請求書の書き方を徹底解説｜記載項目・インボイス制度・電子帳簿保存法までわかりやすく紹介

請求書の書き方は、記載項目やルールを正しく押さえておくことが欠かせません。
宛名や金額、支払期限といった基本項目はもちろん、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応など、実務上の要件も年々複雑になっています。
記載に不備があると、取引先との認識のずれや確認作業の増加につながることもあります。

本記事では、請求書の記載項目ごとのポイントと注意点を解説するとともに、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応、実務での運用上の留意点についても整理します。

請求書の役割と義務

請求書の書き方を理解するためには、まずその役割や位置づけを押さえておくことが重要です。
企業間取引では、納品完了後も代金がその場で支払われるとは限りません。一般的には請求書を発行したうえで、後日振込などにより決済がおこなわれます。

請求書は単なる支払い依頼の書類ではなく、証憑書類としての保管義務を持つほか、税額控除の根拠や債権を証明する資料としても機能します。法務・経理の両面において、請求書は取引の根幹を支える重要な書類です。

取引における金銭請求の証拠

請求書は、取引が完了した証明とともに、代金を請求するための重要な証拠となる書類です。発行しておくことで、金額や取引内容の認識違いを防ぎ、金銭のやり取りもスムーズに進めやすくなります。

また、企業間取引ではあらかじめ支払日が決められていることが一般的ですが、請求書はその支払い処理を進めるうえでの確認資料としても役立ちます。支払い漏れや遅延を防ぐ役割も担っています。

記載不備は取引先や税務処理に影響

請求書に強い法的拘束力があるわけではありませんが、取引内容を示す証拠書類として扱われる場面は多く、会計処理や税務計算で金額の差異が生じた際には、その内容をもとに確認が求められます。

そのため記載に不備があると、取引先との認識にずれが出たり、確認のやり取りが増えてしまい、あとから手間になることは意外と多いものです。場合によっては税務処理に影響が生じるケースもあるため、発行前に一度内容を確認しておくことがトラブル防止につながります。

請求書に記載すべき基本項目と書き方のルール

請求書の書き方を理解するうえで、まずは必要な項目と基本ルールを確認しておきましょう。

上記の画像をもとに、請求書の書き方の基本的な流れを整理すると以下の通りです。

• 宛名を正式名称で記載する
• 発行者情報（会社名・住所・連絡先）を記載する
• 請求日を記載する
• 小計・消費税・合計金額を記載する
• 取引明細（内容・数量・単価）を記載する
• 振込先情報を正確に記載する
• 支払期限を記載する
• 請求書番号を記載する
• 印鑑を押す
  それぞれ詳しく見てみましょう。

宛名

請求書の書き方において、宛名は取引先に対して失礼のない表記にすることが基本です。ありがちなミスとして、「株式会社」を「（株）」と省略してしまうケース、前株・後株の誤り、敬称の使い分けが不明確なまま記載してしまうケースが挙げられます。
会社名は必ず正式名称で記載し、法人宛ては「御中」、個人宛ては「様」を使用することが基本です。
また、「株式会社〇〇御中 〇〇様」や「営業部御中 部長様」のように併用することは二重敬称にあたり、適切ではありません。会社・部署宛ての場合は「御中」、個人名が明確な場合は「様」に統一します。
送付先として「経理部」や「〇〇センター」など部署名を指定される場合もあるため、事前に取引先へ確認しておくとよいでしょう。

発行者情報

次に、発行者情報として自社の情報を記載します。請求書の発行元を明確にするための項目です。主な内容は、連絡先や住所、社名などです。必要に応じて担当者名を記載します。
この情報に誤りがあると、問い合わせがスムーズにおこなえなかったり、確認に手間がかかってしまうこともあるため、入力内容は発行前に確認しておきましょう。

請求日

請求日には、請求書を発行した日付を記載します。
ただし、作成日をそのまま記載すればよいというわけではなく、締め日や支払サイクルに合わせて調整するのが一般的な対応です。
例えば「20日締め・当月末払い」や「月末締め・翌月末払い」といった条件に沿って設定します。
また、日付の表記は和暦・西暦どちらでも問題ありません。ただ、取引先ごとにバラバラになってしまうと管理がしづらくなるため、社内でルールを統一しておくと、管理の手間を減らせます。

消費税・請求金額

「小計」には税抜きの合計金額を、「消費税」にはその税額を記載します。最終的に、これらを足し合わせた金額が「合計」です。

取引明細

取引日や取引内容、数量、単価などを記載します。一目見て内容がわかるように漏れなく記載しましょう。また、納品書との食い違いがないかもあわせて確認しておきます。

振込先

振込先は、以下の情報を正確に記載します。

• 金融機関名
• 支店名
• 口座種別
• 口座番号
• 口座名義（カタカナ）

いずれか一項目でも誤りがあると、入金がおこなわれない場合があります。特に口座番号と名義はミスが起こりやすいため、発行前に見直しておくとよいでしょう。

支払期限

支払期限は、取引先との契約や支払条件に基づいて設定します。実務では「月末締め・翌月末払い」などのルールに沿って「〇月末日までにお支払いください」と記載するケースが一般的です。
初めての取引では、事前に支払いサイクルを確認しておくことで、認識のずれによるトラブルを防ぐことができます。

請求書番号

請求書番号は必須ではありませんが、記載しておくことで「いつ・どの請求書か」を特定しやすくなります。
例えば、似たような社名や複数の担当者がいる取引先の場合でも、請求書番号があればすぐに識別できます。また、取引先から問い合わせがあった際にも、番号が手がかりとなり確認作業が効率化されます。

印鑑（角印・認印）

請求書への押印は法律上の義務ではなく、商慣習として定着したものです。ただし、日本の取引慣行において、押印があることで書類としての信頼性が高まる場面は少なくありません。
押印する際は、社名に少し重なる形で押すのが一般的です。これは、印影を文字に重ねることで切り取りによる悪用を防ぎ、書類の改ざん防止につながるとされているためです。

最近ではPDFでのやり取りも増えていて、電子印鑑を使うケースも広まってきています。画像として印影を入れたり、クラウドサービス上で印影を登録して使う方法もあり、紙の印鑑がなくても対応できる環境が整いつつあります。

軽減税率が適用される場合の端数処理

取引対象に食料品などが含まれる場合は、軽減税率（8％）が適用されるため、10％対象と区分して消費税額を計算しなければなりません。インボイス制度では、消費税額に1円未満の端数が生じた場合、1つの請求書につき税率ごとに1回のみ端数処理をおこなうルールが定められています。
そのため、商品ごとに消費税額を計算して端数処理をおこない、その合計額を記載することは認められていません。税率ごとに合計した金額に対して消費税額を算出し、最後に端数処理をおこなう必要があります。

なお、端数処理の方法は、切り捨て・切り上げ・四捨五入など任意に選択できますが、あらかじめルールを定め、統一して運用することが重要です。
詳しくは、国税庁の公表情報もあわせて確認しておくと安心です。
（参照：国税庁、No.6371 端数計算）

インボイス制度（適格請求書）への対応と記載必須事項

インボイス制度に対応するためには、適格請求書に必要な記載事項を正しく押さえておくことが大切です。ここでは、特に重要となるポイントを解説します。

適格請求書発行事業者の登録番号

インボイス制度に対応するためには、まず適格請求書発行事業者としての登録番号が必要になります。

この登録番号は「T＋13桁の番号」で構成されており、個人事業主の場合は新たに付与される13桁の番号、法人の場合は法人番号に「T」を付けたものが登録番号となります。通常は、発行者情報の欄やその周辺に記載します。

適用税率の明示と税率ごとの区分記載

適格請求書では、消費税の内訳を記載し、標準税率10％と軽減税率8％をそれぞれ区分して記載しなければなりません。具体的には、税率ごとに合計金額を分けて記載し、どの金額がどの税率に該当するのかを明確にします。

インボイス制度について、詳しくはこちらもご覧ください。
インボイス制度(適格請求書等保存方式)に対応できていますか？概要と企業の課題、仕入税額控除などを解説

請求書発行での注意点

請求書を発行する際には、記載内容だけでなく、実務上の取り扱いにも注意しなければなりません。ここでは、特に見落としやすいポイントを解説します。

個人事業主・フリーランスの注意点

取引先が個人事業主やフリーランスの場合、報酬の内容によっては所得税の源泉徴収が必要になることもあります。

対象となる代表的なものとしては、原稿料や講演料のほか、弁護士・司法書士などへの報酬、プロスポーツ選手への支払い、映画やテレビなどの出演料といったものが挙げられます。これらに該当する場合、請求書に記載する金額は「源泉徴収前の金額」となり、実際の支払額はそこから源泉徴収分が差し引かれた金額になります。

源泉徴収された税額は確定申告時に精算されるため、帳簿上での適切な管理が必要です。場合によっては還付が受けられることもあります。

振込手数料の負担

振込手数料は、請求業務のなかでも意外とトラブルになりやすい項目のひとつです。基本的には支払側が負担するケースが多いものの、契約や商習慣によって異なります。

前もって取り決めをしていない場合、請求後や入金後に負担を依頼することは難しく、関係性によってはトラブルに発展することもあります。

入金処理が完了したあとでは調整が困難になるため、取引開始時点で負担者を明確にし、請求書の備考欄に「振込手数料は貴社ご負担にてお願いいたします」と明記しておくことで、未然にトラブルを防げるでしょう。

請求書の作成方法比較

請求書の作成方法にはいくつかの種類が存在します。それぞれの特徴を整理すると以下の通りです。

それぞれに特徴があり、特にインボイス制度や電子帳簿保存法への対応を踏まえると、どの方法を選ぶかで請求書発行の負担が大きく変わります。電子帳簿保存法では、電子取引で発行・受領した請求書は電子データのまま保存することが義務付けられており、紙に出力して保管するだけでは要件を満たさないケースがあります。

こうした点から、今後の運用まで見据えると、クラウドサービスなど電子対応が可能な方法を選ぶ企業が増えています。

請求書の送り方マナー

請求書の送り方にはいくつかの方法があり、それぞれにマナーが存在します。送付方法は取引先の運用やこれまでの取引方法によって異なるため、あらかじめ確認しておくことが基本です。

メール

メールでの送付は現在もっとも一般的な方法です。PDF形式の請求書を添付して送信することで、確実に取引先へ届けることができます。見落とされるリスクをなくすため、必要に応じてフォローの連絡を入れることも有効です。

メールを送る際は、まず件名を「請求書送付のご連絡（株式会社〇〇）」のように記載し、本文では「いつもお世話になっております。〇月分の請求書を添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」といった一文を添えるのが一般的です。
またファイル名についても、「株式会社〇〇御中_請求書_〇月分_日付.pdf」のようにシンプルに整理しておくと、相手側の管理もしやすくなります。

なお電子帳簿保存法では、「日付・金額・取引先」で検索できる状態で保存することが求められているため、こうした命名ルールを意識しておくと後々の管理がしやすくなります。

郵送

窓付き封筒を使用する場合は、宛名が外から確認できるため、請求書の宛名の位置に注意が必要です。
窓なし封筒の場合は、封筒に宛名を記載し、「株式会社〇〇御中」や「株式会社〇〇 △△様」のように正確に記載します。二重敬称にならないよう注意しましょう。

また、封筒に記載した会社名と請求書の会社名が一致しているか慎重に確認します。住所や会社名にミスがあると、誤配送の原因となり、トラブルの種となりますので、こちらも必ず確認します。
送付状を入れるかどうか迷う方も多いですが、必須ではありません。しかし、礼儀として初めての取引先や重要な案件の際には同封しておくと、より丁寧な印象になります。

請求書本体は三つ折りにし、宛名が正しく読める向きで封入、切手は縦長にしたときに左側に貼るのが一般的です。そのうえで、封筒の表面には「請求書在中」と記載するかスタンプを押し、内容物がひと目でわかるようにしておくと受け取る側も安心です。
紙文化が根付いている会社では、意外と封筒マナーも見られています。失礼のないようにしましょう。

FAX

FAXでの送付は、現在でも一部の取引先では利用されている方法です。相手側で受信すればすぐに内容を確認できるため、即時性がある点はメリットといえます。
しかし、FAXの誤送信は情報漏えいにつながる可能性があり、請求書ミスのなかでも特に注意すべき作業です。

もしも、誤った取引先に送付してしまうと、会社情報や取引内容が第三者に渡ってしまうリスクがあるため、誤送信が発生した場合はすぐに送信先へ連絡し、送信書類の破棄など対応を依頼しましょう。
なぜなら、誤送信によって取引内容や金額などの情報が第三者に渡る可能性があり、トラブルにつながるおそれがあるためです。

なお、FAXは正式書類として扱われない場合もあるため、取引先によっては原本の郵送が求められるケースが一般的です。その際は、郵送時のマナーに沿って対応するとスムーズです。

また最近では、インターネットを利用した「電子FAX」も普及しており、PDFデータをそのまま送受信できるなど、業務効率化の手段として活用されています。

請求書の保管期間と電子帳簿保存法への対応

請求書は発行・受領後も一定期間の保存が義務付けられており、法人・個人事業主の区分や電子データかどうかによって対応が異なります。

原則7年の保存義務がある

法人の場合、請求書は確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することが義務付けられています。これは法人税法や消費税法などに基づく基本的なルールです。
ただし、税務調査への対応などを考慮し、実務上はより長期間保存するケースもあります。

電子帳簿保存法における電子データ保存の義務

電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受け取った請求書は電子データのまま保存することが義務付けられています。そのため、メールなどで受領した請求書を印刷し、紙のみで保存する方法は原則として認められていません。

一方で、紙で受け取った請求書については、従来どおり紙のまま保存することが可能とされています。

請求書の保管期間については、詳しくはこちらもご覧ください。
請求書の保管期間は何年？法人・個人事業主の違いや電子保存のルールを解説

請求書管理の効率化には専用システムの活用が有効

紙での請求書管理は、保管場所の確保やファイリングなどの作業負担が大きく、どうしても管理が煩雑になりやすい課題があります。そのため近年では、請求書管理システムを導入する企業も増えてきました。

システムを活用することで、請求書の作成から送付、保管までを一元管理できるほか、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も効率化できます。手作業による入力ミスや管理漏れを防ぎやすくなる点もメリットです。

まとめ

請求書の書き方は、基本項目の理解からインボイス制度・電子帳簿保存法への対応まで、幅広い知識が求められます。
手作業を中心とした運用では対応負荷が高まりやすいことから、請求書の作成から保管までを一元管理できるシステムの活用が、業務効率化と法制度への対応を同時に進めるうえで有効な選択肢となっています。

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