経費精算業務改革で負荷軽減とガバナンス強化【お客様事例】株式会社JVCケンウッド

SAP Concur を選択した理由

• 属人的な経費管理をシステム化、印鑑文化からの脱却でガバナンスを強化
• 紙の申請を経理システムに手入力するプロセスを廃止して生産性アップ
• 経費精算データをBI 分析して、問題点や傾向に基づく改善が可能に
• 電子帳簿保存法によるペーパーレス化など、発展性に期待

コンプライアンス準拠と入力処理の省力化に向けて経費精算プロセスを変革

JVCケンウッドが経費精算のフロー見直しに取り組んだ背景には、「量」から「質」を重視した働き方への変革という方針に加え、国内外の生産・営業拠点への出張経費申請処理の効率化という課題があった。
さらには紙の精算書に捺印するハンコ文化は不正の温床になりかねないという懸念から、ガバナンス強化、生産性の向上/機会損失の低減、経費利用の可視化をコンセプトに掲げ、経費精算のシステム化に着手した。

すべての経費の証跡が追跡可能な点と電帳法への対応も含んだ提案を評価

いくつか比較検討していた競合製品に対して、Concur Expense はIntelligenceというBI 機能による経費分析や後追いでの監査機能が優れていたという。また複雑な経費規程への対応がフレキシブルに行えるという点は導入の推進力になった。
また、担当業務によって経費精算をほぼ行わない従業員もいるため、人数に対してではなく、申請件数に対して課金する料金体系が同社にとっては合理的な選択だった。
さらに、コンカーが提案にあたって唯一、電子帳簿保存法への対応に言及していたこともあり、発展性の面でも高く評価された。

Concur Expense によるルール化で経費精算の判断基準から不明瞭さを排除

JVCケンウッドではさらなる業務変革に向けて、以下4つの取り組みを進めている。

1. 携帯電話使用範囲の拡大：Concur Expense でモバイルを使って場所を問わずに経費申請できるところが働き方改革を後押しすることもあり、個人携帯の使用が必要に応じて緩和されつつある。
2. 社内規定の変更：海外出張の規定は複雑でわかりにくかったが、コーポレートカードと Concur Expense の導入で実費精算が可能となるため、明解な規定に変えていく方針。
3. 経費科目や規程の明確化：「接待交際費」と「会議費」など区別の判断基準をConcur Expense を使って明確化した結果、迷うことがなくなった。
4. 上長承認の精度向上：以前の経費申請は上長の確認も形骸化していたが、Concur Expense では確認ポイントが明確に規則化されているため、部門確認の精度が大きく向上。

ガバナンスに対する社内の意識向上に貢献

今後の目標として、電子帳簿保存法の適用に向けた社内規定の整備を掲げ、その実現に向けてコンカーの提供する各種サービ
スを活用していく予定。会計システムの刷新の際に請求書を電子化管理できる Concur Invoice は、有力な選択肢になるとのこと。
一方では、BI ツールであるIntelligenceを導入して、予算執行状況のリアルタイムでの把握、上長承認後も長期間動きがない申請の抽出や、事業所別に経費の用途・項目の実態分析を試験的に行うなど、本格的なデータ分析/活用に向けて試行中だ。
今回の Concur Expense 導入でもっとも大きな収穫は、管理職から現場の従業員まで、ガバナンスに対する意識が明らかに変わってきたこと。
JVCケンウッドのガバナンス強化に向けた取り組みは、着実にその基盤を固めつつある。