電子帳簿保存法改正でタイムスタンプ付与の要件はどう変わる?仕組みや目的を解説

業務効率化やテレワーク導入を目的にペーパーレス化を進める企業が増えています。しかし、これまで書類の電子化を進めるにはさまざまな規制があり、思ったようには進まないのが現状でした。ただ、電子帳簿保存法は頻繁に改正を重ねられており、2021年の改正(2022年1月施行)で紙書類の電子化要件が緩和され、本格的にペーパーレスを実施できる環境が整いつつあります。本記事では、電子化を進めるうえで障害のひとつとなっていたタイムスタンプについて、そもそもの目的や仕組み、今回の改正でどう変わったのかについて解説します。

タイムスタンプとは?

最初にタイムスタンプの意義や付与の流れをみていきます。

タイムスタンプの意義

タイムスタンプとは、電子化された書類に付与されるものです。電子化された書類は、紙の書類に比べ管理や保存の手間が少なく業務効率化につながります。しかし、オリジナルと寸分変わらぬコピーが簡単に作成できる、痕跡を残さず改ざんできてしまうなど、デメリットも少なくありません。
タイムスタンプは、電子化された書類のデメリットを解消するものです。具体的には、電子化された書類がタイムスタンプを付与した時間より以前から存在していたことを証明する「存在証明」。そして、タイムスタンプを付与した時間より以降に改ざんされていないことを証明する「非改ざん証明」により、コピー防止や改ざんの防止を実現します。

なお、タイムスタンプの付与が求められる主な書類(写しも含む)は、次のとおりです。

  • 請求書
  • 契約書
  • 領収書
  • 預かり証
  • 借用証書
  • 預金通帳
  • 小切手
  • 約束手形
  • 有価証券受渡計算書
  • 社債申込書
  • 契約申込書
  • 納品書
  • 送り状
  • 検収書
  • 入庫報告書
  • 貨物受領書
  • 見積書
  • 注文書

タイムスタンプ付与の流れ

タイムスタンプは、「要求」「発行」「検証」の過程で付与されます。具体的には次のとおりです。

  1. 電子化された書類を作成したものが、タイムスタンプを刻印するために必要な原本データのハッシュ値を生成。ハッシュ値を時刻認証局(TSA)に送りタイムスタンプの発行を「要求」します。
  2. 時刻認証局(TSA)は、受け取ったハッシュ値に時刻情報を偽造できないようにして結合したタイムスタンプを「発行」し、電子化された書類を作成したものに送付します。
  3. 原本データのハッシュ値とタイムスタンプに含まれるハッシュ値を比較し、一致しているかどうかを「検証」します。一致していれば、改ざんがされていないことの証明となります。

タイムスタンプの発行方法

タイムスタンプ付与の流れだけを見るとタイムスタンプの発行は専門知識を要する難解な作業に感じられるかもしれません。しかしシステムにもよりますが、基本的に経理担当者が行う作業は難しくありません。

一例を挙げると、タイムスタンプの付与が必要な書類をスキャンもしくはスマートフォン、タブレットなどで撮影。その後、作成した画像データをシステムにアップすれば、時刻認証局(TSA)からタイムスタンプが付与されます。

電子帳簿保存法改正でタイムスタンプは不要に?

そもそも電子帳簿保存法とは、1998年に制定された、国税関係帳簿書類の電子データ保存を認める法律です。その後、2005年には、e-文書法の施行により紙のスキャナ保存が開始しました。さらに2016年にはデジカメやスマホで撮影した証憑も対象になるなど、複数の改正や要件緩和がなされています。このようにして少しずつ電子化の流れをつくり出してきたのです。

※電子帳簿保存法について詳しくは「電子帳簿保存法が大きく改正!|SAP Concur」をご覧ください。

タイムスタンプ要件の緩和とは?

2022年1月からは、スキャナ保存において、タイムスタンプを付与する際の要件が大きく緩和されました。具体的にはタイムスタンプを付与する期間の緩和です。

従来、タイムスタンプの付与が必要な書類は、例えば「受領者と同一人物がスキャン等の処理を行った場合」には、3営業日以内に付与しなければなりませんでした。それが今回の改正により、最長2カ月と概ね7営業日以内にまで延長になりました。営業部担当者が多忙のため3営業日以内の付与が難しかった企業でも、期限延長によりタイムスタンプの付与がしやすくなったといえるでしょう。

そしてもうひとつの大きな変更は、自社で使用しているシステムが電子化された書類の修正や削除ログを残せる仕様になっている場合、タイムスタンプの付与が不要になることです。従来タイムスタンプの付与そのものに専門期知識や技術は不要でした。ですが、「タイムスタンプを付与しなければならない期間を超えていないかのチェック」、「営業担当者等の受領者が3営業日以内に付与できない場合の対応」等は必要でした。

しかし改正後は期間が延長されるため、業務フローに余裕が生じます。さらに、システムが修正や削除の履歴を残せるのであれば、タイムスタンプ付与にかかるこれらのチェックが不要となります。経理担当者にとって大きな負担軽減につながるでしょう。

タイムスタンプ付与を行う際の注意点

タイムスタンプの付与を行うもしくはシステムの改修、切り替えによって付与を不要にする、どちらにしてもいくつか注意しなければならない点があります。付与を行う場合、付与を不要とする場合、それぞれの注意点を見ていきましょう。

タイムスタンプの付与を行う場合の注意点

タイムスタンプの信頼性を担保するには、自社と取引先以外に信頼できる第三者が必要になります。タイムスタンプでは、時刻認証局(TSA)が信頼できる第三者となります。
ただし、注意すべきなのは、電子帳簿保存法のスキャナ保存における「認定タイムスタンプ」使用要件を満たしている、時刻認証事業者でないと信頼性の担保にはならないことです。
そのため、総務大臣が認定した時刻認証業務認定業者(TSA)との契約と日本データ通信協会が認定した認定スタンプの付与が可能な会計システムの導入が必要です。もちろん現在使用しているシステムが認定スタンプ付与可能のものなら新たなシステム導入をする必要はありません。

  • タイムスタンプを利用する際の料金を確認する

タイムスタンプを利用するには、時刻認証局(TSA)に料金を支払う必要があります。ただし、認定タイムスタンプ付与可能なシステムの場合、システムの利用料にタイムスタンプの利用料が含まれているケースも少なくありません。料金については事前にシステム上で確認をしておきましょう。

タイムスタンプ付与のコストに関する注意点

前述した通り、利用しているシステムが電子化された書類の修正や削除ログを残せる仕様になっている場合は、タイムスタンプの付与が不要となりますが、必ずしもタイムスタンプ不要のシステムを使う必要はありません。ですが、タイムスタンプが自動押印されないシステムですと、1件づつの付与の手間が大きいため、タイムスタンプを必要とするシステムの場合は、自動押印されるかどうかを確認する必要があります。自動押印されない、されたとしても1スタンプごとに課金されるようなシステムだと、今後電子化を本格化した時に費用が嵩んでしまうので、個別課金ではないシステムの方がおすすめです。

タイムスタンプ付与の負担軽減ポイントは既存システムの確認から

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、紙の書類を電子化するハードルはかなり下がったといえます。経理担当者にかかる負担も大幅に軽減されるでしょう。タイムスタンプの付与に関しても、付与期限延長やシステムによっては付与が不要になるなど、負担軽減、業務効率化が期待できます。
既存システムが修正や削除ログを残せるものであれば、タイムスタンプの付与は不要です。ただし、タイムスタンプが不要となるシステムへの改修や乗り換えは必須ではありません。
システム改修や乗り換えは、大きな改変であり、費用もかかりますので、既存システムを活用しながら対応していくことをお勧めします。まずは、既存システムのタイムスタンプ付与の負担が大きくないか、付与にかかるコストが大きくないかなどを確認しておくといいでしょう。

2023年10月1日からはインボイス制度が開始され、請求書の様式も変わるためインボイス制度対応も含め、早めの対応をお勧めします。

電子帳簿保存法の最新ガイドはこちら

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