お客様のSAP Concurの健康状態を診断!?CUO室の取り組みを紹介します!

お客様の活用を目指し新しく出来た部署、CUO室

みなさん、はじめましてCUO室室長の萩原と申します。

コンカーでは、2017年にカスタマーサクセス部を立ち上げて以来、ユーザー企業様同士のセッションを行ったり、セミナーを開いたり、個々にお客様と会話したりと、課題解決できる範囲が広がりました。一方で、まだまだ解決できていない部分が多く、より深い原因究明・課題解決のため、CUO室が立ち上がりました。

CUO室とは、Client Utilization and Optimization室の略で、2020年7月に新たに立ち上がった部門で、ユーザー企業様にSAP Concurの機能や外部連携を有効活用(Utilization)最適利用(Optimization)をしていただくことをミッションに、日々以下のような活動しております。

・お客様のSAP Concur活用ヘルスチェック

・改善のためのシステム設定変更

・連携アプリの促進活動

・SAP Concurの使い方相談会

その中でも、本日はヘルスチェックサービスの紹介を行いたいと思います。

 

CUO室が提供するヘルスチェックサービス

CUO室で現在提供しているヘルスチェックサービスは、主にお客様のSAP Concurの活用状況を診断し、改善点を洗い出して根本的な改善を目指す取り組みです。

人間の健康診断でも数値が悪ければ、軽いものであれば食事療法、運動、重たい場合はさらなる検査・手術といった流れで進むと思います。SAP Concurも同様に、管理者スキルが課題であればトレーニングをしたり、業務が原因であれば業務変更をしたり、設定が悪ければ設定変更をするといった流れで進みます。

本サービスはSAP Concur Expense (Professional版)をお使いのお客様であればどなたでもご利用可能で、経理部およびASC(弊社サポート問合せご担当者)が対象となります。

 

ヘルスチェックの流れ

ヘルスチェックの流れは次の図の通りです。情報収集から改善プランまで1~2ヶ月ほどで、改善実行は改善プランによって期間が変わってきます。

①情報収集

まず、会議ベースでお客様の運用方針・コンカースキル・業務の利用状況などについてヒアリングを行います。経理担当、ASCの方々に1.5~2時間ほどの会議に1回ご出席いただき、次のような内容を伺います。

  • 経理のデータおよび領収書を全件チェックしているか?
  • BIを活用してランダムチェックをしているか?
  • 監査ルールは自力で設定できるか?
  • BIの機能は理解しているか?
  • BIを活用して経費精算業務のPDCAをしっかりまわしているか?
  • 運用体制はどのようになっているか?

並行して、弊社側でもお客様の設定を確認します。

  • 経費タイプの数・名称の長さが適切か、わかりやすい文言になっているか?
  • 承認フローや日当規程は複雑でないか?
  • カスタム項目を使いすぎていないか?
  • モバイル、連携アプリの利用状況はどのくらいか?

 

②診断

ヒアリングや確認した情報をもとに、診断開始です!数十社の設定をもとに出した平均値を使ってスコアリングを行い、ヘルスチェックシートを作成します。

 

③改善プランの提示

ヘルスチェックの診断内容から、課題を特定。弊社の提唱するベストプラクティスや他社事例をもとに、改善案を提示します。

今までの課題と改善プランの例

課題:経費タイプが多い

→改善プラン:整理して統廃合しよう!

経費タイプは40 - 50個が最適と言われております。PCのブラウザでいうとスクロール、モバイルでいうとフリックが、だいたい1回で済むからです。少なすぎると経費分析がしづらく、多すぎるとユーザーが選びづらい構造となります。

 

課題:承認プロセスが複雑になっている

→改善プラン:承認ステップのスリム化しよう!

承認ステップが多ければ多いほど、不正防止ができると思っているお客様がいましたが、実はその逆だと考えております。承認者が多ければ多いほど、承認者の承認作業が多くなり、結果他人任せになりがちになります。

 

課題:電子化・ペーパーレス化を加速させたい

→改善プラン:業務ノウハウ、コンカーの設定事例などを共有!

最近では令和2年の税制改正により、デジタル明細(法人カード、QRコード決済、タクシーアプリ連携)で紙が不要となりましたので、そういった事例・監査ルール設定の例をご紹介しています。

 

④改善実行

先ほどあげた改善プランを実際にお客様に実行していただきます! BIのQ&Aセッションを開き、個別でわからない点のレクチャーを行ったり、監査ルールや経理処理などのTipsを共有したり、運用ドキュメントの整理・作成支援などと、必要に応じて私もお手伝いします。

情報収集から改善プランの提示までは無償で対応しており、現在時点で10社弱のお客様から申し込みをいただいています。(2020年12月時点)対象となる製品はConcur Expense/Request(Professional版)ですが、今後はInvoice、Travel、Standard版といった製品のヘルスチェックもできるように計画していますのでお楽しみに!

 

まとめ:SAP Concurを使い倒したいならぜひお声がけください!

SAP Concurがうまく活用できない、どう解決したらいいかわからない…そんな風にお考えの皆さん、是非一度ヘルスチェックを受けてみませんか?CUO室が皆さんのお悩みを解決します!

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