会議費精算とは?その対象や処理方法、電子帳簿保存法対応について

会議費には、会社の経費にすることができるものがあります。その場合、会議費を経費精算しなければなりません。また、「会議費」と、「交際費」や「飲食費」との違いは何でしょうか。以下では、会議費とは何か、会議費精算の対象や処理方法、また、電子帳簿保存法対応についてみていきましょう。

そもそも会議費とはどんなもの?何が含まれるのか?

そもそも、「会議費」とは何でしょうか。会議費は、「会議に関連して、茶菓、弁当その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用」とされており、「交際費」や「飲食費」とは異なるものです。飲食費は「接待飲食費」とも呼ばれ、法人税法においては、「交際費等」と関連付けて規定されています。一方、会議に際して、社内または会議を行う場所で、通常、提供される昼食の程度を超えない飲食物の接待に必要な費用は金額にかかわらず原則、会議費となります。

会議費は、会議が実際に行われ、会議に関連して支出された費用であることがポイントとなります。会社によって勘定科目は異なりますが、通常、法人税法における「会議費」を会社の経理においても「会議費」の勘定科目で処理していることが多いでしょう。

具体的には、以下のものが含まれます。

  • 取引先と会議をする際に出した飲み物代
  • 取引先と社外で会議する際の飲食代
  • 社内でランチミーテイングを行った場合の昼食代 など

電子帳簿保存法の対応が必要な経費は何か?

電子帳簿保存法に対応した場合、電子的にもらった領収書と紙でもらった領収書では対応が異なってきます。領収書でも、昨今ではインターネット上で購入した商品の領収書をWebサイトからPDFファイルで入手できるケースが増えてきました。

PDFファイルは、「電子領収書」と呼ばれ、電子帳簿保存法においては、原則として、そのままPDFファイルの状態で保存しなければなりません。会議費においては、会議で出すお菓子などの飲食物をネット購入し、領収書をWebサイトからPDFで入手する場合などが該当するでしょう。

一方、紙で受領した領収書は、スキャン、或いはスマートフォンで撮影するなどし、領収書を電子化する処理が必要になります。会議費において対応が必要な紙の領収書には、お菓子や飲み物を買った際の領収書などがあります。

領収書電子化で必要な3つの対応

では、実際に企業において領収書の電子化を行うためには、どのようなルールがあるのでしょうか。企業において必要になる対応は大きく3つに分かれます。

1.領収書電子化を実施するための社内規程の策定(非機能要件)
領収書を電子化するための事務処理フロー、社内規程等を国税庁が提示する要件を満たすように策定する必要があります。これらの規程類は、国税庁のホームページにもサンプルが掲載されています。

2.スキャナ保存の要件に対応した製品の利用(機能要件)
領収書の電子化には、一定の技術的・製品機能的な要件があるため、それらの要件を満たした製品やサービスを導入する必要があります。外部サービス(Concur Expense等)を利用する場合、申請時に契約を完了しておく必要があります。

3.所轄税務署への申請
1.で策定した事務処理フロー、規程類、2.で契約した製品・サービスのスキャナ保存対応概要資料、契約書のコピーとともに国税庁が定める申請書を記載の上、所轄税務署に申請する必要があります。

会議費などの領収書電子化のルールの詳細は、電子帳簿保存法はこう活用する!領収書・請求書電子化完全ガイドをご覧ください。

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<プロフィール>

細田 聖子(ほそだ せいこ) 公認会計士・税理士

2012年、公認会計士登録。2016年、税理士登録。1999年から香港留学。2003年から2008年まで、上海でOL、日本語教師等の中国勤務。2010年、公認会計士試験論文式試験合格。2012年より、中国深センの会計事務所等を経て上海勤務となるも、2015年、乳がん告知により帰国。日本で治療をしながら大阪の税理士法人に所属。2018年5月に独立し、フリーランスのライターとして執筆活動など様々な業務に従事。

(執筆:細田聖子)

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