グループ経費の可視化とガバナンス強化をConcur BIで実現!【川崎重工業株式会社様】

経費・請求書管理のシステム導入効果を最大化し、改革目標を達成するガバナンス強化やコスト最適化を推し進めるにはどのような取り組みが必要か。

各企業の取り組みから、もう一歩先に進むためのヒントを見ていきます。

今回は、SAP Concurにて経費管理を行い、分析ツール(コンカーBI)でデータ活用を進めていらっしゃる川崎重工業株式会社 人事本部人事業務部の東様、岸田様のお二人に課題感やお取組みの詳細を伺いたいと思います。

(インタビュアー:株式会社コンカー 大賀)

大賀 :本日はお時間をいただきありがとうございます。はじめに、川崎重工業様について簡単に教えてください。

東(ひがし)氏 :川崎重工業は、1878(明治11)年に川崎正蔵氏が創業した「川崎築地造船所」に端を発する重工業メーカーです。140年超という長い歴史を持ち、現在は船舶海洋、車両、航空宇宙、ガスタービン・機械、プラント・環境、モーターサイクル&エンジン、精密機械の7つの事業を展開、社会課題を解決するさまざまなソリューションを提供する総合エンジニアリングメーカーへと発展しています。

 

※写真右より川崎重工業:東様、岸田様。コンカー:木村(導入担当PM)、大賀(インタビュアー)。

大賀 :2020年度からSAP Concur をご利用いただいていますが、導入のきっかけを教えてください。

東氏 :従来のワークフローでは、本社・各カンパニー・グループ各社によって経費精算、国内旅費精算、海外旅費精算などが別々のシステムで運用され、業務プロセスもバラバラという課題を抱えていました。アナログ運用が多く非効率で、まず最初にここから何とかせねば、と(笑)

大賀 :データがバラバラに存在する状態では、分析・活用も難しいですね…。

東氏 :そうなんです。経費精算管理に「Concur Expense」、請求書管理には「Concur Invoice」、そして出張管理には「Concur Travel」と、同じソリューションでまとめられたおかげで、データを一元化でき、BIレポートで可視化するフローが出来上がりました。

 

慣れれば慣れるほど、使い勝手が良くなる。データを様々な角度から分析可能に。

 

大賀 :導入時に分析ツール「Intelligence」(※1)もご契約いただきましたが、どんな期待感をおもちでしたか?

東氏 :システムに蓄積された経費データを分析し、客観的に経費が正しく利用されていることを確認するために、Intelligenceの導入は不可欠と考えていました。以前の経費精算システムには分析機能がなく、分析用に出力したデータを取り込んで、別途分析という繰り返し作業が発生していました。SAP Concurでは分析に加え、レポート作成や関係者への配信もできますし、スケジュールも予め設定できるのでとても便利です。

大賀 :川崎重工業ではどんな体制でSAP Concurおよび分析ツール(BI)を運用していますか?

岸田氏 :全社でのSAP Concurの運用を、経費センターのメンバー7-8名で対応しています。うち半数はBIのレポートを作るスキルも身につけました。

大賀 :分析ツールの使い勝手はいかがでしょうか?

岸田氏 :分析ツールに慣れれば慣れるほど、使い勝手が良くなりますね。自分でデータを様々な角度から分析できるようになるので、すごく便利だと思います。

大賀 :使いこなしていらっしゃいますね!

岸田氏 :覚えるまでがちょっと大変ですが(笑)たくさんの情報があるので、どこに何があるかを覚える必要があります。ICカードデータの場所だったり、明細だったり…。

大賀 :そうですよね。ちなみに、分析ツールを使いこなすコツやポイントがあれば教えてください。

岸田氏 :まず、作りたいレポートを具体的に定義してから、必要なデータアイテムをどのように探せばよいかコンカーの導入PMに質問しました。考え方や調べ方など、たくさん有益なヒントをいただきました!

大賀 : なるほど、BIに含まれているたくさんの機能を覚えてから使う、ではなく、まず作りたいレポートのイメージを明確にしてから、必要な情報がどこにあるのか?を確認するのが近道ということですね。岸田様の体験談は多くのお客様にとって良いヒントになるかと思います。

※1:SAP Concurの分析ツール。標準バンドル版の他、有償上位版のIntelligenceがあります。

 

具体的な運用事例 ① 「鳥の目」と「虫の目」でガバナンス強化

 

大賀 :それでは、特に力を入れていらっしゃる領域や、具体的なレポートについて教えてください。

岸田氏 :一番はガバナンスの強化です。不正が起こりやすい費目を重点チェックするレポートを運用しています。ランダムサンプリングにより、全体もカバーできるようにしています。

 

Points:

虫の目:飲食接待交際費のチェックレポートで、「不正な交際費支出」を発見

鳥の目:事後調査用のサンプリングレポートで、無作為に抽出したレポートの明細データを確認

 

BIレポートイメージ①承認済み申請一覧

ランダムにBIレポートで抽出されたレポートをConcur Expense画面にて詳細に監査BIレポートはあくまでも対象をランダムに取得するために使用

 

具体的な運用事例 ② レポートの定期配信により脱・アナログ運用

 

岸田氏 :あとは、立替経費精算の最終承認者(各カンパニーの経理部門)向けに、運用効率化を目的としたレポートを配信しています。日次・月次・随時確認など、目的に合わせて設計しました。アナログ運用を減らし、業務効率化への貢献に加え、実際に日当の入力誤りが見つかったなど、現場レベルでのガバナンスの強化にも貢献しています。今まではチェックができていなかった部分をチェックでき、効果を感じています。

Points:

承認ステータスレポート:承認が停滞している所属長の情報

経費センター用国内出張旅費一覧表:管理部門用実績明細

 

BIレポートイメージ②承認ステータスレポート

承認が停滞している提出済みのレポートをBIで抽出し、現状把握とリマインドに使用

 

BIレポートイメージ③経費センター用国内出張旅費一覧表

様々な角度から国内出張旅費の明細を監査することで入力の不備やカード利用状況を把握

 

大賀 :最後に、今後の展望やコンカーへの期待をお聞かせください。

岸田氏 : 現在、経費精算系のレポートの運用が中心ですが、請求書や防衛関連など、分析対象を拡げていきたいです。そのためにも日本語マニュアルの充実は、是非お願いしたいですね。あと、他社でのBI活用事例等にも興味があります。

大賀 :Concur Invoice関連の日本語マニュアルについてのご要望、ありがとうございます。また、現在、BIご利用中の企業様での活用事例を集約した『レポート事例集』を作成しています。「ガバナンス強化」「業務効率化」「コスト最適化」の3つのテーマ別に、具体的なレポート例を100種類近く掲載予定です。2021年内に公開予定ですので、ご期待ください!

 

 -本日はお忙しい中、ありがとうございました。

 

【この方にお話を伺いました】

岸田 耕一郎(きしだ こういちろう): 川崎重工業株式会社 人事本部人事業務部 海外旅費課長 経費センター責任者

東 康隆(ひがし やすたか):川崎重工業株式会社 人事本部人事業務部 基幹職 コンカー導入PJチームリーダー

【インタビュアー】

大賀 ふみ子(おおが ふみこ):株式会社コンカー アウトソーシング事業本部 シニアマネージャー。間接費業務のDXを通じた日本企業の働き方改革実現に向けて、お客様のBI活用を推進。コンカーにて部門横断で構成されたBI One Teamをリード。

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