イベントレポート:在宅勤務でも生産性とコスト管理を両立 - コンカー利活用を最大化するアウトソーシングサービス

初めまして!コンカー アウトソーシング事業部のプリセールスの 柳 和歌(やなぎ わか)です。

昨今、外部環境の変化や働き方改革の一環として、在宅勤務を含むテレワークの導入が急激に加速している一方で、オフィスに行かないと仕事にならない会社もまだまだ多いのが現状ではないでしょうか?

今回、テレワークに関しての阻害要因やその脱却方法、そしてそれにまつわるアウトソーシングサービスについてのオンラインセミナーを開催し、多くのお客様にご参加頂きました。本ブログ記事ではそのセミナーについてご紹介をいたします。

 

オンラインセミナー:在宅勤務でも生産性とコスト管理を両立 - コンカー利活用を最大化するアウトソーシングサービス

まず、SAS営業部シニアセールスエグゼクティブ 村田英治より「在宅勤務の今こそ求められる「間接業務デジタルトランスフォーメーション」とは」をテーマにセッションを行いました。

当セッションでは、一般社団法人日本CFO協会が実施した「新型コロナウイルスによる経理 財務業務への影響に関する調査」のサマリーを紹介・考察し、「紙」のオペレーションからの脱却=デジタル化の実現としてコンカーが掲げるD2Dについて紹介しています。

 

「新型コロナウイルスによる経理 財務業務への影響に関する調査」サマリー


・業務への影響として70%以上が決算面・財務面で業務影響あり
・70%近くがテレワークを実施/推奨しているが、テレワーク実施中でありながら出社するケースも多く発生。その割合なんと43%
出社理由は紙書類の処理、例えば請求書・証憑書類・押印手続き・印刷
・一方で30%の方がテレワークそのものに取り組めておらず、その理由は請求書や証憑書類などの紙書類がデジタル化できていないという回答が最多(77%)
・今後平常時においてもテレワークを導入・促進していくべき75%
・今後震災、緊急時におけるテレワークができる体制を必要と感じる95%

これらの調査結果から、「今後は事業継続計画の観点からも大多数がテレワークの必要性を感じていると考えられる。一方、テレワークを実施する阻害要因として、紙の存在がネックになっており、このような情勢下においてデジタル化を実現することが紙オペレーション脱却する方法である」と村田は解説しました。

 

「紙」からの脱却=デジタル化の実現

続いて、具体的なデジタル化の手法について紹介がありました。従来の紙で受領して紙で処理するA2A(アナログtoアナログ)の世界から、紙で受領して電子化するA2D(アナログtoデジタル)を経て、コンカーでは最終的にはデジタルデータで受領しデジタルで処理ができるD2D(デジタルtoデジタル)オペレーションの実現を提案しています。

領収書のD2D

2020年度は経費精算にまつわる業務が変革の時を迎えています。昨年末に発表された税制改定の大綱によれば、2020年度には“一定の条件を満たしたクレジットカードや電子マネーの取引データそのものを領収書として扱えるように”行政が認める方針です。

つまりクレジットカードなどの利用明細データが証憑として代替可能になることで、紙の領収書受領は不要。また電子化自体も不要となり、ついに領収書のD2Dの実現が可能になります。

請求書のD2D

また、この度の緊急事態宣言で明らかになった経理のリモートワークの難しさに、請求書の存在があります。これについても、D2Dのオペレーションが可能です。コンカーのパートナーであるインフォマート社がベンダーからのデジタルデータを受領し、SAP Concurに自動連携することで請求書のD2Dが実現します。場所を問わない申請や承認が可能となるのです。もちろん、Concur Expenseと同様に購買規程の自動チェックによる不正の自動検知も行います。デジタル化されたデータについては、Concur Invoice上で規定チェック/承認/高度分析を行うことも可能です。

「間接業務をデジタル化するということは、今までのアナログな紙処理や場所の制限が無くなることになります。つまり人的資源を物理的・地理的制約から解き放つことに繋がるのです。」(村田)


デジタル化とアウトソーシングの関係

続いて、アウトソーシング事業本部部長の阪尾素行よりコンカーのアウトソーシングビジネスについてのセッションが行われました。セッションでは、デジタル化とアウトソーシングの関係とコンカー利活用を最大化する4つのアウトソーシングサービスについて紹介しました。

クラウドサービスが出てくる前は、自社でシステムを開発し、業務においても内部要員が対応していたため、コストは高く、外部環境が変わるたびにアップデート開発を実施する必要があり、内部人員が対応するため属人的になりがちです。しかし、クラウドサービスの登場により、システムを企業側で開発するのではなく、クラウドを利用することによって、システムをアウトソースして費用化し、また外部環境への追随もスピーディに実施することが可能になりました。

「更に今後のクラウドサービスでは、業務自体をアウトソーシングしていくことが可能で、費用化だけではなく、属人化の防止、人的資源の最適化を図ることが可能になります。」(阪尾)

 

コンカー利活用を最大化するアウトソーシングサービス

経費精算システムの活用においては、こんなお悩みや不安がよく上げられます。

・経費精算のチェック業務が負担になりそう
・いつどんな分析をすればいいのかわからない
・システム運用担当者が異動になったら引継ぎはどうする?
・社内の利用者からの問い合わせにいちいち対応してられない…

コンカーでは、システムをアウトソースして費用化することで発生した業務において、主に4つのアウトソーシングサービスを提供しており、本セッションではそれぞれのサービスについて紹介しました。

 

Audit Service…経費精算のチェック業務の負担を解消!

領収書の入力内容をチェックするにあたっては、業務で本当に必要だった経費なのか?そもそも領収書と入力内容の金額や日付等が間違っていないか?という2つの観点でチェックを行っているといいます。
上長と経理担当者がそれぞれこの2つの観点をチェックすると、それだけでも多くの時間を要しています。またチェックする方によってのチェック粒度のばらつきがあったり、また上長の方だと繁忙期には中身をあまり確認せず承認されているというケースも耳にします。

Audit Serviceは、従業員が経費精算を提出した後、通常は上長の方が承認する為にチェックしますが、その部分をコンカーのBPOセンターがチェック業務を代行します。
例えば、領収書の金額・日付が一致しているか?ホテルの領収書の場合、食事代やミニバー代、ドライクリーニング代などが含まれていないか?等です。

「e文書法対応のチェックや軽減税率のチェックなど、チェック業務は今後より複雑化していくことが予想されますが、Audit Serviceではこれらも含めて対応可能です。」(阪尾)

 

Reporting Services…レポート作成を代行!

また、阪尾は「SAP Concurの導入の効果を高めるためにデータ分析を活用したいのにも関わらず、適切な分析レポートを作成すること自体のハードルが高く本来の分析にたどり着かないとの声が寄せられる」と語ります。

このようなケースの場合の解決策は、Reporting Servicesです。
分析レポート作成にあたり難易度が高いと思われる、①要件を整理する②レポートを設計する③レポートを作成する、これらの工程を全て専門の担当者が支援します。分析ツールの習得、作成やそれらに対する問い合わせ対応等の業務をプロフェッショナルにアウトソースする事で大きな効果が得られる仕組みです。

 

Service Administration…設定変更などの運用を支援!

システム導入における成功の定義の一つとしてユーザー満足度があげられます。
稼働直後だけでなく安定運用時にも多くのユーザーが関わる仕組みであるがゆえに、従業員の入退社や社内異動の影響を受けがちです。阪尾は「これにより満足な体制を構築できない場合も多く、運用部門の負荷が高まり、ユーザー満足度も低下するという悪循環が発生してしまいがちです。」と指摘します。

このようなケースの解決策が、Service Administrationです。
システム管理に関わる業務全般の代行支援をし、お客様の運用負荷を大幅に軽減すると共に快適な運用環境を提供します。またお客様の運用環境を理解した担当者を配置する事で、トラブル発生時や追加有償プロジェクト発生時にも迅速な対応が可能になります。

 

User Support Desk…社内の利用者からの問い合わせにヘルプデスクが対応!

システム運用担当の方は、変化するビジネスニーズやユーザーの利便性向上を目的としたサービス環境のメンテナンスを継続的に行っていくことが求められている一方で、運用担当の方がSaaSの技術的な知識を身に付けるためには、現在行われている業務に加えて学習が必要となり負荷が大きいのも否めず、また通常のサポートデスクに詳細な情報を伝えるのも大変です。

これを解決するのがUser Support Deskです。
各社の運用に合わせたヘルプデスクの体制を常に用意している為、運用部門は頻出する問い合わせから解放され、より高品質な運用あるいは本来業務に集中できます。エンドユーザーからの問い合わせは通常時以外にも、不定期の設定変更や大規模なグループ展開においての問い合わせ増加も意識する必要がなくなります。

 

まとめ:業務がデジタル化されると場所の制約がなくなって全面的なアウトソーシングが可能に!

間接業務がデジタル化されるとアナログな紙処理や場所の制限がなくなり、人的資源を物理的・地理的制約から解き放つことになることになると考えられます。また、今後更なるデジタル化に伴い、業務効率化を支援するアウトソーシングサービスを利用することにより、SAP Concurの利用価値を最大化することが可能です。ご検討の際は、是非コンカーあるいは柳までお問合せくださいませ!

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