業務工数の大幅削減と経費支出の全体像の可視化【お客様事例】コベルコ・コンプレッサ株式会社

SAP Concurを採用した理由

• 規定に基づいた経費違反の自動チェックによるガバナンス強化と業務効率化
• 出張なび・コーポレートカード連携による入力工数の削減及び入力ミスの防止
• 分析レポート機能による経費支出全体像の把握
• 多言語、多通貨対応、充実したサポートなどのグローバル対応
• 電子帳簿保存法の豊富な対応実績に基づいたサポート力

コベルコ・コンプレッサ株式会社は1997年7月に、神戸製鋼グループの汎用圧縮機事業の販売会社として誕生しました。主な事業内容は、㈱神戸製鋼所の汎用圧縮機や周辺機器の販売、並びにそのアフターサービスで、汎用圧縮機事業は、日本国内及びアジア地域において高いシェアを有しており、あらゆる産業へ高品質な圧縮空気を安定供給しています。

2021年7月に工場が会社分割により統合され社員数が突如3倍に。これまでの紙による経費精算プロセスでは回らなくなりシステム導入の検討を開始

2021年7月に工場が会社分割により統合され、製販一体の事業会社となりました。その結果社員数が突如3倍となったことで、経費精算量が一気に増えこれまでの紙をベースとした経費精算プロセスでは手が回らず、確認作業も疎かになりガバナンスの観点でもリスクを感じていました。

同時に、電子帳簿保存法への対応も進める必要性を感じ、業務効率化と電帳法対応が叶うシステム導入の検討をはじめました。

連携サービスであるキャッシュレス決済の活用により紙をなくし業務を効率化。同時にシステムによる経費違反の自動チェックによりガバナンス強化を図る。

Concur Expenseは、スマホ決済アプリや法⼈カード、交通系ICカード、Taxiアプリといった様々なキャッシュレス決済サービスと連携しており経費明細が自動で反映されるため入力の手間やミスを削減できます。

まずは、コーポレートカードと、法人企業に特化した出張手配・管理サービスである出張なびを活用し、利用日時・支払い先・金額などの経費明細や、チケット情報・宿泊先情報などの出張明細データを自動連携することで経費精算作業の手間をカット出来ればと考えています。

また、同システムでは、経費規定に基づいた経費違反のチェックを自動で行い、規定外申請においてはフラグを表示するなどの機能も搭載されています。これにより、経費規程に合わない申請はそもそも提出ができないため申請者は度重なる差し戻し対応に追われることがなく、上長や経理担当も規定外申請や重複申請の見落としの心配なくガバナンス強化が叶います。

立替経費・ベンダー経費・出張データを可視化する分析レポート機能でガバナンスを強化

分析機能を利用すると、高額の取引先一覧や規程違反の多いチームの一覧など、さまざまな切り口のレポートを作成でき、これまでブラックボックス化していた経費支出の全体像を把握し、業務改善に役立てることが出来ます。

同時にコンカーでは、コンサルタントによる操作トレーニング、Q&A対応、お客様のニーズに合わせた分析レポートの作成など様々な支援サービスを提供しているため機能を無駄にせずフル活用する体制作りも叶うと考えました。

大量の請求書をPDF添付にしてConcur上で申請することによりペーパレス化を推進

事業会社となったことに伴い、請求書も大量に増加し、経理部門は紙であふれ返っていました。またその為にテレワークも利用しにくい状況となっていました。

Concur Invoiceを利用することにより、工場や支店と郵送による紙のやり取りが無くなりますので、紙のファイリングや保管の手間・コスト削減に加え、処理日数の短縮、テレワークが利用しやすいという効果が図れます。また電子帳簿保存法にも対応している点やサポート体制が充実しているという点も重要視しました。

将来的には海外子会社でも利用することを見据えSAP Concurを採用

加えて、SAP Concurは多言語・多通貨対応を行うグローバルなソリューションです。21ヵ国語以上の言語で経費精算書をサポートすると同時に、海外出張の付加価値税 (VAT) を記録およびレポートすることができ、当該各国の VAT レートをすべてサポートしています。

データはすべて一元管理されるため、出張および経費データについてグローバルレベルで詳細に把握することができます。

将来的には海外子会社での利用も見据えていることから、グローバルにおける豊富な実績もあるSAP Concurの採用を決定しました。