経費精算とは?今更聞けない経費の定義や経費精算の方法

企業にお勤めの皆さまは「経費精算」と言う言葉を耳にすることもよくあると思いますが、実際に精算の対象となる経費が何を指しているのかを明確に理解されていない方も多いのではないでしょうか。今回は今更聞けない経費精算や経費の定義、経費精算の方法をご説明します。

経費精算とは?


経費精算とは、得意先訪問時の交通費、集合研修時の出張宿泊費といった従業員が事業に関係する活動を行う際にかかった金銭を、会社に申請して払い戻しを受ける行為を指します。この申請にあたって、従業員は立て替えた金銭が事業に関係する活動のために支払われたことを証明するため、領収書をはじめとする証憑を提出します。申請が上司や経理部門に承認され、金銭が従業員に払い戻されるまでが経費精算の一連の流れです。

また、先に会社が一時払いする仮払金精算の場合は事業に関係する活動のために仮払金を使用したことを証明するため、領収書をはじめとする証憑を提出し、差額を調整します。

 

経費精算の「経費」とは?費用との違いは?

ちなみに、私たちが「経費を精算する」という時に使う「経費」という言葉。この言葉が何を指しているかご存知ですか?

法人の場合、経費とは財務会計における「費用」の一部を表します。「費用」とは、企業活動において収益を得るための労務費や材料費等にかける金銭を指します。財務会計では、この「費用」を「収益」から引いて「利益」を求めます。

ですが、企業が納める法人税は税務会計上の「所得」に税率を乗じて算定します。税務会計では、「所得」は「益金」から「損金」を引いて求めます。つまり、「損金」とは「法人税を計算する際に、益金から差し引くことのできる費用」となります。

従業員が経費を使うと、会社の売上から費用としてマイナスになるので、結果として利益が減少します。経費をたくさん使うと費用は大きくなり、費用のうち損金となるものであれば、税務会計上の損金も大きくなります。その結果、税務会計上の所得が小さくなるのです。

利益や所得が小さくなるって、なんだかマイナスなイメージがありませんか?でも、企業は色々なものを経費にしたがります。なぜ、経営者たちはわざわざ利益や所得を小さくするために、経費にしようとするのでしょうか?

その理由は、所得が大きくなれば収める税額が増え、会社のお金は減ります。経費が増えれば所得が小さくなり、収める税額も少なくなるため、会社のお金が減らずにすみます。

しかし、ここで注意をしたいのが、上で述べた「費用のうち損金となるものであれば」という一文です。財務会計においては会社が支出したものはすべて費用となりますが、税務会計においては一部取り扱いが異なる項目があり、費用=損金とはなりません。財務会計上の収益・費用に一定の調整を加えて、益金・損金とし、所得を計算します。

 

経費の対象になる費用とならない費用

では経費の対象になる費用とはどのようなものでしょうか。以下にその例をあげていきます。

・旅費・交通費
旅費交通費とは、営業活動等で使った交通費や出張時の宿泊費などにあてはまる勘定科目です。

・消耗品費
消耗品費とは、文具やプリンターのインクカートリッジなど取得価額が10万円未満、または使用可能な期間(法定耐用年数)が1年未満の消耗品を購入した際の費用です。デスクやパソコンといった固定資産にあたるものでも、価格が10万円に満たなければ、消耗品費として経費計上ができます。(ただし、中小企業者等の場合、取得価額「30万円」未満である資産であっても、特例で経費となる場合があります。)

・接待飲食費
交際費等のうち、「飲食その他これに類する行為のために要する費用(社内飲食費を除く。)」ものが接待飲食費と呼ばれます。つまり、接待飲食費とは、交際費等のうちの飲食に関するものから、社内飲食費(社内での食事や打ち上げ、飲み会など)を除いて、領収書があり、飲食の内容(参加した人、飲食の年月日等)が明らかなもののことです。

交際費等については経費精算の対象にはなるけれども、損金に算入できる・できないには様々なルールがあり、それに伴う規定が定められている企業がほとんどです。詳細は以下の記事で紹介しています。(記事:接待交際費とは?経費に算入するためのルールと実践事例

・通信費
通信費は、インターネットの回線使用料や電話料金のほか、切手代・送料などの郵便料金も該当します。しかし、はがきや便せんは消耗品費に分類されるほか、祝電やお悔やみの電報も通信費ではなく交際費となるため注意しましょう。

・福利厚生費
福利厚生費は、従業員同士のコミュニケーションの円滑化などを目的としたイベントの開催費などがあたり、基本的には損金として処理することが可能ですが、高額すぎる場合や目的が曖昧な場合には福利厚生費とは認められないこともあります。

以上、経費として精算ができる主な費用を例として上げました。このうち、損金として算入されるためには売上に紐づいていることが前提ですが、交際費等(接待交際費)などは売上に紐づく費用であっても、損金に算入されないこともありますので注意が必要です。

 

経費精算業務のフローは?

では、実際にそういった経費を使用したとき、精算はどのように行われるのでしょうか。ここでは立替金の場合の従来のフローをご紹介します。

1.立替払いを行う
交通費や接待飲食代、あるいは備品の購入など、従業員が会社の費用を代わりに現金等で立替払いを行います。

2.紙の領収書をもらう
立替払いを行った証明として領収書などの証憑を受け取ります。

3.紙の領収書を保管する
受け取った証憑を、無くさないように財布やデスクに保管します。

4.台紙に領収書を貼り付け、経費精算書を作る
受け取った領収書を台紙など規定の申請書にのりで貼り付けし、経費精算書を作ります。

5.経費データをエクセルなどに入力する
交通費の場合は手帳を見て日付を調べたり、路線情報を調べたりしながら、エクセルや会社のシステム等に立替経費のデータを入力します。

6.紙の経費精算書を提出する
紙の経費精算書に伝票番号などを記入し、上長がいることを確認したら提出します。

7.上長が経費精算書を確認し、押印等を行って承認する
紙の経費精算書を受け取り、必要があれば押印をして承認します。月末はこのためだけにオフィスに行く必要もあります。承認された経費精算書は経理へ渡ります。

8.経理が経費精算書を確認し、承認する
経理でも間違いがないか確認を行い、問題がなければ承認されます。

9.規定の日に従業員への払い戻しが行われる
給与日など会社規定の日に立替経費の払い戻しが行われます。

10.経費精算書は経理にて原本を最低7年間保管する
経費精算書に張り付けられた領収書は、ファイリングを行って保管します。期間は最低7年です。

以上が経費精算業務のフローになります。しかも営業活動を頑張れば頑張るほど量が増えてしまいます。通常の業務をこなしながら、こういった作業をしなければならないのはかなり骨が折れますね。

 

まとめ:経費精算は手間がかかる業務。簡単に処理する方法は?

経費精算とは、旅費交通費や接待飲食費など会社の売上のために必要なお金を従業員が立替え、その払い戻しを受けること。自分のお金を取り戻すだけのはずなのに、この業務はなんとも複雑な業務フローによって成り立っており、コンカー調べによると日本のサラリーマンは生涯52日、のり付けに12日間も費やしています。

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経費精算システム

<監修>細田 聖子(ほそだ せいこ)公認会計士・税理士

2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

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