ペーパーレス×キャッシュレスの経費精算へ【お客様事例】ＪＲ北海道フレッシュキヨスク株式会社

SAP Concurを採用した理由

• 規定に基づいた経費違反の自動チェックや、経費利用の見える化によるガバナンス強化
• 法人カードなど様々な支払い方法との連携による入力作業の負担軽減
• シンプルで使いやすいUI

JR北海道フレッシュキヨスク株式会社は北海道札幌市中央区に本社を置く北海道旅客鉄道の子会社で、キヨスクだけでなく、スーパーマーケットや飲食店、コンビニエンスストアやお土産店など幅広い事業を展開しています。

店舗ごとの紙と小口現金を中心としたアナログな経費精算フローから脱却すべく、システム導入の検討を開始

これまでの経費精算プロセスは紙と小口現金を中心としたフローで、

１、店舗ごとの小口で支払い、領収書を受領

２、店舗でExcelの申請書に領収書の内容を記載し上長へ紙で提出

３、上長承認後、経理で内容を目検チェックし、承認

４、経理承認後、会計システムへ経費データを手入力

といった大変アナログなフローでした。

店舗ごとの現金の対応によるリスクや、管理工数の煩雑さから小口現金を無くす必要性を感じていました。

同時に、インボイス制度や、電子帳簿保存法への対応も差し迫っておりシステム導入の検討をはじめました。

紙と小口現金の経費精算から、ペーパーレス×キャッシュレスの経費精算へ！

Concur Expenseはスマホ決済アプリや法⼈カード、交通系ICカード、Taxiアプリといったあらゆるキャッシュレス決済サービスと連携しているため、経費が自動で入力され、業務の効率化に繋がると実感しました。まずは、システム連携により領収書原本や申請書などの紙をなくしペーパーレスを実現していこうと考えています。

将来的には、法人カード、PayPay、出張手配管理システムB+PLUS、タクシーアプリGOなど様々な支払システムとの連携を通じて、小口現金を極小化し、全ての少額経費精算の連携を考えています。

シンプルで使いやすいシステム導入による利便性向上により、従業員のモチベーションアップにも期待

また、同システムでは、経費規定に基づいた経費違反のチェックを自動で行い、規定外申請においてはフラグを表示するなどの機能も搭載されています。これにより、経費規程に合わない申請はそもそも提出ができないため申請者は度重なる差し戻し対応に追われることがなく、上長や経理担当も規定外申請や重複申請の見落としの心配がなく、ガバナンス強化が叶います。

こういった様々な機能が搭載され高機能でありながらも、PC・モバイルのUIがシンプルで、直感的に操作ができる使いやすさも決め手の一つです。シンプルで使いやすい時代の最先端を走るシステム導入による利便性向上により、従業員のモチベーションアップにも繋がるのではないかと期待しています。