交通費精算に路線バスの領収書は必要?領収書の入手と精算方法

従業員が交通費の精算をする際に、従業員にとっても経理部門にとっても疑問が多いのが路線バスの交通費です。路線バスのように領収書をもらうことが困難かつ、支払った金額も少ない場合、交通費の精算に領収書は必要なのでしょうか。このページでは路線バスの運賃の精算における領収書の扱いや、領収書をもらう方法、領収書がない場合の精算方法まで詳しく解説しています。

交通費を領収書なしで精算する方法と注意点

一般的には、会社に交通費の精算を求める際は経費精算書を作成し、支払った事実を証明するために領収書を添付しなければなりません。では、路線バスの運賃のような少額の交通費を精算する際にも領収書は必要なのでしょうか?

会社ごとに経費精算のルールは異なりますが、一般的に路線バスの運賃や電車代などで少額、かつ領収書を入手することが困難な場合は、経費精算書に利用した交通機関、日付、区間、金額を記載することで問題なく経費精算を行うことができます。ただし、会社の経費は法人税や消費税にも影響しているため、税法で決められている経費に関するルールも知っておく必要があります。この点について、最も細かく定めているのが消費税法です。

消費税法では、会社が支払った経費について、その内容を帳簿に記載するとともに、領収書などの書類を保存しておくことが求められています。つまり、原則として領収書の入手は必要ということです。しかし、次のような一定の例外が設けられています。

  1. 支払額が30,000円未満の場合
  2. 支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由があり、そのことについて帳簿に記載した場合など

やむを得ない理由には、駅の入場券や乗車券、搭乗券など、証明書類が回収される場合が挙げられています。乗車券を買ってバスに乗車したけれども、乗車券自体が回収されてしまったようなときは領収書がなくても経費として処理することができ、消費税の仕入税額控除をすることができるわけです。

つまり、路線バスの運賃などの経費精算では、法律上、必ずしも領収書の入手を求められていないため、領収書の要不要は会社の経費精算のルールがどのようになっているかが一番のポイントとなるということです。

領収書の入手と精算方法

しかし、路線バスを利用した際に絶対に領収書をもらえないというわけではありません。バス会社などによって取扱いが異なりますが、バスの運転手に申請したり、後日、バス会社やその営業所に申請したりすれば、領収書を発行してもらえる場合があります。会社のルール上、どうしても領収書が必要なときは、これらの方法で発行してもらうよう従業員に周知するといいでしょう。

また、高速バスを利用する場合は、自動券売機や窓口で切符を購入するのが通常です。券売機で「領収書発行」のボタンを押したり、窓口で領収書の発行を依頼したりすれば、領収書を発行してもらうことができます。高速バスは金額が大きくなることがあるため、経費精算時に領収書が必要と、会社のルールで定められていることが多いようです。

実費精算における「立替え」とは

従業員が経費を支払い、後日、領収証や精算書に基づいて会社に経費精算を求める方法です。出張を例にして、立替えの場合の経費精算の流れを見ていきます。

  1. ホテルに泊まったときの宿泊費や交通費を従業員が支払い、その際に会社宛の領収証を入手しておきます。
  2. 立替経費精算書に支出先や立て替えた金額を記入し、領収証を添付して、会社の経理部門に提出します。
  3. 会社の経理部門が、金額の記載に誤りがないか、出張の場合は適切な出張命令に基づくものかをチェックします。問題がなければ、立替分  の金額を従業員に支払います。支払いは給与と合わせて行われることもあれば、それだけを別に支払うこともあります。

交通費を領収書なしで精算する方法と注意点

最近はICカードを利用して交通費を支払うことも多いでしょう。ICカードで交通費を支払うと、その履歴を確認・出力することが可能です。従業員に、経費精算書に詳細を記入してもらい、ICカードの利用履歴を出力して添付してもらうという方法もあります。なお、従業員がICカードをプライベートでも利用しているときは、その分の料金を経費精算から除かなければいけません。利用履歴のプライベート分に取り消し線を引いたり、経費精算分だけに印をつけたりしてもらうといいでしょう。

領収書がない場合やICカードの利用履歴がない場合、「その金額が本当に正しいのか」という点を経理部門がチェックしなければなりません。経費精算を申請する人は、他の業務があって忙しい中で経費精算書が作成することがあります。そのため、誤った金額を経費精算書に記入してしまうことも珍しいことではありません。

とはいえ、全従業員のすべての交通費精算について、逐一チェックするのは大変な作業です。領収書なしで交通費精算をするときは、都度、インターネットでその区間の金額を調べて記入し、調べた結果を印刷して、経費精算書に添付してもらうなどの工夫が必要になるでしょう。

※この記事は2018年6月に公開した内容を更新したものです。

<プロフィール>

松本 佳之(まつもと よしゆき)

公認会計士・税理士 みんなの会計事務所(大阪市)代表

「税理士のノウハウを会社成長の力に」をモットーに、大阪で起業支援、中小・ベンチャー企業の支援や税務のほか、個人確定申告、相続・相続対策等の税務業務を手掛ける。

URL:http://www.office-kitahama.jp/

 

 

 

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