出張トレンド：成果につながる出張プログラムへの転換

ビジネスそのものが常に変化しているように、企業の出張制度もまた「動く的（ターゲット）」のような存在です。どんな企業の出張プログラムであっても、変化と進化は避けられないものです。成功のためには、常に最新のトレンドを把握し、それに柔軟に対応していくことが求められます。たとえば、出張コストの上昇にどう対応するか、人工知能（AI）をどう活用するか、システムやツールの統合をどう進めるか、そして従業員の体験をどう最適化するか――こうした点に注力することが重要です。 

SAP Concur やその他の業界エキスパートの調査により、現在の課題に対する展望が示されました。 

• 出張管理者の 42% が、年内に出張コスト削減に関する会社の指示が出ると予測しました。 

• 出張者の 88% が出張中の大きなトラブルを報告しており、74% が出張中に安全でないと感じていました。 

• 出張・経費管理統合ソリューションがない企業の 61% は、2 年以内にコネクテッドシステムに移行すると思われます。 

• 出張管理者の 34% が、AI 支援ツールを活用するための適切なトレーニングを必要としています。 

これらの数値は、不確実性や混乱が蔓延するこの時代に、出張管理者、業務リーダー、および組織が同時に処理しなければならない希望と困難を示しています。例えば、安全対策や出張予約の柔軟性を求める出張者が出張を続けられるようにしながら、コストを管理するにはどうすればよいでしょうか。また、チームメンバーが両方のメリットを活用する方法を知っている状態で、AI や統合に投資するにはどうすればよいでしょうか。 

以下のインサイトをお読みになり、バランスの取れた行動を実行して、ビジネスを前進させましょう。主な内容は次のとおりです。 

• コスト、従業員エクスペリエンス、AI、統合に関する出張トレンドの詳細。 

• 非効率な出張・経費管理が、企業の出張プログラムやビジネスにどのような損害を及ぼすか。  

• 出張、経費、購入申請、ビジネス走行距離向け SAP Concur ソリューションが、変化する出張状況に企業が対処するのにどのように役立つか。 

出張 · 経費管理 2.0：新たな現実に対応する新たなソリューション

従業員エクスペリエンスのベストプラクティス、AI やデジタルツールが出張に及ぼす影響、T&E 管理への新しいアプローチをご覧ください。  

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企業が直面している出張トレンド 

企業の出張プログラムにおいて、数あるトレンドの中でも「コストの上昇」は最も大きな影響を及ぼす要素です。なぜなら、それは出張に関わるあらゆる側面に波及する可能性があるからです。コストの増加は、従業員により良い出張体験を提供する力を圧迫する一方で、効率性や生産性、その他のメリットを追求するためのAIの導入や各種ソリューションの統合を後押しする要因にもなっています。 

コスト上昇に対処するためのヒント 

コストの上昇にどう対応すべきかは、財務の専門家でなくても理解できるシンプルな話です。対応策は大きく分けて3つあります：① 購入価格を下げる、② 業務遂行にかかるコストを削減する、③ その両方を組み合わせる、という方法です。とはいえ、ベンダーの価格は自社でコントロールできない場合も多いため、最も効果的なアプローチの一つは、社内のリソースを節約し、本当に必要な出張に予算を集中させることです。つまり、「削れるところは削り、削れない出張にはしっかり投資する」という考え方が重要になります。  

コストが上昇する中、出張経費を管理するための以下のヒントを検討します。各ヒントは、テクノロジーとデータの力を活用することに焦点を当てています。 

• AIを活用した出張申請ツールを使えば、出張費用の見積もりや最適な料金の把握ができるだけでなく、その出張が本当に必要かどうかの判断にも役立ちます。  

• また、業務上の移動距離（ビジネスマイレージ）の記録を自動化することで、記録の正確性が向上し、従業員による過大申告を防ぐことができます。さらに、定額手当や社用車の方が適しているかどうかを判断する材料にもなります。  

• 加えて、付加価値税（VAT）の還付を管理・最大化するために、テクノロジーソリューションを活用しましょう。企業が本来受け取るべき還付金を確実に回収し、他の用途に有効活用できるようになります。 

• そして、Pカード（購買カード）や法人カードの利用、すべての出張関連の直接予約が自動的に記録されるようにして、出張費用の全体像を正確に把握できるようにしましょう。  

従業員エクスペリエンスの向上 

従業員エクスペリエンスの向上は、単に出張者の満足度を維持することでなく、出張者を維持することでもあります。Gallup によると、従業員の半数は現在の雇用主から離れる可能性があるためです。出張する従業員にとって、その経験はワークライフバランスや会社に対する見方に大打撃を与える可能性があります。シフトのスケジュール、長い乗り継ぎ時間、出張中の無計画な日々が、組織にとって従業員のウェルビーイングよりもコストが重要であるという認識につながる可能性があります。注意義務は確かに要因の 1 つです。出張者の 44% は、安全上の懸念により出張を拒否する可能性があるためです。 

テクノロジーを活用することで、出張業務の負担を軽減することができます。たとえば、使いやすい出張予約ツール、出張・経費精算を簡素化するソリューション、業務上の移動距離を正確に記録し、適切なマイレージ精算を可能にするソフトウェアなどが挙げられます。トラベルマネージャーにとっては、たとえば「多少高くても直行便を認める」といった柔軟なポリシーと、全体のコスト管理とのバランスを取ることが常に課題です。しかし、出張者にとって必要な柔軟性を確保しつつ、企業側にもポリシーを見直したり調整したりするための情報と柔軟性を提供できるようなソリューションを導入すれば、そのバランスをうまく実現することが可能になります。 

出張プログラムにおける AI のメリット 

出張費用の見積作成から出張予約のパーソナライズ、出張データの分析の強化や迅速化まで、出張（および経費）ソリューションに AI を組み込むことで、出張者および企業の出張プログラムに柔軟性と効率性がもたらされます。全体として、出張者の 95% が、出張予約に AI を活用したテクノロジーを使用できるようになっていますが、これらの従業員ほぼすべてが、（多くの出張管理者が AI トレーニングを望んでいるのと同様に）上手に活用するための会社のサポートを必要としています。また、従業員はデータセキュリティや潜在的な AI バイアスについても懸念しています。すべての調査結果が、企業が AI の可能性を最大限に引き出すには、包括的なトレーニングを提供し、データのプライバシー、安全性、AI の倫理的な使用を約束するプロバイダーのソリューションを使用する必要があることを示しているからです。 

T&E のための 1 つの統合プラットフォーム  

出張と経費の管理ソリューションをひとつの統合プラットフォームにまとめると、データの共有、AIの活用、そしてインサイトの抽出・業務効率化・可視化・シンプルな運用など、企業の出張プログラムに柔軟性とコスト管理をもたらす多くのメリットが得られます。このような統合プラットフォームを導入することで、トラベルマネージャーや企業は、より有利な料金交渉が可能になり、出張者に対して多様な選択肢や安全性の高い手段を提供できるようになります。また、常に変化する状況に対しても、柔軟かつ迅速に対応できる体制を整えることができます。 

統合された出張・経費管理のデモビデオはこちら

非効率な T&E が企業にどのような損害を及ぼすか 

出張と経費の管理が自動化・統合されていない企業の出張プログラムは、課題への対応力やチャンスを活かす力がどうしても劣ってしまいます。  

非効率な旅費・経費管理のコストは、複数の側面に損害を及ぼすことになります。コスト削減、効率性、可視性、コンプライアンス、従業員エクスペリエンス、セキュリティ、および AI の潜在能力すべてが、限られた自動化と統合によって損なわれます。以下に例を示します。 

• 不完全なデータ：不完全なデータやレポートを手作業で処理しなければならないため、支出をタイムリーに把握できず、より有利なレートをサプライヤーと交渉するための情報やインサイトが不足します。 

• 承認の非効率性：事前承認と実際の支出を自動的に照合できず、管理者がレポートを 2 回確認する必要があるため、出張・経費レポートの承認は困難で時間がかかります。 

• 手作業による経費レポート：領収書、クレジットカード、P カードフィードがソリューション間で自動的に送信されないため、経費精算レポートを自分で作成できません。 

• コンプライアンスの遅延：出張ソリューションはポリシー違反の支出にフラグを立てたり、法規制を遵守する選択肢に出張者を誘導したりできないため、コンプライアンスは購入前または購入中ではなく事後に行われます。 

• 面倒な例外処理：例外処理は手作業で厄介です。ポリシー違反ではあるが承認された経費（ビジネスクラスや直行便など）を自動的にではなく、各段階で承認する必要があるためです。 

• AI の制約：AI がすべてのデータを活用し、プロセスについて学習し、パターンを特定して、インサイトを提供することができないため、AI の可能性を最大限に引き出すことができません。 

• セキュリティリスク：複数のソリューションによってリスクポイントが増えるため、セキュリティとデータプライバシーが妨げられます。1 つのプラットフォームに 1 つのセキュアなサインオンではなく、複数のリスクサーフェス領域を管理し、セキュリティの盲点に対処しなければなりません。 

• スピードとスケールの制限：スピード、スケール、レジリエンスが制限されます。ソリューションが相互に円滑に通信できず、開発のタイムラインが異なり、一斉に更新および調整を行うのが容易ではないためです。 

結論：SAP Concur ソリューションが課題の克服に役立つ理由 

単一のプラットフォームで出張と経費（そして請求書）を管理するメリットは、十分に認識されています。つい最近まで、意思決定者の 78% が T&E に単一のソリューションを好むと回答していました。 

設計上、SAP Concur ソリューションは容易に統合でき、企業に可視性、効率性、インサイトを提供します。その機能により、企業は現在および将来の出張の課題に対応することができます。 

Concur Travel は、最近更新された SAP の出張予約ツールで、出張者に AI を活用したパーソナライゼーションと、航空会社、ホテル、鉄道、レンタカー向けの広範なオプションを提供します。出張者には選択肢と柔軟性がもたらされる一方、企業はポリシーを徹底し、サステナビリティを促進し、支出を発生前、発生中、および発生後に確認することができます。Concur Request は AI を活用して、出張費用の見積もりを提供し、従業員の出張計画時間を節約します。GPS 対応の Drive は、ビジネス走行距離を自動的かつ正確に追跡して従業員の手間を省くもう 1 つのツールです。 

Concur Expense は、出張予約、コーポレートカード、P カード、その他のソースから支出を取り込んで、出張・経費レポートのプロセスを自動化します。購買は、自動的に作成された経費精算レポートに円滑に転送され、従業員が手作業で 1 つ 1 つ入力する必要はありません。払戻はより迅速に行われ、企業は支出をより正確に把握できます。ExpenseIt ソリューションは、領収書の写真を撮り、情報を分析して分類し、経費精算レポートに直接送信することで、従業員のもう 1 つの雑用である領収書の収集と入力を最小限に抑えます。 

ビジネスに最適なソリューションやプラットフォームを見極めるのは、困難なプロセスです。SAP の出張・経費管理比較チェックリストには、機能、統合、セキュリティ、ユーザーエクスペリエンスなどを網羅する 30 以上のカテゴリがあり、Concur Travel がどの程度の水準であるかを評価するための便利なスコアカードを提供しています。 

コストの上昇、AI イノベーション、その他の出張・経費管理の課題がある中、「財務部門と出張管理部門がプロセスを最適化するには絶好のタイミングです。あなたと出張者は、懸命にではなく賢く働きながら、コストを削減し、生産性を上げることができます」と SAP Concur のプリンシパル・バリュー・エクスペリエンス・コンサルタントを務めるジェイソン・グルーニン (Jason Grunin) は言います。 

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本ブログは、SAP Concur（US）にて公開された記事を抄訳したものです。元の記事はこちら