【イベントレポート】 なぜ、出張管理がアツい!のか?リスクとコストと社員の幸せの狭間

トランプ政権下で変わるグローバル経済の中、世界の主要路線に一部減少が見られるものの、世界の出張者の数は増え続けています。ウェブ会議システムの普及は逆に顔を合わせたコミュニケーションの重要性を気づかせる大きな契機となっています。

一方、世界全体で見れば、テロ、災害、政変など大きな規模のものだけを数えても、月一回のペースで発生し、企業は社員の安全確保の必要性に迫られています。また、特に海外渡航など出張費に対する説明責任や出張手配業務そのものの非効率性が社員の生産性を低迷させる要素ともなっています。

これらの企業が直面する課題を解決する方策を考えるべく、先月5月24日、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズとコンカーは出張管理の高度化をテーマとしたセミナーを開催しました。そもそも企業が目指す出張のあるべき姿は、『ルールを守り、安く、ラクに、安全に、そして、透明に』というシンプルなものであるはずです。しかし、残念ながら、架空出張や経費のごまかしなど出張費の透明性だけ見ても、約半数で不正行為が行われているという結果(2016年 日本CFO協会「出張費用マネジメントの実態調査」)が得られています。

出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策

日本CFO協会との共同調査レポート。出張費用における企業の課題を明確にすることで改善策を考察


本セミナーでは企業で出張管理の高度化を目指す、トラベルマネジャーという新しい役割で活躍される企業事例を踏まえながら、論点の整理を行いました。不正行為は必ず行われることを前提としながら、出張規定のルール化を行い、利便性を損なわない程度の例外処理に配慮し、それらをシステム化、システム基盤に埋め込むことでルールが自動的に適用され、PDCAサイクル自体を仕組化してしまう方法が現実的な解であることをご参加の皆さまと認識を共にしました。この基盤をベースにさらに、経費明細情報を活用した集中購買に向けた取り組み、GPS情報や出張旅程情報を組み合わせた危機管理、出張手配と経費精算の一元化による出張業務全体の効率化というBTM(Business Travel Management)の主要3要素の高度化を中長期に入れ、改革を行なっていくことで、働き方改革も同時に実現できると認識を共有しました。

また株式会社JTBビジネストラベルソリューションズからは2017年3月に弊社と協業を開始以来、多くの企業のConcur Travelの導入サポート、効果的な運用の携わってきた経験を通し、実証してきた成功の法則と事例についてお話いただきました。

Concur Travel導入前後のお客様の生の声や決め手、コスト削減の事例、導入結果の成果など先行導入企業の実績の増加状況に加え、導入成功のシナリオが共有され、課題意識を持たれているご参加の皆さまにとっても満足していただける内容となりました。

【関連記事】なぜ今「ビジネストラベルマネジメント」が注目されるのか

第1回「海外出張の変遷とITの仕組み」
第2回「ITが変えた旅行会社の業務」
第3回「企業の出張経費削減の秘訣とは」
第4回「BTMがもたらす働き方改革」

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