【2026年最新】経費精算システムのトレンドを解説｜AI活用などの機能や導入ステップも紹介

経費精算システムは、単なる業務効率化ツールから「経営基盤を支えるインフラ」へと進化しています。AI活用や自動化機能の高度化により、入力負担の削減だけでなく、不正防止や内部統制の強化まで実現できる時代になりました。

この記事では、2026年最新のトレンドや主要機能、導入ステップまでをわかりやすく解説します。

経費精算システムを取り巻く環境変化と導入が進む背景

経費精算システムとは、従業員の立替経費の申請から承認、仕訳、会計連携までを一元管理するクラウド型の業務システムです。

単なる経費計算ツールではなく、業務効率化・内部統制強化・データ活用を通じて企業の競争力を左右する基盤として位置づけられています。市場環境や法制度の変化に迅速に対応できる体制を整えることは、企業が生き残るうえで欠かせない要素となっています。

企業の競争性を高めるためにトレンドの把握は必須

トレンドを把握すべき理由の一つは、法令改正や市場環境の変化に対応するためです。インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の義務化により、証憑管理やデータ保存の要件は厳格化しています。経費精算業務は以前より複雑化しており、法令に準拠したシステムの導入が不可欠です。

もう一つの理由は、デジタル化による業務効率化が急務となっているためです。経済産業省が公表したDXレポート ～ITシステム『2025年の崖』克服とDXの本格的な展開～では、多くの企業が老朽化・複雑化・ブラックボックス化した既存システムを使い続けることで、2025年以降に大きな経済損失が生じる可能性があると指摘しています。

既存IT資産の維持管理費が増大し、データ活用や業務改革が進まなければ、国際競争力の低下を招くとされています。バックオフィス領域のDX推進は企業の生存戦略そのものであり、経費精算システムの高度化もその重要な一環といえます。

経費精算システムが普及した背景

法令改正や多様な働き方の広がりにより、経費精算業務は年々複雑化しています。インボイス制度の導入によって仕入税額控除の要件が厳格化し、電子帳簿保存法の義務化により証憑データの保存方法や検索要件にも対応が求められるようになりました。これらに適切に対応しなければ、法令順守のリスクが高まります。

さらに、テレワークをはじめとする働き方の多様化により、紙や対面承認を前提とした従来の運用では現場の負担が増大しています。場所を問わず申請・承認ができる仕組みを整えなければ、業務効率の低下や管理の属人化を招きかねません。そのため、法令順守と現場負担の軽減を両立する手段として、経費精算システムによる効率化が不可欠となっています。

経費精算システムの最新トレンド

2026年現在、経費精算システムは自動化と高度化がキーワードです。単純作業の削減だけでなく、分析やリスク管理までカバーする方向へ進化しています。

AIを活用した効率化・不正防止

近年は、AIが経費精算の不正リスクを自動でチェックするシステムがトレンドとなっています。領収書の不正使用や金額の異常値、過去の申請傾向と比べて不自然な支出がないか、さらには私的利用の可能性がないかといった点までAIが分析します。

過去データや社内基準と照合しながら、通常と異なるパターンを自動検知し、アラートを出す仕組みが搭載されているのが特徴です。これにより、経理担当者による目視確認の負担を軽減しつつ、不正防止と内部統制の強化を同時に実現できます。

コンカーのAIシステム『Verify』では、AIによる不正検知が可能です。30種類以上のシナリオに基づき、領収書の不正使用や価格の異常値、私的な利用などを検知できるため、業務工数の削減が可能です。

経費精算時の不正検知にAIの活用を検討している企業様はお気軽にお問い合わせください。

AI機能搭載の経費精算システムについて詳しくはこちら

入力の自動化・簡易化

近年は手入力を極力減らす設計が主流となっており、交通系ICカードや法人クレジットカード、出張予約サービスなど外部サービスと連携し、利用履歴や決済データを自動で取り込む仕組みが拡大しています。これにより入力作業は大幅に簡易化され、申請漏れや入力ミスの削減にもつながります。

将来的には、利用データが自動で経費申請として生成される「入力レス」な状態を目指す動きも進んでおり、完全自動化志向がトレンドの一つとなっています。

スマートフォンアプリでの使用

近年は、スマートフォンアプリへの対応や操作性の向上など、定着・活用を前提としたデジタル化も重要なトレンドとなっています。外出先からの申請・承認に対応するだけでなく、直感的に操作できるUI設計や通知機能の充実により、現場で継続的に活用される仕組みづくりが進んでいます。

単に機能を搭載するだけでなく、使い心地や利用率までを意識した設計が重視されており、システムの導入から定着へと視点が移行している点が特徴です。

コンカーのモバイルアプリについて詳しくはこちら

経費精算システムの機能

経費精算システムには多様な機能が搭載されています。ここでは代表的な機能を整理し、実務への効果を具体的に解説します。

領収書・レシートの自動読み取り

画像データに写っている文字を読み取り、テキストデータへ変換する技術OCR機能により、紙の領収書を撮影するだけで内容を自動でデータ化できます。近年はAIの導入によって文字認識の精度が大幅に向上しており、手書き文字やかすれた印字でもより正確に読み取れるようになっています。また、日本語だけでなく英語をはじめとする外国語の領収書にも対応できるシステムが増えており、海外出張時の経費処理にも活用されています。

電子帳簿保存法の要件を満たす形でデータ保存ができるため、法対応の負担軽減にもつながります。

領収書読み取りについて詳しくはこちら

勘定科目や費目の自動仕訳

AIが活用されている経費精算システムでは、領収書や利用明細から読み取った店舗名や支出内容、金額などの情報を基に、交際費や宿泊費、旅費交通費といった勘定科目を自動で仕訳することが可能です。内容を文脈まで含めて判断するため、より実態に即した分類が行われます。

これにより経理担当者の確認作業が大幅に効率化されるだけでなく、仕訳のばらつきを防ぎ、決算業務の精度向上とスピードアップにもつながります。

交通費の自動計算

乗換案内ソフトとの連携により、目的地を入力するだけで最適なルートと交通費を自動計算できます。実際の運賃データに基づいて算出されるため、不正な水増し請求の抑止にも効果があります。さらに、定期区間控除機能にも対応しており、定期券利用区間を自動で差し引くことで二重申請も防止できます。

ICカードとの自動連携

交通系ICカードを読み込ませてシステムと連携することで、利用履歴を自動で取得し、そのまま経費申請データとして生成することが可能です。従業員が一件ずつ入力する必要がなくなり、実際の利用履歴に基づいた正確な申請が行えます。

これにより申請漏れや誤入力を防止できるだけでなく、実データに基づく処理となるため透明性が高まり、監査対応の効率化にもつながります。

交通系ICカードとの連携について詳しくはこちら

外部ツールとの連携

外部の会計システムや勤怠管理システム、ERPなど既存のツールとAPI連携することで、経費データを一元管理することが可能です。申請内容を自動で会計仕訳へ反映させたり、勤怠情報と照合したりすることで、データの整合性を保ちながら業務を効率化できます。

これにより二重入力の手間を削減できるだけでなく、バックオフィス全体の情報を統合的に管理できる環境が整います。

外部ツールとの連携について詳しくはこちら

承認ワークフロー

煩雑になりがちな承認ワークフローを経費精算システム内であらかじめ設定することで、承認者をスキップすることなく、正しいフローに沿った申請・承認が可能になります。部署や役職に応じた承認経路を自動で振り分けることができるため、運用の属人化を防止できます。

また、承認履歴や操作ログもシステム上で一元管理されるため、内部統制の強化や監査対応の効率化にもつながります。

経費精算システム導入までのステップ

経費精算システムの導入は、段階的に進めることで失敗リスクを抑えられます。主なステップは以下のとおりです。