すべての経費を見える化し、すべてのコストを最適化

経費精算システム導入にあたり、複数システムを比較する場合の主な点は、「自社の課題解決につながるか」「導入実績・サポート体制は十分か」「電子帳簿保存法に対応しているか」の3つです。

単に比較表で○×をつけるのでは意味がありません。何を達成したいのかを念頭に置いて比較する必要があります。

クラウド型の経費精算システムを導入する主なメリットは、「業務効率化・生産性向上につながる」「多様な働き方に対応できる」「常に最新バージョンのシステムを利用できる」の3つです。

中堅中小企業にとっては、インフラの運用管理をベンダーに任せることができる、BCP／DR対策にもなるという点もポイントです。ビジネス状況に合わせた柔軟なシステム利用が可能なので、結果的にコスト削減にもつながります。

中小企業が経費精算システムを導入する際の選び方の主なポイントは、「中小企業への導入実績はあるか」「既存システムとの連携は可能か」「導入時/導入後のサポート・研修は充実しているか」の3つです。

特に、システム導入のために多くの人的リソースを割くことが難しい中小企業では、導入前後のサポートサービスが充実しているかは重要なポイントになるでしょう。

経費精算システムの主要機能には、利用した経費の申請書の作成機能・承認のためのワークフロー機能・振込(FB)データ作成や会計システムへの連携機能などがあります。

経費の申請や承認を効率的に行うには、クレジットカード（法人カード）・QRコード決済などのキャッシュレス決済サービス、タクシーアプリ・交通系ICカードとの連携や、OCRでの領収書読み取りなどの機能と連携していると望ましいでしょう。

経費精算システムのスマートフォン用のアプリが標準装備されていると、申請や承認がスキマ時間で行え、より効率的になります。

まず、経費精算システムを活用し、領収書の電子化から始めることをおすすめします。それは「経理精算業務のなかで領収書の処理には多くの時間を割かれる」「電子帳簿保存法の改正により領収書の電子化を進めやすくなった」「経理担当者以外の負担も軽減する」などの理由からです。 電子帳簿保存法については、令和３年度の改正で要件が大きく緩和され、かなり対応しやすくなっています。

経費精算システムを導入し、交通費精算を行えば「交通費精算にかかわるヒューマンエラーの低減」「経理担当者、申請者双方の業務効率化」が実現します。 多くの経費精算システムでは交通系ICカードの利用データを読み取り機で読み込み、連携させることが可能で、運賃を調べて入力する手間やミスの確認などの業務を効率化できます。 経費精算システム、SAP Concur には、Suicaで改札を通るだけで乗降データが連携される機能もあり、より便利になっています。（Concur Expense Professionalにて提供） 交通費ICカードとの連携 また、クラウド型の経費精算システムで、スマートフォンアプリでの申請・承認が可能であれば、経費精算のために帰社する必要もありません。 株式会社マクロミルの調査では、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムと外部サービス連携を組み合わせることで、経費精算に関する業務の83%が削減できるという結果も出ています。

領収書の取得が不要なケースは、交通費の金額が3万円未満の場合です。少額の電車賃の場合、日付、金額、乗車区間などを記載した、経費精算書を提出することで交通費精算を行う形になっているのが一般的です。

消費税法上「支払額が3万円未満の場合」「支払額が3万円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」について、そのことを帳簿に記載した場合は、領収書の保存は求められていません。経費精算書という証拠となる書類があること、金額が少額であることなどから、税務調査が行われた場合においても問題とされることは少ないはずです。

交通費で領収書が必要なケースは、料金が3万円を超えている場合です。出張で飛行機や新幹線、高速バス、タクシーなどを使い、3万円を超えてしまった場合は、領収書を取得し、交通費精算書と併せて提出しなければなりません。

経費精算システムでは各種交通料金の立替経費精算が可能です。

精算方法は複数の方法があります。まず、経費精算システムは「駅すぱあと」と連携しており、経費精算システム上で経路検索を実施いただけます。次に、乗降データを取り込む方法です。こちらは、ICカードをスマートフォンやカードリーダーにかざすパターンと、Suica の場合は Suica サーバーから直接、経費精算システムに連携させるパターンがあります。後者の場合は交通系ICカードを端末にかざす必要もありません。最後に新幹線などの運賃に関しては、法人カードを利用することで、実績データを経費精算システムに取り込むことができます。

経費精算システムでは、立替経費精算（立替金）だけでなく、仮払金による経費精算が可能です。

出張などの事前申請と併せて仮払いを申請し、事後の精算と紐づける運用になります。仮払金額の残高は、管理画面にて一覧表示で管理することや、経費精算システムからExcelにてダウンロードも可能です。

経費精算システムではバス料金の立替経費精算が可能です。

精算方法はいくつかあります。まず、経費精算システムは「駅すぱあと」と連携しており、経費精算システム上で経路検索で対応が可能です。次に、乗降データを取り込む方法です。こちらは、ICカードをスマートフォンやカードリーダーにかざしていただくパターンと、Suicaをご利用いただいている場合については、Suicaサーバーからそのまま経費精算システムに連携させるパターンがあります。後者の場合はICカードを端末にかざす必要もなくなります。

経費精算システムでは、経費の費目名称を、勘定科目ではなく、経費種別や利用用途等で表示できます。そのため、接待交際費と会議費の切り分けを社員の方が理解せずとも、適切に経費精算が可能になります。

例えば

• 飲食代（1人あたり税込み5,500円以上）
• 飲食代（1人あたり税込み5,500円未満）
• お土産、贈答品
• 社内との飲食
• 会議用茶菓、弁当

というような形で経費精算システムに各種経費を表示設定し、申請者はこの費目名称から利用した経費を選択し精算が可能です。

この費目名称の裏に勘定科目が紐づけられているため、社員の方は接待交際費と会議費の切り分けを理解せずとも、自身が利用した経費の用途等を選択すれば、経費精算システムで適切に経費処理や費用計上ができます。

経費精算システムでは、経費と勘定科目を正しく割り当てることができます。社員の方は勘定科目等の会計知識がなくても、経費精算システムを直感的に操作できます。

例えば各種経費名称は ・飲食代（1人あたり税込み5,500円以上）

• 飲食代（1人あたり税込み5,500円未満）
• 社内との飲食
• 会議用茶菓、弁当

などで表示設定し、経費精算システムで勘定科目を紐づけることが可能です。

また、利用用途やプロジェクトコードなどによって科目を経費精算システム上で、自動的に分岐させることもできます。例えば申請者が「タクシー代」を精算する際、それが営業先への移動のためなのか、接待のためなのかを選択することで、交通費もしくは交際費に経費精算システムが科目を自動分岐させます。上記のような仕組みで、経費と勘定科目を経費精算システムが正しく割り当てます。

経費精算システムには不正を統制する機能があり、関連サービスと組み合わせることで、さらに統制効果を強化できます。

まず、経費精算システムと法人カードや PayPay などのキャッシュレスサービスと連携させ、デジタル決済情報を改ざんできない実績データとして活用、キャッシュレス決済を推奨することで、経費の水増し計上、架空計上が抑止できます。
また、経費精算システムには経費規定の自動チェックが機能があります。申請者が経費を入力する段階で、自社の経費規定に沿わない申請は経費精算システムがブロックします。特に、領収書使いまわしによる二重精算など、統制が難しい違反についても経費精算システムは抑止します。
最後に、BI分析ツールです。経費の実績データを活用し、様々な監査に活用できます。例えば、社員ごとに経費利用金額を累積データとして可視化し、異常値を見出すことで、潜在的な不正防止に活かすこともできます。