【イベントレポート】ソコが知りたい! Concur Travel導入企業3社に聞く、成功の秘訣と本音

SAP Concur Fusion Exchange 2019 イベントレポート

ソコが知りたい! Concur Travel導入企業3社に聞く、成功の秘訣と本音

2019年9月10日、東京・六本木のグランドハイアット東京にて「SAP Concur Fusion Exchange 2019」(主催:株式会社コンカー)が開催されました。デジタル・トランスフォーメーションで変わる業務のあり方を考える20以上のセミナーセッションには、企業の間接部門担当者を中心に多くのビジネスパーソンが詰めかけました。今回のブログ記事では、Concur Travelを導入して出張管理の改革、ビジネストラベルマネジメント(BTM)に取り組む先進企業3社によるパネルディスカッションの模様を紹介します。


 

Concur Travelが実現するBTMとは?

 近年、出張管理の改革に取り組む企業が増えつつあります。
出張に関する旅費規程が定められていても、個々人の解釈の違いがコストの振れ幅に比例するのが旅費です。原則と例外が不明瞭であるがためにチェック体制も確立できず、違反や例外が図らずも頻発し、必要以上のコストがかっているといった問題が生じています。
さらに、従来の方法ではその事実を可視化することすら困難な状況で、多くの企業では手付かずの分野になってしまっています。
また、予約や精算のプロセスが面倒で出張者に負担がかかっていたり、出張中に万一の事態が発生しても危機管理が不十分だったりする現状もあり、できる限り早い課題解決が急務となっています。
そんな課題を解決する出張管理 ―― ビジネストラベルマネジメント(BTM)の基盤として、コンカーが提案するのが、出張に関するすべてのプロセスを一元的に管理し、企業にとっての理想的な購買・調達を実現する「Concur Travel」です。

ディスカッションの冒頭では、コンカー 事業開発本部 トラベル事業推進室 室長の冨田千恵から、Concur Travelが実現するBTMについての紹介が行われました。

(コンカー 事業開発本部 トラベル事業推進室 室長 冨田千恵)

 「BTMでは『コスト削減』『業務効率化』『危機管理』の3要素に対する企業の理想の購買を、実際の調達の現場で実現し続けることが求められます。SAP Concurを、このガバナンスの基盤として活用することで、BTMの実現を容易にします。
Concur Travelは、航空券や宿泊費などの調達を“仕組み化”し、企業としての狙い通りの購買にITシステムが誘導・最適化することでコストを削減します。
また、ITシステムによって出張に関するプロセスの工数と出張者・管理者の負担を軽減して業務効率化を実現し、出張者の旅程情報と危機情報を管理するConcur Locateの機能により危機管理を高度化します」(コンカー 冨田)

コスト削減や生産性向上を狙ってBTMを導入

 続いて行われたパネルディスカッションには、Concur Travelを導入・利用する3社、医薬品メーカーの中外製薬株式会社(以下、中外製薬)、スポーツ用品メーカーのヨネックス株式会社(以下、ヨネックス)、化学メーカーの日東電工株式会社(以下、日東電工)の出張管理担当者が登壇し、Concur Travelを導入した経緯や効果についての意見を交わしました。

 最初に、Concur Travelを導入した各社の狙いについて伺いました。中外製薬 購買部 グループマネージャーの福岡耕太氏は、親会社のスイス・ロシュグループがグローバルで取り組むBTMを学んだことがきっかけだったと話します。
「BTMを取り入れるにあたって、当社は適切なプラットフォームの選定を行いました。その結果、出張前・中・後の流れすべてにおいてガバナンスを効かせ、コストを可視化できるConcur Travelを導入することにしました。コストの可視化をすることによって得られたデータを分析し、さまざまな用途に活用することでさらなるBTMの推進を狙っています」(中外製薬 福岡氏)

 ヨネックス 総務部 部長の髙崎悦子氏は、BTMに取り組むにあたり3つの狙いを定めたそうです。
「出張管理業務の『生産性の向上』『コストの可視化とガバナンスの強化』『グローバルの標準化』を狙ってBTMに取り組むことにし、Concur Travelを導入しました」(ヨネックス 髙崎氏)

 前職でBTMを担当していた日東電工 調達統括部 戦略調達部 戦略ソーシング課 係長の金沢祐子氏は、コスト削減や生産性改善を狙ってConcur Travelを導入したと言います。
「Concur Travelを利用すると、合理的な価格の航空券やホテルが選べます。また、旅行会社から送られてくる請求データを取り込めるので、出張者本人が経費精算を行う際の作業を効率化できます。このほかガバナンスやリスクマネジメントの強化も狙い、Concur Travelを導入しました」(日東電工 金沢氏)

BTMの取り組みを成功に導いた各社の導入ポイント

 Concur Travelの導入は、どのようなプロセスで進められたのでしょうか。導入のポイントになる部分、成功の秘訣について聞きました。

 「当社はまず、導入前の組織づくりに力を入れました。総務、財務、購買、人事、ITなど関連部署によるクロスファンクショナルチームをつくり、ここには経営陣も参加しています。経営を巻き込んだレポートラインを確立し、トップダウンで決められる体制にすることで、社内の抵抗を緩和することができました。また、従来の旅行代理店を見直し、当社の文化と価値観に基づいて安全・簡潔・持続可能・コスト意識の高い方法で適正なコストでBTMを支援するTMC(トラベルマネジメントカンパニー)をしっかりと選定したことも成功につながった要因の一つです」(中外製薬 福岡氏)

 「2018年にConcur Travelを導入しましたが、その年に社長が掲げた『変革への挑戦』というスローガンを利用しました。ルールや規約を改訂する際にもこのスローガンを振り返り、従来の踏襲にとらわれることなく一致団結してプロジェクトの成功に向かって進むことができました。また、『企業文化を理解する』ことも導重要なポイントでした。導入体制をしっかりと組み、通常業務よりもプロジェクトを優先させ、変革後の業務に対して全員で「未来予想図」を描こう、と発信したことも、成功の要因だったと考えています。多くの若手社員をプロジェクトに登用したことで、人財育成にも役立ちました」(ヨネックス 髙崎氏)

 「Concur Travelが稼働してから2年あまりが経過しましたが、稼働後に特に感じているのが社内のユーザーマネジメントの重要性です。出張費全体の支出規模や削減目標金額などの数字を経営陣や出張者に示すことで、より安価な航空券を選択するといったコスト削減への理解が徐々に得られるようになりました。出張費削減を購買部門のミッションとして取り組み、PDCAを回すことが重要だと考えています」(日東電工 金沢氏)

確実な導入効果をもたらすConcur Travel

 このようにBTMを実践する3社ですが、Concur Travelの導入後にはどのような効果が得られているのでしょうか。

 「Concur Travelを導入した今年は年間3,000万円程度の出張旅費削減効果が見込めそうです。出張管理にかかる工数もこれまでの5FTE(フルタイム当量)から0.5FTEへと大幅に削減でき、人件費の抑制にも寄与しています」(中外製薬 福岡氏)

 「Concur Travelの導入時に、出張に関する規程もSAP Concur に沿う形で改訂しました。これにより出張管理の工数が大幅に削減でき、出張者からは『申請や精算がラクになった』という声が寄せられています。こうした工数削減によって生じた時間の余白を活用し、今後も出張者のビジネスパフォーマンスの向上につなげていきたいと考えています」(ヨネックス 髙崎氏)

 「Concur Travelの導入前に比較して19%のコスト削減効果が得られました。購買部門にとっては、出張データの分析が可能になったことにより、航空会社独自の料金表の契約条件が明確になり、優先航空会社に指定したときに何%の割引になるかといった契約交渉ができるようになりました。データ分析によって、社内・社外ともに多面的なアプローチができるようになったと感じています。出張関連業務の生産性向上やリスクマネジメントなどの効果も得られています」(日東電工 金沢氏)

 各社担当者の話から、Concur Travelをすでに導入している企業は大幅なコスト削減、工数削減といった効果が得られていることが分かりました。

 「これからBTMに取り組もうという企業の皆様は、今回の導入事例をぜひ参考にしていただきたいと思います。SAP Concur はこれからも、グローバルにビジネスを展開する日本企業のBTMを支える存在であり続けたいと願っています」(コンカー 冨田)

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