経理・総務の豆知識
経費精算に印鑑は必要？印鑑をなくせばテレワークもペーパーレス化もはかどる！
経費精算の手続きに印鑑を必要とする企業はまだまだ多いのではないでしょうか。テレワークの普及にともなって、印鑑を押すために出社するというプロセスが問題視されるようになってきています。書類への押印というプロセスをなくせば、場所に捉われる要因を一つ無くすことができ、業務効率が上がり、テレワークやペーパーレス化を通じて働き方改革につながるはず。この記事では、押印業務の中でも経費精算にスポットを当て、経費精算には印鑑が必要なのか、印鑑にはどのようなデメリットがあるのか、経費精算から印鑑をなくすにはどうすればよいのかを説明します。
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日本ではどのように印鑑が使われているのか
企業と消費者の取引では、宅配便の受け取りが「置き配」「宅配ボックス」などで代替されるなど印鑑が不要な場面も増えてきていますが、現在も、日本の企業では何種類もの印鑑が使われています。たとえば、持ち出し禁止の代表者印、銀行印、会社印、役職印、そして、承認や申請に使う個人の印鑑などです。企業間取引では、印鑑が必要な場面がまだたくさんあります。これらの印鑑のうち、通常の経費精算では領収書を発行した企業の会社印（角印）と担当者が使う個人の印鑑が登場することになります。
押印が原因で進まないテレワーク
働き方改革の推進によってテレワークは徐々に普及しており、今後もより多くの企業や職種で導入されていくことが予想されています。しかし、申請や承認には印鑑が必要であるという習慣が、テレワークやペーパーレス化を阻害しています。申請・承認の書類に印鑑を押すためだけに、わざわざ出社しなくてはならない社員がたくさんいるからです。
特に、経費精算では申請や承認で印鑑が登場することが多く、大きな課題となっています。経費精算に印鑑を不要とすることは、テレワーク・ペーパーレス化の推進に必要です。
今でも印鑑が使われている理由
多くの企業では、今でも経費精算を含む申請や承認に印鑑が使われています。企業によっては内部規定として定めていることも多く、内部規定がなくても、有印私文書偽造は無印私文書偽造よりも重罪だということもあり、「書類に印鑑が押してあると信頼度が増す」と感じる人もたくさんいます。印鑑が複数押してあれば「多くの人が承認した証」と認識されるのです。
しかし、印鑑を利用することでのデメリットも発生します。
印鑑を使う業務フローのデメリット
- 印鑑は簡単に偽造可能
印鑑は、本人でなくても押せます。さらに、よくある名字の印鑑なら100円均一でも手に入れることができるので、偽造は容易です。 - 印鑑を忘れたら処理が止まる
印鑑が必要な企業では、キーパーソンが印鑑を忘れただけで手続きや処理が止まってしまうこともあります。また、印鑑を紛失した場合も処理が止まってしまいます。印鑑ではなくサインや生体認証で代替すれば、忘れたり紛失したりすることはありません。 - 外国企業には印鑑文化は存在しない
現在、取引や経費精算で印鑑を利用しているのは日本のみです。印鑑の存在する国はほかにもありますが、ビジネスでは使われていません。グローバル化が進む中、印鑑が必須という企業では不便な場合もあるでしょう。
経費精算に印鑑は必要？領収書に必要な項目とは
企業の中で印鑑が多く使われているのは、請求書や交通費など経費精算の場面です。しかし、経費精算でも印鑑は法的に必要なわけではありません。領収書とは、その支出が会社の経費であることを証明するものです。領収書に必要な項目は、次の通りです。
- 作成者
- 取引した日時
- 取引の内容
- 金額
- 受取人
これらの項目があれば、領収書として成立します。つまり、経費精算を行う書類に印鑑は法的には必要ないのです。
経費精算システムの導入で印鑑を不要にできる
企業における経費精算の処理や手続きから印鑑をなくすためには、システムの導入が効果的です。導入によって、次のような効果が期待できます。
- 紙ベースの作業がなくなる
経費精算システムでは、経費の申請から承認、その後の分析まですべてシステム上で行えます。このため、書類に印鑑を押す必要はありません。ペーパーレス化の推進にも大きく役立つでしょう。 - 業務効率化
システム上での自動処理により、計算ミスや規程に沿わない申請の検出といったことも自動で行います。これにより、差し戻しが減ったりチェック効率が上がるので、申請者・承認者双方の業務効率化が図れます。 - 場所に捉われない働き方の推進
クラウドシステムであれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でもログインが可能であるため、オフィス以外の場所でも業務を行うことが可能です。
広がるテレワークへの対応には、印鑑が不要な経費精算クラウドが鍵
経費精算システムがあれば、経費の申請や個人の認証・承認をシステム上で行うことができます。それによって印鑑による承認をなくしていくことができれば、ペーパーレス化も進むでしょう。印鑑を押すためだけに出勤しなければならない社員が減れば、より多くの社員が場所に捉われない働き方を実現することが可能です。
また、経費精算システムを導入することで、効率的に処理を行えるようになります。入力の手間が省け、時間や場所を問わず申請・承認が可能になり、正確でスピーディーな処理が可能になるからです。ますます普及が進むテレワークを支えるためには、経費精算システムの導入は必須と言えるでしょう。ご興味のある方は是非 Concur Expense をご検討ください！
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