電子帳簿保存法・インボイス制度
インボイス制度の導入と電子帳簿保存法改正が与える請求書業務への影響を解説
2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されています。電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類（税務関係の帳簿や書類）を電子データとして保存できるようにする法律ですが、今回の改正で保存要件が大幅に緩和されました。また、2023年10月1日からインボイス制度が開始されます。売手が買手に対し正確な消費税率、消費税額を伝えるための制度ですが、これらの法改正により請求書業務が大きく変わろうとしています。本記事では、インボイス制度の導入と電子帳簿保存法の改正が請求書業務にどのような影響を与えるのかを解説します。経理担当者の負担軽減を実現するためにはしっかりと理解を深めていく必要があります。ぜひ参考にしてください。
より詳しく知りたい方はこちら：
令和2年度税制改正でペーパーレスを推進！ まず押さえる3つのポイント【事例：九州旅客鉄道株式会社】
インボイス制度の概要
軽減税率の導入で消費税率は8%と10%が混在することになりました。それによって消費税を把握するのが難しくなったといえます。そこで売手が買手に対し正確な消費税率、消費税額を伝えるために2023年10月1日から導入されるのがインボイス制度です。
インボイス制度は消費税の仕入税額控除方式である、適格請求書等保存方式の通称で、仕入税額控除を受けるためには必ず対応する必要があります。適格請求書とは、従来の区分記載請求書に、「登録番号」と「適用税率および消費税額等の記載」の2項目が追加された請求書です。税務署長に対して課税事業者として登録した法人、もしくは個人のみ発行が認められます。
紙の請求書や領収書、レシートなども適格請求書の対象ですが、電子データも対象です。そのため、経理担当者がインボイス制度に対応するには改正電子帳簿保存法への理解も求められます。
※インボイス制度について詳しくは、「【インボイス制度 早わかりブログ】第1回「インボイス制度とは」｜SAP Concur」をご覧ください。
2022年1月施行、電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、これまでに何度も改正され、現在に至っています。インターネットの普及やIT技術の進化により、電子データでの保存を一般化させ、業務効率化を図る目的で導入された同法律ですが、当初は電子データの保存要件が厳しくほとんど普及しませんでした。
その後、何度かの改正で少しずつ要件緩和が進み、それに伴い徐々に電子データでの保存を行う企業が増加しました。そして2021年の改正でさらに導入しやすさが進んだのです。今後も、さらなる普及が期待されます。
※電子帳簿保存法について詳しくは、「電子帳簿保存法が大きく改正！｜SAP Concur」をご覧ください。
電子帳簿保存法、3つの改正点
すでに2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法。経理業務に大きくかかわる3つの改正点につき、概要を解説します。
- 電子帳簿保存法承認制度の廃止
これまで電子帳簿保存法の適用要件に則って電子データを作成するには、「承認を受けようとする国税関係帳簿等の備え付けを開始する日の3ヵ月前まで」に承認申請書提出が必須でした。しかし、今回の改正から事前承認は不要になっています。
- 適正事務処理要件の廃止
スキャナ保存は不正利用防止目的で、「適性事務処理要件」として最低でも2名以上で相互牽制を行う必要がありました。しかし改正後、「適性事務処理要件」は廃止され、1人での作業が可能になりました。
- 検索要件の緩和
これまでは、電子データとして保存した帳簿・書類を検索する際の要件は多く、「取引年月日」「勘定科目」「取引金額やその帳簿の種類に応じた主要な記録項目」で検索できることが要件でした。しかし、改正後の検索必須項目は、「年月日」「金額」「取引先」の3つのみです。
インボイス制度と電帳法改正が請求書業務に与える影響は？
インボイス制度の概要と電子帳簿保存法の改正内容を見たところで、実際に経理担当者が請求書業務を行う際、どのような影響があるのかについて解説します。
電子帳簿保存法改正による影響
電子帳簿保存法の改正により、請求書業務は大きく変わります。具体的には、「電子取引をした請求書の紙保存ができなくなる」「電子データの保存要件が緩和される」の2つです。それぞれについて解説します。
- 電子取引をした請求書の紙保存ができなくなる
従来、ペーパーレス化が進んでいない企業では、PDFファイルなど電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存していました。しかし、今回の改正で電子取引データを紙で印刷、保存する措置が廃止されています。そのため、請求書を含め電子データで受領した場合は、電子帳簿保存法に則り、電子保存をしなくてはなりません。例外的に2023年12月31日までの期間、所轄税務署長が「止むを得ない」と判断した場合に限り、紙に印刷して保存することを認める宥恕措置が設けられています。ただし、猶予期間ではなく、あくまでも宥恕措置のため、基本的には紙での保存はできないと考えたほうがよいでしょう。
- 電子データの保存要件が緩和される
今回、改正点のなかでも直接、請求書業務に関係があるのが、「電子帳簿保存法承認制度の廃止」「スキャナ保存したデータがクラウドサーバー上でも保存可能になった」の2つです。
従来、電子取引は承認制度でした。そのため、電子取引をした請求書を紙で印刷しての保存が廃止されただけでは、3ヵ月前から申請しなければ電子化が進められなければ対応できませんでした。しかし、電子帳簿保存法承認制度も廃止されたため、すぐに電子化の準備を進められるようになったのです。
もうひとつはスキャナ保存した電子データが、クラウドサーバー上での保存が可能になった点です。電子取引のデータを定められた納税地で保存閲覧できれば、要件を満たしたことになり、クラウドサーバー上でデータの保存をすることが可能になりました。これにより、社内のローカル環境で保存する手間が解消され、経理担当者の負担も軽減します。
インボイス制度導入による影響
電子帳簿保存法の改正によって、電子化を完了しているもしくは進めている企業であれば経理担当者の請求書業務は大幅に軽減されます。一方、インボイス制度の開始は、経理担当者の負担を増やしてしまう可能性が高いといえます。その主な理由は、次のとおりです。
- 請求書の様式が変更される
請求書の様式が区分記載請求書から適格請求書に代わり、記載項目に「登録番号」と「適用税率および消費税額等の記載」2項目が追加されます。決められたフォーマットがあるわけではないため、書式は自由ですが、確認項目が増える点や、システムを使って印刷、電子化をする際にはシステムの改修が必要です。
- 消費税額の算出方法が複数になる
区分記載請求書では、消費税額の計算に割戻し計算が採用されています。インボイス制度導入後の計算は原則は割戻し計算ですが、特例として積上げ計算を選択することも可能になります。どちらかを選択することとなっていますが、たとえば売上税額の計算に割戻し計算を選択した場合、消費税額の計算に積上げ計算を選択することはできません。基本的にはこれまで同様、割戻し計算を使用する準備をしておいたほうがよいでしょう。
なお、2023年10月から導入されるインボイス制度においては「3万円未満の公共交通機関運賃」「自動販売機、自動サービス機等での消費の購入」など、所定の5項目に関しては、適格請求書等の交付義務が免除されます。一方で、電子帳簿保存法では、デジタル明細があれば上の5項目以外でも3万円以下は領収書不要というルールがあります。インボイス制度が導入された後にどのようなルールになるかは、2022年7月時点ではまだ、通達が出ていません。
そのため、どのような通達が出てもよいようにデジタル明細があったとしても、領収書を作成する準備だけは整えておいたほうがよいでしょう。
インボイス制度と領収書の役割について詳しくは「インボイス制度における領収書の役割と正しい書き方を解説」をご覧ください。
早急に請求書の電子化とインボイス制度への準備が必須
電子帳簿保存法の改正により、経理担当者の負担はある程度、軽減されることが予測されます。しかし、電子化が進んでいない場合はかえって手間も増えてしまうため、早急に電子化を進めないと経理担当者の負担はさらに増えてしまうでしょう。
また、インボイス制度の導入はまだ先と思っているかもしれませんが、今から準備を進めておかないとギリギリになってからさまざまなトラブルが生まれてしまうリスクがあります。システムの対応はすぐにはできるものはないため、今から計画を立て準備を進めていくことがスムーズに対応するためのポイントといえるでしょう。
令和３年度税制改正対応 領収書・請求書完全ガイドはこちら！