エクセルから脱却し全社員の生産性向上へ【お客様事例】株式会社ほっかほっか亭総本部

SAP Concurを採用した理由

• 交通系ICカード、各種アプリ連携による入力工数の削減及び入力ミスの防止
• 規程に基づいた経費違反の自動チェックによる管理者の業務効率化
• 稼働後の管理業務における手厚いサポート体制
• 電子帳簿保存法の豊富な実績に基づいたサポート力

株式会社ほっかほっか亭総本部は、作りたてのあたたかいお弁当を持ち帰り方式で販売する「ほっかほっか亭」店舗をフランチャイズチェーンシステムにより全国で展開。社会の変化、消費者のニーズを的確に捉え「家事のアウトソーシングとしての街の台所」を目指し、積極的に新しい取り組みを行っています。「作りたて、ほっかほっかのおいしさを、スピーディにお客様へ届ける」バイオーダー型ビジネスのよさを磨き続け、いろいろな切り口で事業を展開しています。

エクセルベースの対応による従業員の負担の軽減及び、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応を目的にシステムの検討を開始

これまでの弊社の経費精算フローはアナログなもので、経費申請者はまずExcelで申請書を作成し、それを印刷をして上長に提出。上長→経理担当と紙ベースで回覧し承認を受け、その後Excelの内容を目視確認しながら手入力で会計システムに仕訳投入を行うという申請者への負荷が大きいフローでした。電子帳簿保存法の宥恕期間の終了、そして10月からのインボイス制度の施行を受け、法制度対応の必要性もあったことから、従業員の生産性の向上及び、法制度対応を目的に経費精算システムの検討を開始しました。

交通系ICカードやApp連携など、各種キャッシュレス決済との連携により申請業務を圧倒的に楽に！

Concur Expenseは、スマホ決済アプリや法⼈カード、交通系ICカード、Taxiアプリといった様々なキャッシュレス決済サービスと連携しています。それにより、これらのサービスで決済した場合、経費明細がConcur Expenseに自動で反映されるため入力の手間やミスを削減することが出来ます。

まずは、使用頻度の多い交通系ICカードを活用し、利用日時・区間・支払い先・金額などの経費明細データを自動連携することで経費精算の手間をカット出来ればと考えています。

経費違反の自動チェック機能で申請内容の目検チェックから解放。申請者のみならず管理者の業務も効率化！

Concur Expenseは、経費規程に基づいた経費違反の自動チェックを行ってくれる機能も搭載されています。これにより、経費規程に合わない申請はそもそも提出ができないため申請者は度重なる差し戻し対応に追われることがなく、経理担当も単純なチェック作業から解放されます。同時に、目検チェックによる見落としの発生も防止できることから、業務効率化に加えガバナンス強化にも繋がると感じました。

稼働後の管理業務もサポートいただける体制や、電子帳簿保存法におけるこれまでの実績をふまえ採用を決定。

Concur Expenseは導入においては専任の担当者によるサポートや、隙間時間に設定方法を学べるe-Learningをはじめとするコンテンツが充実しており、稼働後においてもカスタマーサクセスチームが管理業務を代行してくれます。利益を生み出さない間接業務においては可能な限り管理業務も削減していきたい考えから、管理業務まで代行いただけるのは大変魅力に感じました。また、こういったクラウド型サービスは、システムメンテナンスや法改正に合わせての設定変更も重要なため、稼働後における支援は必要不可欠であると考えています。

電子帳簿保存法においてはこれまで規制緩和の働きかけを主導されてきた知見や、導入の実績も豊富にあることから、法制度対応においても力強くサポートいただけると感じています。