経理・総務の豆知識
新幹線や電車の領収書は交通費精算に必要？もらい方や再発行方法を詳しく解説
新幹線を利用した出張などで発生する交通費の精算は、ビジネスシーンにおいて欠かせない業務の一つです。特に新幹線などの高額な交通費については、会社の経理処理や税務申告の際の証憑として、正確な記録と適切な証明書類が求められます。
また、経費の不正使用を防ぎ、透明性の高い会計処理を行うためにも、領収書の提出は重要な役割を果たしています。本記事では新幹線や電車などの交通費精算に関わる領収書について、取得・保管方法、再発行の方法や注意点について解説します。
新幹線を利用した出張などで発生する交通費の精算は、ビジネスシーンにおいて欠かせない業務の一つです。特に新幹線などの高額な交通費については、会社の経理処理や税務申告の際の証憑として、正確な記録と適切な証明書類が求められます。
また、経費の不正使用を防ぎ、透明性の高い会計処理を行うためにも、領収書の提出は重要な役割を果たしています。本記事では新幹線や電車などの交通費精算に関わる領収書について、取得・保管方法、再発行の方法や注意点について解説します。
交通費精算に新幹線や電車の領収書が必要な理由
一般的な在来線の場合、金額が少額で日常的な支出であることから、経費精算書の提出で済むことが多いですが、新幹線利用では料金が高額になりやすく、税務署から指摘を受けるリスクがあります。そのため、多くの企業では社内規定で新幹線や電車に限らず高額な交通費の場合は利用時の領収書提出を義務付けています。
また、そもそも新幹線と電車では領収書の扱い方が異なります。それぞれの違いとICカードやモバイルチケットとの違いもあわせて解説します。
一般的な電車（在来線）と新幹線の領収書の扱い方
領収書を集める主な目的は、消費税の仕入税額控除を受けて収めるべき税金の金額を適切な範囲で小さくすることです。支出した金額の証憑として、通常は領収書の保管が求められます。
ただし、一般的な電車（在来線）と新幹線では、領収書の扱い方が異なります。
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一般的な電車（在来線）の領収書の扱い方
在来線の利用にかかる費用は少額のため、日付、金額、乗車区間などを記載した「経費精算書」を提出することで交通費精算を行う形になっているのが一般的です。
消費税法上、「支払額が30,000円未満の場合」「支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」について、そのことを帳簿に記載した場合は、経費精算書の作成のみで仕入税額控除が認められるようになっています。
また、日常的に発生する電車賃に対して領収書の提出を求めるのは非常に面倒であること、電車料金はインターネットなどで簡単に調べることができる点なども、領収書の提出を不要としている要因の1つです。
新幹線の領収書の扱い方
一方、支払う金額が高額になる新幹線については事情が異なります。新幹線を利用した長距離移動では、料金が30,000円以上になることは珍しくなく、また自由席・指定席、繁忙期・閑散期などの時期によっても料金が変動するため、領収書をもらうケースが一般的です。
また、多くの企業では、税務署による税務調査が行われた場合を想定して、社内規定に領収書の提出が必要となる金額を定めています。
しかし、社内規定で領収書不要と定めていても、税務調査においては、高額な交通費について領収書がないことが不適切という指摘を受ける可能性があります。このような事情もあり、新幹線の切符代の精算には領収書が必要になるケースが多くなります。
支払い方法別の領収書の扱い方
新幹線や電車の乗車券を購入する際、どのような支払い方法を選ぶかによって、領収書の扱い方が異なります。特にICカード（Suica、PASMOなど）やモバイルチケットのように紙のチケットが発行されないケースでは、領収書の取得や管理方法をあらかじめ把握しておくことが重要です。
ICカードを利用した場合と、ネット予約によりモバイルチケットを利用した場合の領収書の扱いについて、それぞれ解説します。
ICカード利用時の領収書（Suica、PASMOなど）の扱い方
ICカードでの支払いの場合も、基本的には先述の通り少額の交通費であれば領収書の提出は不要です。ただし、以下のような場合は領収書を取得しておきましょう。
- 高額な交通費（3万円以上）が発生する場合
- 社内規定で定められた金額を超える場合
- 特別な経理処理や監査対応が必要な場合
その理由は主に2つあります。
1つ目は社員の不正防止です。実際の交通費よりも高額な請求や、利用していない区間の経費申請といった不正を防ぐためには、領収書による客観的な証明が必要不可欠なためです。
2つ目は新幹線と同様、税務調査への対応です。経費として計上した交通費について、その金額や利用目的を具体的な証拠で説明できなければなりません。これらの理由から、ICカードでの支払いであっても領収書として保管することが強く推奨されます。
モバイルチケット利用時の領収書の扱い方
モバイルチケットは、スマートフォンなどの端末を使って乗車するペーパーレス形式のチケットです。JR東日本の「えきねっと」、JR東海・西日本の「スマートEX」などのネット予約サービスを通じて、新幹線チケットを購入した場合も、紙のチケットを受け取らずに乗車することが可能です。
こうしたモバイルチケットを利用した場合でも、Webサイトや専用アプリから電子領収書を発行・ダウンロードすることができます。電子領収書は、従来の紙の領収書と同様に交通費精算に使用できる法的効力を持っています。
たとえば「スマートEX」では、ログイン後の会員メニューから「ご利用明細書」や「領収書（PDF）」をダウンロードすることができ、これを経費精算書類として提出できます。モバイルチケットは紙の管理が不要なうえ、領収書の再発行もオンライン上で完結するため、交通費の精算業務の効率化にもつながります。
新幹線や電車の領収書を取得する方法
新幹線や電車のチケット購入方法が変われば、領収書のもらい方も異なります。それぞれの領収書の取得方法を解説します。
券売機で購入時の取得方法
新幹線や特急券を券売機で購入した場合、支払い完了後に表示される「領収書」ボタンをタッチすることで領収書を発行できます。ただし、券売機で発行される領収書には宛名が印字されないため、宛名入りの領収書が必要な場合はみどりの窓口での購入をお勧めします。
在来線の切符についても、多くの券売機で領収書発行が可能です。もし券売機が対応していない場合や、領収書の発行を忘れた場合は、改札付近の窓口で切符を提示すれば発行してもらえます。ただし、無人駅では発行できない場合があるため、その際は有人駅の窓口に切符を持参しましょう。
窓口で購入時の取得方法
みどりの窓口やその他の有人窓口で切符を購入する場合は、購入時に「領収書をお願いします」と申し出るだけで簡単に領収書を発行してもらえます。宛名入りの領収書が必要な場合は「宛名は○○会社でお願いします」と伝えることで、宛名入りの領収書を発行してもらえます。窓口での購入は券売機と比べて待ち時間がかかる場合もありますが、必要な領収書を確実に入手できる利点があります。
ICカード利用時の取得方法
SuicaやPASMOなどのICカードを利用する場合、利用履歴が領収書の代わりになります。この利用履歴の取得方法は主に2つあります。
1つ目は、駅の券売機での履歴印字です。ICカードを券売機に読み込ませることで過去の利用履歴を印刷でき、移動区間や金額を明確に証明できます。
2つ目は、スマートフォンのアプリを使用する方法です。ICカードをスマートフォンと連携させることで、デジタルで履歴を保存・確認することが可能です。なお、チャージ時にも領収書の発行が可能です。
モバイルチケットの取得方法
モバイルチケットを利用する場合、各公式サイトの会員メニューから領収書を取得できます。クレジットカードで購入した定期券やグリーン券などの購入履歴が確認可能で、必要に応じて領収書を印刷することができます。
ただし、チャージした電子マネーでの支払いについては、「利用明細書」の発行のみとなります。現金でのチャージの場合は、券売機やバス、コンビニなど、チャージを行った場所でその場で領収書を受け取る必要があります。
領収書を発行してもらえない場合の対応方法
万が一、領収書を発行してもらえない場合はどのように対応するとよいでしょうか。
切符の半券や乗車券の持参
切符の半券や乗車券などを窓口に持っていくことで、後日領収書は発行可能です。万が一、領収書が入手できない場合、切符と利用区間、料金が記載された旅費精算書を組み合わせることで、交通費として認められるケースがあります。ただし、社内規定で半券による精算が認められているか確認が必要です。
また、領収書の再発行は1回限りとしている鉄道会社もあるため、注意しましょう。
クレジットカード明細の代替使用
クレジットカードで支払った場合、カード会社から発行される利用明細書を領収書の代わりとして使用できます。明細書には取引日時、金額、利用先が記載されており、交通費支払いの証明として有効です。また、クレジットカードを利用するとレシートも発行されるため、利用明細書と同様に領収書の代わりとして使用できます。
その他の代替書類の準備
もし領収書が発行されない場合、以下のような代替書類を準備しましょう。
- レシート
- 旅費精算書
- 出金伝票
出金伝票とは、経理担当者が作成する書類の一つで、申請日や使用する勘定項目、支出内容など（出発地や到着地、移動の目的など）が記載されています。このように移動記録が明確に確認できる書類を利用することで、領収書の代わりとして認められるケースもあるため、なくさずに保管しておきましょう。
領収書を紛失した、もらい忘れた場合の対応方法
新幹線の領収書を紛失した場合は、どのような対応策があるでしょうか。以下の2パターンを見てみましょう。
切符で代用する
新幹線の領収書を紛失しても、まだ切符が手元にある場合は対処法があります。切符には乗車区間と運賃・特急料金が記載されているため、出張の事実と支払いを証明する有力な証拠として使用できる可能性があります。ただし、通常は改札を通過する際に切符は回収されてしまうため、係員のいる改札口で事情を説明し、切符を持ち帰る必要があります。また、切符での代用を認めるかどうかは会社によって判断が異なるため、事前に上長や精算担当者に確認しておきましょう。
切符以外での証明が可能か事前に確認する
新幹線の切符は降車時に回収されるため、出張後に領収書を紛失した場合は切符での代用が困難です。クレジットカードで購入した場合は、利用明細や請求明細で支払いの事実を証明できる可能性があります。
現金で購入し、領収書と切符以外に証明するものがない場合は、まず上長や精算担当者に相談しましょう。運賃・特急料金は駅やインターネットで確認でき、出張の事実が確認できれば精算できる可能性があります。ただし、最終的な判断は会社の方針によるため、こちらも事前に担当者にチェックしておきましょう。
新幹線や電車の領収書を再発行する方法
新幹線や電車の領収書をもらい忘れた場合でも、切符が手元にあれば再発行を依頼できるケースがあります。ただし、支払い方法や購入方法によって対応が異なりますので、購入方法ごとの再発行方法を以下に解説します。
窓口・券売機で購入した場合
窓口や券売機で購入した切符を提示すれば、購入した駅だけでなく下車駅など他の駅の窓口でも領収書を発行してもらえます。切符を持参のうえ、駅の窓口で申し出ることで再発行手続きが可能です。ただし、使用状況によっては対応できない場合もあるため、事前に駅係員に確認するとよいでしょう。
ICカードやモバイルチケットで購入した場合
インターネット予約で切符を購入し、駅の券売機で受け取る場合は、その券売機で領収書を発行できます。切符の現物がある場合や、クレジットカードの利用明細があれば再発行が可能です。
一方、チケットレスサービス（モバイルチケット）では、駅で切符を受け取らないため、領収書は予約サイトのWeb画面や専用アプリから発行します。JR各社によって発行回数や再発行の可否が異なるため、電子領収書のデータは紛失しないように注意が必要です。
駅の窓口でモバイルチケットの領収書を再発行できない場合もあるため、経費精算で使用する際は事前に社内規定や経理担当者に確認しておくことが望ましいです。
領収書の保管には経費精算システムとの連携がおすすめ
交通費精算に必要な領収書は、適切に保管することが求められます。従来の紙の領収書は紛失や破損、改ざんのリスクがあるため、管理に手間がかかります。そこで、近年は安全かつ効率的な管理が可能な「経費精算システム」の活用が推奨されています。
経費精算システムを利用すると、スマートフォンの専用アプリで領収書を撮影するだけで、日付や金額、乗車区間などの情報を自動で読み取って登録できます。大量の領収書を処理する際には、専用スキャナーの導入も効率化につながります。
また、すべてのデータはクラウド上に安全に保存されるため、経費申請時に迅速に情報を参照でき、管理業務の負担を大幅に軽減します。こうしたデジタル化は、経費精算業務全体の効率化に寄与します。
＞Concur Expense 経費精算システムについて詳しく見る
経費精算システムのメリット
経費精算システムの導入には、以下のようなメリットがあります。
人的ミスの削減
経費精算システムの導入は、従来の紙ベースの精算作業を大きく効率化します。申請から承認、経理処理までの一連の作業がデジタル化されることで、処理時間が大幅に短縮されるだけでなく、人的ミスも最小限に抑えることができます。
特に便利なのが、交通費の計算や経路検索機能です。例えば、電車利用の場合、経路を入力するだけで運賃が自動的に算出されるため、これまで経路検索に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
さらに、経費データがリアルタイムで集計・分析できるため、企業の経費状況を迅速に把握することが可能です。これにより、経営陣は正確なデータに基づいて、より的確な意思決定を行うことができるようになります。
領収書データの自動取り込み
多くの経費精算ツールでは、領収書情報を自動で取り込める機能が備わっています。領収書をスキャンしてアップロードすれば、OCR（文字認識）技術によって、日付・金額・利用内容といった情報が読み取られ、精算データとして反映されます。これにより、手作業での入力を大幅に減らせるうえ、入力ミスの防止にもつながります。特にデジタル領収書であれば、よりスムーズな連携が実現します。
＞コンカーのExpenseltなら領収書読み取り機能で経費精算をサポート
スマートフォンのアプリと連携が可能
多くの経費精算システムでは、スマートフォン向けの専用アプリが用意されています。このアプリを使えば、出張中に受け取った領収書をその場で撮影し、すぐにシステムへ送信できます。紙の領収書を紛失するリスクを減らせるのに加え、その場で申請まで行えるため、月末にまとめて精算する手間も大きく軽減されます。
交通系ICカードの履歴データについては、一般的にはICカードリーダーを使用して読み取り、システムと連携させる方法が一般的ですが、コンカーの経費精算システム「Concur Expense」では、モバイルアプリで交通系ICカードの履歴を直接読み取って連携することができます。
また、関連サービスである「ICCI」と連携すると、改札を通るだけでConcur Expenseに乗車データ（日付・乗降駅・金額など）が自動で取り込まれます。カードリーダーへのタッチも不要です。これにより、経費申請の手間が大幅に削減されるだけでなく、申請忘れも防げます。また、データが自動連携されることで、より正確な経費処理が可能になり、不正防止効果も期待できます。
その他の交通費精算に関する注意点
交通費精算に関する以下の注意点をよく理解しておきましょう。
海外出張時の交通費精算
海外出張時の交通費精算では、為替レートの取り扱いに気をつける必要があります。現地通貨での支払いやクレジットカードを使用した場合、取引ごとに異なる為替レートが適用されます。しかし、会計処理を行う際には、法人税法上のルールに従い、TTM（仲値）での換算が原則となるため、この点を踏まえて対応しましょう。
また、海外の領収書は外国語で記載されていることが多いため、経費申請の際には、利用した交通機関や経路、業務上の目的などを日本語で詳しく記載しておくと、後の確認作業がよりスムーズになるでしょう。
交通費精算時の消費税上乗せ不要
交通費の精算処理で特に注意すべき点は、消費税の取り扱いです。交通費として支払う運賃や料金には、すでに消費税が含まれているため、精算時に改めて消費税を上乗せする必要はありません。もし誤って消費税分を上乗せして請求してしまうと、二重課税となってしまい、不適切な処理となってしまいます。そのため精算時には領収書の金額をそのまま計上するだけで、正しい処理が完了します。
定期区間の精算除外
通勤定期券を所持している従業員が、業務上の移動で定期券の区間を通過する場合、その区間の運賃を交通費として申請することはできません。交通費申請時には、移動経路に通勤定期の区間が含まれていないかを確認し、重複部分は控除する必要があります。
最安経路での申請
目的地までの交通費は、原則として最も安価な経路を基準に精算するのが一般的です。Googleマップや乗換案内などで複数ルートが表示される場合でも、最安経路が基準となります。
やむを得ず最安経路以外を利用した場合（たとえば急ぎの用事や、回数券の使用不可など）、その理由を明確に記載することが必要です。理由の記載がない場合は差戻しや否認となる可能性もあるため、注意しましょう。
承認フローと勘定科目の確認
交通費精算は、上司が申請内容を承認したあとで経理部門に回るなど、社内でフローを確立しておくことが基本です。申請された交通費精算が適切な承認フローを経ているか、確認することが大切です。
また費用を仕訳する際には、勘定科目の選定にも注意が必要です。たとえば、交通費であっても、出張や営業活動であれば「旅費交通費」、取引先訪問などであれば「交際費」に該当する場合もあります。用途に応じて正確に分類し、仕訳処理することが求められます。
交通費精算に必要な領収書を電子化し業務効率を飛躍的に向上
新幹線の利用を含む交通費精算では、金額が高額になることも多いため、領収書の取得と保管が重要になります。従来は紙の領収書を管理・保管する必要がありましたが、現在ではモバイルアプリやクラウドシステムを活用することで、領収書の電子化が一般化しつつあります。
例えば、コンカーの「ExpenseIt」を活用すれば、外出先からスマートフォンで領収書を撮影し、そのままメールで送信することで、経費明細を自動作成できます。これにより、手入力の手間を減らし、精算作業を大幅に効率化できます。
また経費精算システム「Concur Expense」を導入することで、領収書や請求書などの適切な保管が可能になるだけでなく、場所や時間を問わず経費精算業務を行えるようになります。結果として、経理業務の効率化とDX推進に大きく貢献することができます。
ご興味ある方は、是非一度この機会にご相談ください。
