、データのままで保存することが義務化されました。

ただし、実際には対応に間に合わない企業が多かったため、令和4年度(2022年)の税制改正大綱で2年間の宥恕(ゆうじょ)措置がとられています。税制改正大綱による宥恕措置については、次の記事をご参照ください。

2年延期!電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止の宥恕措置について

 

電子帳簿保存法の令和3年度改正については、次の記事をご参照ください。

イベントレポート: 令和3年度電子帳簿保存法改正で変わる請求書保存の先取り説明

電子請求書の種類

電子請求書は、送信もしくはやりとりの方法により、大きく3つの種類に分けられます。

  • メールで送信する添付ファイル形式
  • Webサイトからダウンロードする形式
  • システム経由で作成・送信する形式

令和3年度の改正により電子取引データの出力保存が廃止され、該当するものはデータのままで保存することが義務化されました。上記はいずれも電子取引データとなり、前項で触れた2年間の宥恕措置の対象です。

1:メールで送信するもの

作成した請求書をPDF化し、メールに添付して送受信します。メールアドレス情報があれば送付でき、特別なシステムは必要ないため非常に手軽です。

ただし、誤送信のリスクがあるほか、パソコンやネットワーク環境によってはセキュリティリスクが高い可能性があります。

2:Webサイト上でやりとりするもの

送信側は作成した請求書をPDF化してWebサイトにアップロードし、受信側にメールでURLを知らせます。受信側は、URLをクリックして請求書をダウンロードします。

多くの場合はファイル共有サービスを利用します。手軽に利用できますが、一定期間が過ぎるとデータが消えるサービスも多いので注意が必要です。

3:システム上でやりとりするもの

送信側は経理システム上で請求書を作成し、システムから直接相手に送信します。受信者側も、システム上ですべての作業を行うことが可能です。また、システム内にデータを格納していくためデータを管理・検索しやすく、紙に出力して保存する必要もありません。

ただし、システムを導入するコストや手間が必要です。

印鑑はどうするか

上記のすべての方法で、電子印鑑の利用が可能です。電子印鑑には、印影をPDF化したタイプと電子証明書を使ったタイプがあります。

本来、紙の請求書でも押印は必要ありませんが、企業間のやりとりでは慣例的に要求されることがあります。そのような場合、電子印鑑で対応可能です。

どちらのタイプの電子印鑑を使うか、または省略するかは、取引先と話し合って決める必要があります。

 

【電子請求書の主な種類】

 

送受信の方法

電子請求書の形式

電子印鑑(印影のPDF化、もしくは電子証明書)

1

メール

PDF

対応可能

2

Webサイト上

PDF

対応可能

3

システム上

システムによる

対応可能

※データ保存できるため、電子帳簿保存法にはすべて対応可能

電子請求書のメリットと注意点

電子請求書には、次のようなメリットと注意点があります。

メリット

  • 請求書管理の効率化や検索のしやすさ

紙の請求書とは異なり、保管作業が不要で、請求書を保管するスペースも必要ありません。また、大量のデータがあっても、日付や請求書番号などで検索すれば必要な情報をすぐに取り出すことができます。

  • 紛失による情報漏えいの防止と改ざんリスクの低減

紙の請求書には紛失のリスクがあり、紛失から情報漏えいが発生する可能性もあります。一方、電子請求書なら紛失のリスクは低いでしょう。また、電子請求書は修正すると記録が残るため、改ざんのリスクも低く、万一改ざんされても追跡することが可能です。

  • テレワークの実現につながる

紙の請求書とは異なり、インターネット環境さえあれば、オフィス以外の場所で受け取り・確認などの作業をすることが可能です。請求書の受け取りや保管のためだけに出社する必要がなくなり、テレワークの促進につながります。

注意点

  • 取引先の了解が必要になる

電子請求書を導入するには、電子請求書の送信を依頼するなど、取引先との調整が必要です。。なかには、どうしても紙の請求書にこだわる取引先もあるでしょう。その場合は、自社の都合だけで請求書の電子化を進めることはできません。

  • 導入時には新たなマニュアル作成や社内研修が必要になる

電子請求書を導入するには、これまでと異なる作業が必要です。準備が整わないまま導入してしまうと、現場の混乱を招くおそれがあります。

  • どの方法でも、セキュリティに注意が必要になる

紙の請求書に比べ紛失・改ざんのリスクは低減しますが、インターネット経由でやりとりするため、ネットワークからの情報漏えいというリスクが生じることに注意が必要です。

電子請求書導入のポイント

電子請求書を導入する場合は、次のようなポイントを押さえておきましょう。

  • 取引先と丁寧に話し合い、理解を得る

電子請求書の導入は、自社だけで完結することではありません。取引先に説明して、電子請求書のメリットや意義を伝えて理解を得る必要があります。

  • 請求書の電子化は社内のすべての部署一斉に導入する

同じ請求書でも、社内の一部のみデジタル化し、それ以外の部署では紙のままというのでは、スムーズな導入とはいえません。すべての部署で一斉に電子化を行いましょう。ただし、やみくもに一斉導入を進めるのではなく、事前に業務マニュアルの整備や社内ルール作成をして、無理のない移行を目指します。

  • セキュリティ対策に気を配る

電子データの管理を厳重に行うことや、SSL暗号化などのセキュリティ対策が求められます。自社だけでセキュリティ対策を行うことが難しい場合は、セキュリティ対策の充実した電子化システムを活用しましょう。

  • 請求書の送受信以外の部分も電子化するとより効率化できる

電子請求書を導入するときは、情報入力・承認・支払までをすべて電子化するとよいでしょう。一連の業務を効率化でき、より電子化のメリットを生かすことができます。

2023年末までに電子帳簿保存法に対応するなら請求書管理のクラウドシステムの導入がおすすめ

電子帳簿保存法の改正により、電子取引の帳簿はデータ保存しなければならないと決まっています。寛恕措置を受けるとしても、2023年(令和5年)12月末までには、改正に対応して電子データでの保存を開始しなくてはなりません。取引データを電子化する動きは、業界や企業規模を問わずに広がっています。

また、電子帳簿保存法は今後も改正されると予測されます。そのため、これから電子請求書に対応するなら、 Concur Invoiceのようなクラウドシステムがおすすめです。クラウドシステムであればサービス提供側が改正や制度変更に対応するため、社内の手間を最小限に抑えられます。

改正後の電子帳簿保存法への対応については、次の記事もご参照ください。

電子帳簿保存法 改正|コンカー

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