経理・総務の豆知識
電子帳簿保存法のマニュアルや事例はありますか？- e文書法/電子帳簿保存法に関する質問
(2019.6初投稿）
e文書法/電子帳簿保存法に関して、よく聞かれる質問とその回答をまとめました。電子化対応に関して、その事例やマニュアルがあった方が分かりやすいと思われる方もいらっしゃると思います。事例やマニュアルはあるのでしょうか？以下では、その回答について、みていきましょう。
質問：領収書・請求書電子化のマニュアルや事例はありますか？
回答：はい、あります。Concur Expense、Concur Invoiceを用いた電子帳簿保存法による電子化簡易マニュアルは、「電子帳簿保存法はこう活用する！領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。またお客様事例については、コンカーのブログ記事や事例サイトに掲載しています。
以下では、「電子帳簿保存法はこう活用する！領収書・請求書電子化完全ガイド」に記載されている弊社製品のConcur Expenseの領収書電子化マニュアルについて、簡単にみていきましょう。
Concur Expenseで領収書の電子化を行う場合の一般的な事務処理フローは以下の通りになります。
【STEP1】領収書を電子化する。
Concur Expenseでは、規定の解像度の画像ファイルをアップロードすることで、自動的にタイムスタンプが付与されます。
【STEP2】経費レポートを作成、提出する。
経費エントリーを作成後、上長等の承認者に経費精算を提出するために、経費レポートを作成します。
ここで、一定期間に利用された立て替え経費の経費エントリーを、上長に提出する単位にまとめたものを、「経費精算レポート」と呼びます。一般的な企業においては、「1か月に1度」等のサイクルで経費精算レポートを提出させることが多く、1か月間で使われた、すべての立て替え経費が、経費エントリーとして入力されることになります。
【STEP3】承認者・経理担当者により確認、承認を行う。
経費レポートの申請を受けた承認者・経理担当者は、経費の内容や領収書の画像を確認の上、承認もしくは差し戻しを行います。差し戻す際に、理由を明記することで、申請者は修正すべき個所を把握することができます。特に領収書画像に不備があった場合は、どの領収書に、どのような不備があったのかを明記することで、申請者の迅速な対応を期待できます。
【STEP4】定期検査を行い、領収書を破棄する。
経費精算の承認が終わった後、定期検査を行い、紙の領収書を廃棄します。
また、領収書の電子化においては、大きく分けると以下の3人の担当者の作業により、事務処理が完了します。なお、使用した経費の性質によっては、複数の承認者が必要なケースもありますので、注意が必要です。
- 領収書受領者：立て替え経費精算を行い、領収書を受領し、経費精算申請を行う者（経費精算申請者）
- 経費精算承認者：申請された経費精算を確認し承認を行う者。一般的には、経費精算申請者の上長や経理部門の担当者等。
- 定期検査担当者：承認が完了した経費精算及び紙の領収書を検査し、廃棄を行う者。
マニュアルに関する詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する！領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。
また、お客様事例については、以下のブログ記事や事例サイトをご覧ください。
「横浜ゴム様事例：Concur Expenseで電子帳簿保存法改正対応の先陣を切る！領収書電子化を実現し、年間1500時間の工数を削減。 高付加価値業務への転換を加速」
「お客様に実体験を伺いました！Concur Expenseによる電子帳簿保存法対応の検討と申請の実際（日立建機様、ネットワンシステムズ様）
「担当者だからこそ話せる！Concur Expenseによる電子帳簿保存方法対応と開始数ヶ月の運用状況について（横浜ゴム様、エプソン販売様）」
＜プロフィール＞
細田 聖子（ほそだ せいこ） 公認会計士・税理士
2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。