交通費精算とは?その対象や処理方法、電子帳簿保存法対応について

 経費精算の中でも、交通費は、最もよく使われる経費です。特に、営業担当者などの社員が多い会社の場合、交通費精算の時間や労力は多くなる傾向にあります。以下では、交通費とは何か、交通費精算の対象や処理方法、また、電子帳簿保存法対応についても見ていきましょう。

そもそも交通費とはどんなもの?何が含まれるのか?

 そもそも、「交通費」とは何でしょうか。また、「旅費交通費」と「交通費」は何が異なるのでしょうか。「旅費交通費」とは、会計の勘定科目の一つで、「旅費+交通費」のことです。会社によって異なりますが、通常、出張の際の宿泊費・交通費や出張手当などの「旅費」と「交通費」を合わせて旅費交通費として処理しています。

 一般的に、「交通費」とは、自宅から会社までの通勤費用や比較的近くの取引先へ行くなどの近距離の移動にかかった費用を指します。近距離とは、通常、首都圏などの範囲内において、在来線などで日帰りできる距離を指すことが多いです。また、車を使って移動した場合の駐車場代やガソリン代も含まれます。

 具体的には、以下のものが含まれます。

  • 通勤定期代
  • 電車代(近距離)
  • バス代(近距離)
  • タクシー代
  • 駐車場代
  • ガソリン代 など

電子帳簿保存法の対応が必要な経費は何か?

 電子帳簿保存法に対応した場合、電子的にもらった領収書と紙でもらった領収書では対応が異なってきます。領収書でも、昨今ではネット上で購入した商品の領収書をWebサイトからPDFファイルで入手できるケースが増えてきました。PDFファイルは、「電子領収書」と呼ばれ、電子帳簿保存法においては、原則として、そのままPDFファイルの状態で保存しなければなりません。

 一方、紙で受領した領収書は、スキャン、あるいはスマートフォンで撮影するなどし、領収書を電子化する処理が必要になります。交通費において対応が必要な紙の領収書には、タクシー代の領収書、駐車代の領収書、ガソリン代の領収書などがあります。

 また、近距離の電車代やバス代などの交通費の領収書はどうなるでしょうか。会社によっては、社内規定により「〇〇駅から××駅まで」といった内容を記載した「交通費精算書」などの書類を提出した場合、これらの領収書を不要としている場合もあります。

 電車代やバス代などの交通費の場合、Suica / PASMO などのICカードを利用する場合も多いでしょう。経費精算・経費管理システムにConcur Expenseを利用する場合、ICカードとの自動連携が可能になっています。ICカードを読み取り端末にタッチすると、利用区間・運賃・日付情報が Concur Expense に自動的に取り込まれます。また、業務外の経費情報は個別に除外でき、定期区間内で重複する運賃も自動で控除されます。また、コンカーとJR東日本などとの経費精算自動化の実証実験が進めば、読み取り端末も不要で経費入力が自動化されることが期待されています。

領収書電子化のルールと方法

 交通費の領収書を電子化する際には、どのようなルールがあるでしょうか。受領した「本人」が電子化を行うのか、受領した本人「以外」の者が電子化を行うのかで異なります。

領収書を受領した「本人」が電子化を行う場合

 原則、受領した翌日から「3日間以内」に、以下1~4までを行わなければならない。

領収書の受領者「以外」の者が、領収書をまとめてスキャン・撮影する場合

 条件があるが、受領した翌日から「1か月+1週間(おおむね 37日間)以内」に、以下の1~4までを行えばよいことになる。

  1. 領収書受領、自筆で署名
  2. 領収書の撮影・スキャン
  3. 画像をアップロード
  4. タイムスタンプ付与

 領収書電子化のルールの詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。

 

 実際に、Concur Expenseにおいては、紙の領収書の処理はどうなるのでしょうか。イメージをつかむため、スマートフォンを使ってタクシーの領収書を処理する方法を簡単にみていきましょう。まず、タクシーの紙の領収書に必ず自筆で署名をします。

 

 アプリを起動させ、経費エントリーの入力画面を表示させます(画面は、 iPhone8による例)。

 

 「+」をタップし、カメラを起動させ、タクシーの領収書を撮影します。

 

 経費エントリーの項目を入力し、最後に「保存」をします。領収書の画像ファイルとともに、経費エントリーの情報が Concur Expenseにアップロードされ、すぐに、自動でタイムスタンプが付与されます。

 

 以上、Concur Expenseでタクシーの領収書を電子化する方法を簡単にご紹介しました。スキャナ・複合機を用いて電子化する場合は、PC上での処理になり、別の方法での処理が必要になります。

 Concur Expenseでの領収書処理の詳細は、「電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイド」をご覧ください。

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<プロフィール>

細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士

2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

 

(執筆:細田聖子/企画編集:野田洋輔)

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