デジタル時代の新入社員が”紙”の経費精算をやってみた!その感想は!? 【前編】

4月、コンカージャパンにも新入社員が入社しました!

 

物心ついたときから携帯電話やインターネットが身近にあったデジタル時代の新入社員の皆さんですが、コンカーで働く以上、紙ベースの経費精算も体験してもらって経費精算がどう変わるのか体感していただかないといけません!

ということで、今回はマーケティング本部に配属された3名の新入社員に、紙とエクセルによる従来の経費精算とConcur Expenseによる経費精算を実際に体験してもらいます!

 

 

ミッション:「とある営業部員Aの2日間の経費精算を完遂せよ!」

 

新入社員の皆さんには、ある営業部員Aの2日間の電車代と、手土産・ランチの領収書2枚を処理してもらいます。(制限時間30分)

とある営業部員Aの2日間のスケジュール:

(保土ヶ谷→豊洲、なかなかハードな移動ですね…)

それでは、早速はじめましょう!

 

 

慣れない経費精算作業に戸惑う新入社員たち

林「なんでこんなにエクセルの種類があるんですか?」

島田「この紙は何に使ったらいいんですか!?」

鴨島「定期区間はどうやって控除したらいいんですか…?」

開始早々、初めての経費精算や見慣れない用紙に戸惑う三人。

今回用意したのは、交通費用の様式と、それ以外の経費の様式の2つ。それぞれの紙に、それぞれ発生した経費を記入してもらいます。何も書いていない紙は領収書を貼る台紙です。定期区間はそれぞれのルートから、定期区間分を除いて検索してもらいます!

鴨島「えっ」

島田「そんなに色々しないといけないんですか」

林「やることがいっぱいある…!」

スケジュール表を見ながら、エクセルの様式に経路や費用を入力する3人。しばらく、部屋にはため息とタイピングの音が響きます…。

しかし、さすがは令和の新入社員。

鴨島「あ、定期区間が路線検索アプリの設定で控除して出せる!」

文明の利器を活用し、定期区間控除が途中で解決します。(私の時代にはそんなものはなかった気がします…。)

しかし、その後も転記や経路確認、間違いがないかのチェックをするのにはやはり時間がかかるようで…。

林「転記のときにミスしちゃいそう。」

鴨島「2日間でこんな面倒なら、一か月分だと私どれだけかかるんだろう…」

制限時間を若干オーバーし、40分かけて2日分の経費入力をなんとか終了。用紙を印刷し、領収書の糊付けに移ります。

島田「のりを使うの、いつぶりだろう…。」

確かに、工作や美術の時間がなくなるとめったに使わないかもしれませんね。私もコンカーに入社してからはのりって使っていないような…。と物思いに耽っている間にのり付けが終わります。ホッチキスを止めれば、経費精算書の完成です!

「「「終わりました!完成です!」」」

お疲れさま!と言いたいところですが、これからみなさんの上司に確認してもらいます。

「「「え!?終わりじゃないんですか!?」」」

はい、終わりじゃありません!

 

 

紙の経費精算はチェックする上長も大変なんです。

 

ということで、3人の上司である櫻井さんに確認を依頼します。

「「「櫻井さん、経費の承認お願いします!」」」

櫻井「ん、これはどこまで見ればいいのかな…?全部見るんですか…?…え?三人分あるんですか…?」

先ほどの3人と同じくらいたじろぐ上司の櫻井さん。というのも櫻井さん、アナログ経費申請の経験はあっても、アナログな経費”承認”は初めて。ちなみに櫻井さんあと5分で次の会議です。3人分、全て確認できるのか…?

櫻井「うーん…見切れませんね。私は部下を信じます。エイッ」

なんと櫻井さん、めちゃめちゃ潔く承認欄にサイン!(コンカーには印鑑がないのです…)

「「「……ありがとうございます!」」」

無事(?)上長の承認まで終わった3人。従来の経費精算が完了です。

(ちなみにこの後、ホントは2人、場合によっては3人、探し出して、今みたいに見てもらって印鑑やサインをもらわなきゃいけないんですよという話をすると3人とも「え…」と何とも言えない顔をしていました。)

 

従来の経費精算2日分を完了するまで(初めてとはいえ)ここまでかかった時間は約1時間。次回、この経費精算が、Concur Expenseを使うことでどう変わるのかを体験してもらいます!

 

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